淺談高職院校教學秘書隊伍建設存在的問題及對策

摘 要：教學秘書是學校的基層教學管理人員，在學校教學管理中起著重要的紐帶作用。加強教學秘書隊伍建設、改善教學秘書隊伍結構、提高教學秘書隊伍整體素質是高校工作不容忽視的一項任務。本文就高職院校教學秘書隊伍存在的問題進行了初步的分析，并就如何加強教學秘書隊伍建設提出了一些建設性意見。

關鍵詞：高職院校 教學秘書 教學管理

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）08（b）-0119-02

近幾年，我國高職院校辦學水平不斷在提高、規模也逐漸擴大，隨之而來的是教學管理工作難度的逐漸加大和復雜程度相應提高，教學秘書也開始承擔起更多的工作任務。而高職院校在實際的教學管理工作中更偏向師資隊伍、科研隊伍建設，教學秘書被視為“勤雜工”，導致教學秘書工作沒有被正確的認識和重視起來。這種現狀勢必會導致教學秘書隊伍長期得不到發展和壯大，致使這項工作滯后于教學管理的硬性需呀，這將最終導致教學管理與服務水平受到一定程度的限制，對教學的質量和社會聲譽也將造成負面的影響，以至于影響高校教學管理工作的長期發展。

1 教學秘書隊伍存在的問題分析

1.1 教學秘書隊伍結構復雜，整體專業素質不高

教學秘書是高校教學管理基層的管理人員，它是連接學院與系之間、教師之間、師生之間教學活動的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協調左右、溝通信息和改善關系的作用，其工作兼具行政管理和專業管理雙重屬性，崗位工作政策性強、業務性強、服務性強、時間性強，工作繁雜，責任重大，要保質保量完成工作，達到提高教學質量的目的，需要教學秘書具有良好的職業素養和一定的專業知識和技能。而目前大多數高職院校的教務秘書源自應屆畢業生、校內轉崗人員、專職行政人員或引進高層次人才的隨調人員等。這部分人在學歷上多為本科學歷，還有相當一部分人員學歷在大專及以下，在職稱上多無職稱或是初級職稱，高職稱者少。大部分人在從事教學秘書工作前沒有學過教育管理學相關專業，或所學專業與現有工作崗位關系不大，專業與工作要求不匹配，在崗位上表現為工作經驗不足或只憑經驗處理教學管理工作。學歷層次參差不齊，無教育管理知識背景，不了解專業教學規律，這樣的教學秘書隊伍，必然導致管理效益的降低，影響教學質量的提高，阻礙高職院校改革和發展。

1.2 教學秘書流動性大，隊伍不穩定

學校各項教學管理工作能夠搞笑、有序進行的基本保證是教學管理隊伍的相對穩定。但就目前情況看來，各大高校尤其是民辦高校中教學秘書隊伍的流動性相當大。其原因來自兩方面：一方面是心態不平衡。教學秘書管理工作常被看作是輔助性的工作，但在實際的工作中，其工作任務常常超出本職工作范圍，事務性工作繁雜，精神壓力大，教學常規性的工作完成后得不到相應的重視和獎勵，工資待遇差距大，付出與回報相對失衡；另一方面，晉升空間小。現在的體制決定了如今教學秘書在晉升職稱、工資待遇等方面與代課教師、科研人員和其他行政管理人員存在很大的差異，學校也幾乎沒有對他們的崗位輪轉、職位提升等方面有較為完善的管理機制。教學秘書屬于行政系列崗位，按科員級別聘任，最高也就是正科，再無法上升，這樣在一定程度上影響到教學秘書的待遇，同時也影響到教學秘書的工作積極性，降低本職工作的滿意度，工作沒前途，導致多數人不愿意應聘教學秘書崗位或者不愿意繼續從事教學秘書工作，造成了高素質的教學秘書嚴重流失。由此，教學秘書往往處于弱勢，隊伍變化大，人才流失嚴重影響了教學管理工作的穩定性和連續性，進而間接影響了教學質量和管理水平的提升。

1.3 教學秘書缺少進修培訓，崗位適應性不強

高校管理理念日新月異，教學秘書作為高校管理的一線人員，需要不斷把握好高校教學管理發展的最新動態，深刻領悟教學管理的規律，做出科學有效的教學管理，就要不斷進修培訓學習，以適應崗位的要求。但實際上在教學秘書培訓方面存在的問題：一是大多數教學秘書接受培訓的機會很少，處于“重使用，輕培養”的狀態；二是培訓沒有系統性，多數教學秘書只是接受過簡單的培訓，在專業知識培訓方面，大多數沒有機會系統學過有關教學管理方面的專業知識，培訓形式較為單一。由于缺少進修培訓，教學秘書教學管理方面的專業知識普遍不足，對于教學管理工作往往以經驗型管理為主，缺乏運用現代的管理理論來開展各項工作的能力，缺乏分析問題、解決問題的能力，業務素質明顯不足，崗位適應性不強，不能符合高職院校對教學管理科學化、規范化的新要求。

