高職秘書專業文檔管理類教材內容構建模式探析

[摘 要]以出版的高職秘書專業文檔管理類教材版本為實證作為研究基礎，目前高職秘書專業文檔管理類教材內容構建的主要模式有：“檔案管理”內容構建模式、“文書工作+檔案管理”內容構建模式和“信息工作+檔案管理”內容構建模式。在今后的教材編寫中應深入思考相關問題。

[關鍵詞]高職秘書專業 文檔管理 教材建設 內容構建模式

[中圖分類號] G712 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2013）11-0048-02

文檔管理類課程是高職秘書專業的主干課程，各院校大多開設“文書工作與檔案管理”“秘書文檔管理”“檔案管理”等課程。文檔管理類教材也是高職秘書專業教材建設的重點項目。受制于專業特點、學生就業崗位及教育層次限制等因素，高職秘書專業文檔管理類教材在內容構建上應追求適合于高職秘書專業學生就業實際的模式。本文以實證為基礎對目前出版的高職秘書專業文檔管理類教材內容構建模式做一些分析。

一、“文書工作+檔案管理”內容構建模式

該模式的版本如《文書工作與檔案管理》（吳鳳祥，高等教育出版社2001）、《文書工作與檔案管理》（趙映誠，高等教育出版社2003，2007）、《秘書文檔管理》（汪溢，大連理工大學出版社2008，2010）、《文書與檔案管理》（劉萌，電子工業出版社2010）、《企業文檔管理》（崔淑琴，暨南大學出版社2010）等。

最早的高職秘書專業文檔管理類教材就是采用這種模式，而且一直作為該類教材內容構建的主要模式沿襲至今。這種模式實際上將教材分為前后兩大相對獨立的部分，前一部分是文書工作，后一部分是檔案管理。文書工作部分（實際上主要是機關文書工作）的內容一般包括文書工作概述、文書種類、文書體式、文書稿本、文書形成、收文與發文、整理與歸檔等環節和內容，即傳統文書學的內容。檔案管理部分的基本思路同于下述“檔案管理”內容構建模式，即由檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、提供利用、編研及專門檔案和特殊載體檔案結構而成。這種模式的構建主要基于“文書與檔案的特殊關系”，認為“文書是檔案的前身，檔案是文書的歸結”。各版本在結構上基本沒有太大差別，內容上基本以黨政機關文書工作與專業檔案機構檔案管理為構建基礎，其中某些內容往往又和秘書（應用）寫作教材中的相關內容交叉或重復，如公文格式及常用文書寫作。

崔淑琴、李艇主編的《企業文檔管理》探索了較為新穎的思路。教材首先突出了“企業”這個定位和特色，基于“檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研、經營和管理等活動的真實記錄，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業運作及管理等各方面發揮著重要的作用”的角度，介紹“適應企業特點、體現企業規范化和科學管理水平的檔案體系”內容，區別于以往同類教材以黨政機關文書工作與專業檔案機構檔案管理內容為構建基礎的做法，介紹了企業現行文書及其形成、企業文書管理工作和企業檔案的收集與整理、鑒定、保管與統計、開發利用、檢索與編研，以及企業檔案現代化管理、企業特殊載體檔案、企業文檔管理軟件應用，還特別介紹了中外合資、合作經營企業與中小型企業檔案管理的特點。該教材在宏觀上打破了以往版本文書工作與檔案管理各占一半的模式，在微觀上著眼于企業實踐，如企業現行文書的形成分別介紹了企業黨群工作和行政管理文書的形成、企業產品科技和基建設備文書的形成、企業生產技術和經營管理文書的形成及國家標準公文格式自動排版系統，明顯不同于以往版本。企業文書管理部分也不像以往版本那樣繁瑣地介紹基于機關特點的收文、發文等各個環節，而是立足企業文書運轉實踐的簡潔說明。還有像中小型企業檔案管理的特點等內容也是此前版本鮮見的。

二、“檔案管理”內容構建模式

該模式的版本如《檔案管理學簡明教程》（王立維，浙江大學出版社2004）、《檔案工作實務》（吳廣平，北京大學出版社2008）、《檔案管理技能訓練》（陳琳，機械工業出版社2009）、《檔案管理實務》（樓淑君，重慶大學出版社2010）、《檔案管理實務》（何屹，北京大學出版社2010）等。

