高校系辦公室管理工作探討

摘 要：本文概述了高校系部辦公室基本職能，根據其有執行性、協調性、服務性、傳導性的工作特點，簡述辦公室管理人員應具備的素質。以及針對在新的形勢下，高校系辦公室管理工作所面臨的新的挑戰和對策進行了初步的探討。

關鍵詞：辦公室管理；素質；挑戰

[中圖分類號]： G647 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2013）-15--01

高校系部辦公室是學院的基層辦事機構，在學院黨政機關運作中起承上啟下、綜合協調、聯系內外的橋梁和紐帶作用。我院系部辦公室的宗旨是全心全意為教職工服務、為各職能部門服務、為系部領導服務。圍繞學院的中心工作和重要工作，認真做好協調、服務、傳達信息以及領導交辦的其他工作，不斷提高工作質量和水平。

一、充分了解系辦公室基本職能

1、負責了解掌握院內各職能部門信息及重要動態，主動收集有關信息，及時、準確為系部領導的決策提供意見和建議。

2、做好溝通協調工作使學院信息和指令能以暢通的渠道和快捷的速度上傳下達。承擔對各種信息的收集、整理和發布傳遞的任務，保證教師、學生、領導之間信息互通，起到關鍵性紐帶作用，保障學院各項工作正常有序地開展。

3、做好日常教學管理工作包括課務安排、調課處理、多媒體教室安排調整、教學檢查、補修補考安排、工作量核算、學籍管理、學生實習外出實踐管理等。日常事務性工作包括安排組織系部會議、來人來訪接待、辦公用品購置、財務報銷、外聘教師管理等。

二、依據工作特點，提高工作人員素質

系部辦公室工作特點首先具有執行性，在執行的過程中不能只是機械、教條地傳達，而應該根據本部門的實際情況，在不違反政策原則性的基礎上，使用靈活的方式使執行結果達到最佳。其次具有全方位、綜合性、多層次的協調性，工作涉及內容貫穿整個學院、各個職能部門。第三，還具有服務性的特點，要牢固樹立為學生、教師服務的理念，將學生、教師反映的問題及時、準確地傳達給系部領導。在平時的工作中做到耐心、細致、周到。最后，還具有傳導性的特點，辦公室管理人員直接參與學院教學、科研和學生的管理工作，因此可以為系部領導提供第一手的信息，以便及時處理突發性、臨時性事務。

作為系部辦公室工作人員在不斷改進與創新，努力提高工作水平的基礎上，要注重提高以下素質：

1、辦公室人員要全方位地提高文化素質、業務能力，加強文字處理能力、組織協調能力、綜合分析能力、處理突發事件的應變能力、操作現代化辦公設備的能力。從而提高辦公室的服務質量和水平。

2、提高道德修養，清正廉潔。不得以權謀私，提高拒腐防變能力，把開展警示教育與本職工作結合起來，使黨風廉政建設工作制度化、日常化、自覺化，把反腐倡廉教育貫穿于自己的日常工作、生活之中，貫穿各個環節，切實提升自己的綜合素質。

3、要有奉獻、服務精神。工作中貫徹以人為本的理念，提高責任意識、公仆意識、服務意識，深入教師中、學生中，更好為師生服務。從思想上高度認識當前高等職業教育發展的新形勢，結合學院發展實際，做好本職工作。

4、科學管理有序協調各項工作。辦公室的工作細、繁、雜、忙，除了日常的事務性工作以外，還要處理一些突發性的事務，因此，系部辦公室管理人員要科學地管理和利用時間，提倡協作精神，工作中分清主次，合理安排時間，對于可預見的工作，提前完成好。平時不斷學習借鑒先進的管理理念、處理好各種人際關系。真正做到科學化管理！

三、面對新的挑戰，改進辦公室管理

在高等教育改革與發展步伐不斷加快的今天，我國高校建設正面臨著許多挑戰。高校在擴大辦學規模、加快科研教學設施建設、提高辦學質量和學術聲譽、改善師生員工學習生活條件等方面壓力更大，任務更為艱巨。學校的全面改革與建設是一個龐大的系統工程，它涉及學校管理的方方面面。作為服務于高校各項事業發展的系部辦公室也面臨著這些挑戰，需要做好以下幾點以改進辦公室管理。

1、教育面向現代化，就必須實現教育的信息化、網絡化。實行辦公室網絡化管理，真正體現辦公室工作的方便、快捷、高效，學校管理的公開化、民主化。在提倡網絡化管理的同時要強化安全保密意識，切實加強安全保密工作。

2、加強辦公室管理方式的規范化、制度化和程序化。依據各具體業務內容，明確規范各辦公室人員的相應職責；建立和健全規章制度，把辦公室工作納入規范科學的運作軌道；明確規定辦事的先后次序、具體步驟及其要求，將各種規章制度具體化、步驟化。

3、現代辦公手段的創新將在很大程度上提高現有辦公效率。辦公室人員在熟練使用普通辦公設備的基礎上，在辦公軟件開發方面加大創新力度，開發出能實現多向交流的動態辦公軟件。建立通暢快捷的信息傳遞渠道是辦公室工作創新的重要組成部分。

4、鼓勵創新，摸索新的工作思路把提合理化建議的制度運用到辦公室的管理中。并定期對辦公室管理人員進行相應的技能培訓。用創新的思維激發對如何完善辦公室管理工作問題的研究，改變傳統的模式和理念。推進管理創新、體制創新和機制創新。辦公室人員要大膽向領導提出自己的看法。 從“辦事員”轉為“參謀員”，提高輔助決策水平。

5、推廣高校管理職員制度，根據管理人員的資歷和實際工作能力。合理確定管理人員的級別。針對不同級別、不同崗位的工作人員，設置不同的崗位要求和工作內容，進行規范管理。建立崗位責任制，明確辦公室各崗位的工作職責，把辦公室的工作任務進行分解落實到個人，采取措施保證各項任務的落實，做到崗位到人，責任到人。

總之，要切實做好辦公室的工作，必須了解辦公室基本職能應遵循其基本特點，更新觀念、與時俱進、解放思想，強化辦公室的服務意識。主動、高效、優質地做好辦公室工作，使之真正起到管理樞紐和橋梁的作用。

參考文獻：

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