1.4 教學秘書理論素養欠缺，科研創新不強

教務管理工作多是日常性、事務性的工作。在長期工作中，教學秘書形成按慣例、按領導指示做事的習慣，嚴重缺乏積極創新意識，結果教務管理工作只能停留在傳統型、事務型的管理水平上。其次，教學秘書工作負擔重，大部分人整日疲于應付事務性工作，視野不開闊或關注不到教育教學前沿的最新動態，以往學習的知識跟不上時代的變化，日常又忙于各自的事務性工作，人員分散，不能通過團隊討論集思廣益，合力對教學管理中出現的新問題、新情況進行系統深入的研究和探討，創新性地開展課題研究。再次，高職院校很少提供機會讓教學秘書外出參觀學習或參加各種教育教學培訓活動，知識更新不夠，制約了教育管理能力的提高，教育管理學、文秘業務、專業知識背景、教學管理研究水平的差異性造成教務秘書隊伍理論素養欠缺。加之，我們沒有給教學秘書提供足夠的稿科研的環境，也因為自身的職級較低，申請課題非常困難，也沒有機會去承擔科研課題，只能對那些高精尖的科研文章望而卻步。而實踐中我們可以看到，教學秘書既有教育學專業的背景知識，又有一定的教學和管理經驗，而且業務能力也相對較高，往往可以具有創造性的開展工作。

2 加強教學秘書隊伍建設的對策

2.1 提高認識，重視教學秘書隊伍建設

教學秘書隊伍建設中所存在問題的根源在于學校對教學秘書工作的性質與作用認識不足，對教學秘書隊伍建設重視程度不夠。高職院校應從教學秘書的選拔、聘用、職責、培養到考核、獎懲、職稱評定和職務晉升等方面制定相應的政策，把教學秘書隊伍建設與學校發展聯系起來，以提高學校教學管理水平，促進學校內涵建設。充分肯定教學秘書工作在高校管理中的地位和作用，從決策上和行動上自覺關心和支持教學秘書隊伍的建設；正確評價他們工作的成績，及時給予精神或物質上的獎勵，最大限度地激發他們內在的工作熱情，拓展教學秘書的發展空間，幫助他們在實現學院目標的同時實現個人的發展目標。加強思想教育，培養教學秘書正確的工作態度和職業意識，形成一支教務管理高效運作、個人與學校和諧發展的教學秘書隊伍。

2.2 完善制度，推進教學秘書隊伍專業化

完善教育管理制度，推進教學秘書隊伍的專業化，必須要加強學校內涵建設，規范教學秘書的任職條件和崗位職責，推行競聘上崗制度。增加教學秘書管理科學有關的專業知識與日常工作產生交叉的學科知識的專業化知識儲備，將教學秘書的培訓進修和學習交流納入學校的常規性工作計劃，不斷提升教學秘書職業能力。如定期安排教學秘書研究交流會、專門培訓班、集體學習等多種形式的繼續教育，擴展知識儲備和教學管理視野，打開創新的思路，提升業務能力。采取有效措施鼓勵教學秘書積極參與學校的各級教學改革與研究項目，教學秘書要積極主動嘗試論文寫作、參與課題研究，使自己的所學有檢驗的機會，而且也會極大地激發自己的自信和繼續學習的興趣，以促進基層教學管理工作的新局面。此外，學校應為教學秘書的在職學歷教育提供更多的支持，鼓勵其在職攻讀與教育管理相關專業的研究生等高層次學歷。

2.3 加強管理，建立健全教學秘書工作質量考核和激勵機制

學校應在全校以目標管理為主要考核方式的基礎上，針對教學秘書事務性工作為主的特征，以全面質量管理理論為指導，加強對教學秘書工作的過程管理與考核，形成過程管理與目標管理相結合的考核評估機制，實現工作績效與工作回報的合理平衡。建立嚴格的崗位責任制，明確崗位目標任務職責，通過檢查督促推進教學秘書認真履行職責，執行規范，完成任務。建立健全競爭上崗機制，實行較合理的薪酬制度，為教學秘書創造一個公平、公正、公開的競爭舞臺和發展機遇。開展教學秘書評獎評優活動，如開展教學管理先進者、管理育人先進者、教學管理服務之星等活動，獎優罰劣，優上劣下，提高隊伍整體素質。高校領導和管理部門鼓勵有一定專業知識的教學秘書參與教學，參與教師系列的職稱評定。這些不僅有利于教學秘書的自身發展，而且會吸引更多優秀人才加入到教學秘書隊伍，保證教學秘書隊伍的穩定。

2.4 改進工作方法，以積極心態提高自身素質

教學秘書要端正工作態度，改進工作方法，提高工作效率，創造有利條件不斷進行探索和創新，主動適應高職教育教學的新形勢，新要求，不斷提升自身的專業素養：第一，加強自我學習。通過自我學習，優化知識結構，加強先進教育理念知識的汲取，涉獵教育心理學、教育學、管理學等方面的知識，在具體教育教學管理中靈活運用所學知識，不斷增強自己的業務素質能力和文化素養；第二，提高工作規律性認識。在日常教學管理工作中敏于觀察、勤于思考、善于總結，提高業務專業技能，達到按教育教學規律辦事的高效和優效；第三，創新精神和開拓能力。教學秘書在處理和解決具體事務性工作時，工作觀念要創新，工作方法和工作手段也要創新；第四，保持一個平和的心態。有良好的心理素質和勇于奉獻的精神，在煩瑣的日常工作中，做到遇事不慌、不煩、不燥、不怕，不斷地培養自己擁有開朗豁達的性格，輕松平靜的心態。

3 結語

順應時代的發展，教育教學改革也在不斷的發展，教學秘書工作在高校教學管理中越來越重要，學校管理者也開始意識到教學秘書工作在教學管理工作中的重要性。學校管理者應該順應時代的變化，改變以往舊的思想觀念，充分重視并認識教學秘書工作，并在學校管理中采取積極有效的措施，加強教學秘書隊伍的建設和管理工作。這樣以來，教學秘書的工作積極性和熱情就會被充分的調動起來，全身心的投入到高校的教學管理工作中，為日后的教學管理工作作出更為突出的貢獻。

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