高校數字檔案館建設探討

摘 要：隨著信息化的不斷發展，對高校檔案管理利用工作提出了新的要求。本文針對高校數字檔案館建設有關問題展開分析探討。

關鍵詞：高校 檔案 數字檔案館

中圖分類號：G71 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）08（b）-0252-01

管理與利用好高校檔案，既是服務高校各項中心工作的需要，也是發展檔案事業的需要。在信息社會發展日新月異的今天，做好高校檔案管理工作，數字檔案館建設問題就顯得尤為迫切。

1 數字檔案館的含義

數字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶構成的數字檔案館群體。主要通過運用現代信息技術實現對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理以及各種網絡平臺提供信息集成、共享以及服務。

2 建設數字檔案館的意義

一個完善的數字檔案館不但能夠實現各種數字檔案資料的永久保存，還能促進檔案館管理工作實現現代化，對于實現公共檔案服務拓展和檔案信息共享具有深遠意義。此外，建立起一個完善的數字檔案管在信息資源累積、優化以及多樣性等方面均能一定程度上滿足廣大社會群體對現代信息服務的現實需求，這一偉大目標的實現一定程度上體現了我國文化的繁榮發展。

3 高校數字檔案館建設中存在的問題

3.1 標準問題

標準的制定在數字檔案館的建設過程中至關重要。目前不少檔案館系統基本上都沒有遵循國際標準，功能單一，標準化水平低，數據不完善，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。

3.2 技術問題

一個數字檔案館的成功建立關鍵在于依靠于現代化高新技術的信息采集，這是一項涉及超大規模數據庫技術、網絡技術、數字檔案館涉及數字化技術、信息抽取技術、多媒體信息處理技術、基于內容的檢索技術、數據庫與分析處理技術、自然語言理解技術等等內容的系統工程。由上可見，要建立一個成功的數字檔案館，首先要考慮的是該數字檔案館的應用背景，然后在基于此背景下，靈活運用相關知識原來和方法，突破涉及到的各種技術問題。

3.3 隊伍建設問題

任何一個數字檔案館工作的正常運行都離不開一支知識結構、儲備合理完善的隊伍。為了這支隊伍的建設需要，應著手培養和引進一批人才，培養和提高他們的技術知識、設備使用情況已經人員自身政治素質，促使這支隊伍成為具備靈活運用現代化技術技能，能夠開發檔案信息化項目和產品的隊伍。

4 高校數字檔案館建設應滿足的功能要求

4.1 收集功能要求

收集功能要求是指要求系統能夠做到從接收立檔單位的數據實現收集、識別和選取數據的過程。對于傳統載體檔案進行數字化、電子掃描系統的記錄過程以及內容和屬性的編碼過程。一種是從數據源收集、識別和選取數據的過程。另一種是數字化、電子掃描系統的記錄過程以及內容和屬性的編碼過程。

4.2 管理功能要求

管理功能要求是指要求數字檔案館系統能夠實現各類數字檔案信息的整理、比對、分類、著錄、掛接、鑒定、檢索、統計等功能，保證數字檔案信息的有序化，并實施有效控制。

4.3 保存功能要求

保存功能也是數字檔案館基本功能之一，主要體現在實現信息資源、數字檔案長久安全保存。實現保存功能應考慮到策略包括存儲格式的選擇，撿測、備份和遷移等技術方法的采用等。

4.4 利用功能要求

實現檔案查詢、資源發布、信息共享、開發利用、工作交流、統計分析等等功能是數字檔案管理系統利用功能的主要體現。

5 高校數字檔案館系統平臺建設

高校數字檔案館系統平臺建設應考慮以下因素：對象、網絡、平臺，一個數字檔案館系統平臺建設應建立在不同對象和不同網絡，實現兩個服務平臺的構建，從而達到相應層級數字檔案信息資源利用共享服務目標。

根據不同服務對象和不同對象所需的系統功能可建立與之相匹配的服務平臺，一方面可根據檔案館工作人員以及來館利用檔案的人員建立基于局域網的館內檔案利用服務平臺；另一方面可建立服務于廣大社會群體進行館際交流的公共檔案信息服務平臺。

5.1 基于局域網的檔案服務平臺

局域網的檔案服務平臺是指能夠具備數字檔案傳榆、交換、存儲、安全防護功能，同時滿足“收集、管理、保存、利用”四項基本業務功能的數字檔案基礎平臺，它向檔案館工作人員以及來館利用檔案的人員提供業務工作處理便利，此外局域網檔案服務平臺極大程度上促進了檔案實體管理。

5.2 基于公眾網的檔案服務

檔案館在公眾網檔案服務平臺作用下能夠有效地實現公共檔案服務和檔案信息資源社會共享，在公眾網作用下，建立起能夠滿足廣大社會群體查閱信息資源的檔案網站窗口，同時搜集整理有效資源以滿足廣大社會群體查閱和利用。采取安全有效的安全措施能更好程度保障館際檔案信息的有效交流。

5.3 軟硬件設備配置

根據數字檔案館的規模和硬件配置等情況選定與之相匹配的數據庫系統和應用軟件。為了保證數據庫系統的更好運行，我們應著重考慮以下四方面：一是數據庫系統首先應滿足數據存儲和管理的需求；二是操作系統和應用軟件能夠很好地支持數據庫系統；三是具有足夠的開放性和擴展性，在將來系統升級、遷移過程中不會出現故障；四是包括服務器、終端、網絡、存儲、數字化及其他配套設備在內的所有涉及的設備均應滿足要求。

6 高校數字檔案館保障體系建設

安全保障體系建設工作是高校數字檔案館建設中重要的一環，做好數字檔案館中數字檔案數據的安全和信息系統及其網絡平臺的安全工作是數字檔案館建設的基礎工作。可從以下三方面著手實現安全保障體系建設工作，一方面是：在配套相應的軟硬件設施的同時按照信息安全等級保護的要求下，采用相應安全保障技術方法。另外一方面：嚴格制定并遵守健全的數字檔案館安全管理制度，做好在數字化加工、電子文件接收等過程中的安全保密管理工作，避免出現信息泄露。其次，制定針對有可能出現的特殊緊急情況處理措施。

7 結語

數字檔案館建設是高校信息化建設工作中的重要工程，數字檔案館建立起來以后，可以便捷實現檔案資源在網上的發布、傳遞、檢索和信息資源共享，從而更好的服務高校與社會。

參考文獻

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