這種模式的內容設定就是檔案管理活動的一系列環節和內容，一般包括檔案管理概述、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案提供和利用、檔案編研、檔案登記和統計、專門檔案管理（人事檔案管理、會計檔案管理等）、特殊載體檔案管理（聲像檔案管理、照片檔案管理、電子檔案管理）等，其基本思路與一般意義的檔案管理學類教材一致，特別是早期版本。近期版本則結合專業特點等作出了一些調整，如樓淑君、鐘小安主編的《檔案管理實務》采用“項目導向、任務驅動”的編寫模式，除項目一“檔案與檔案工作”（相當于概述）外，項目二至項目六分別是文書檔案管理、科技檔案管理、人事檔案管理、會計檔案管理、特殊載體檔案管理；項目七至項目九分別是檔案保管工作、檔案檢索、檔案利用服務與檔案編研工作，檔案的收集、整理、鑒定等內容則沒有納入；項目十和十一分別介紹了綜合檔案室建設與管理、檔案事務所的創建。陳琳編著的《檔案管理技能訓練》以訓練貫穿全書，但內容設定仍是始于檔案收集止于特殊載體檔案管理，該教材在最后一章介紹了檔案管理軟件操作。

三、“信息工作+檔案管理”內容構建模式

該模式的版本如《商務秘書信息與檔案工作》（劉萌，中國勞動社會保障出版社2005）、《秘書信息與檔案管理實務》（余紅平，外語教學與研究出版社2009）、《信息與檔案管理》（賀存鄉，浙江大學出版社2010）、《秘書信息工作與檔案管理》（王琦，中國人民大學出版社2011）等。

這種模式出現較晚，版本總體數量較少，主要集中在近幾年。這種模式將“文書工作+檔案管理”內容構建模式的文書工作換成了信息工作。信息工作部分一般包括信息與信息工作概述、信息獲取、信息整理、信息存儲、信息傳遞、信息開發與利用服務、信息決策服務與反饋等內容。檔案管理部分仍如常規。這種模式基于檔案是一種特殊的信息資源而構建，體現了文檔管理類課程教學及教材建設在內容選擇上的新探索。事實上，大多數院校在教學實踐中還是傾向于前兩種模式的。

此外，還有將信息工作、文書工作和檔案管理三者合一的。《職業秘書資料與檔案管理教程》（陳祖芬，清華大學出版社2008）也更新了文檔管理類教材的編寫模式，較具新意。

四、兩個需要深入思考的問題

上述三種高職秘書專業文檔管理類教材內容構建模式，既有傳統認知的延續，也有課程改革的探索。究竟哪種模式更適合專業教學，或者說更有利于學生未來就業？由于各院校課程設置、課程目標等不盡一致，難以也不宜作出統一的評判。但著眼于今后的教材建設，下述兩個問題需要進行深入思考。

一是文檔管理類教材內容構建要以學生就業實踐為基礎。高職秘書專業學生就業的主要去向是中小型企業，而非大型企業、黨政機關或專業檔案機構。中小型企業文檔管理工作還不完善，甚至可以說是千差萬別，有的設立了專門機構并配備了工作人員，有的則不是這樣，文檔管理工作往往與綜合辦公室等工作合在一起。高職秘書專業學生到中小型企業就業，很多都是綜合性崗位，文檔管理工作只是其中的一部分。所以，從總體上來講，高職秘書專業文檔管理類教材的內容構建應以中小型企業文檔管理工作實踐為基礎，盡管它還不完善，但這也正是借教材建設對中小型企業文檔管理工作進行深入研究的契機。用大型企業乃至黨政機關或專業檔案機構的工作方法指導中小型企業的文檔管理工作是不現實的，將屬于本科層面的內容簡單橫移到高職秘書專業教材中來也是不切實際的。目前許多高職秘書專業文檔管理類教材雖然篇幅薄了，但內容并未見少，不自覺地還存在追求學科化和系統性的傾向。這值得教材編寫者深入反思。

二是文檔管理類教材中相關內容的組合與銜接要更科學。無論是文書工作與檔案管理組合，還是檔案管理與信息工作組合，都應進行更深層次的探究。如文書工作的內容基于傳統文書學的內容，事實上在追求效益和講求效率的企業管理運行機制下，由于受人員規模等因素制約，中小型企業的文書工作不可能像大型企業乃至黨政機關那樣繁雜，所以目前基于黨政機關特征的文書工作內容其實與學生就業崗位實踐存在較大距離，而且像公文格式、行文規則等內容往往與秘書（應用）寫作類教材存在交叉或重復。同時，組合在一起的內容如何做好邏輯上的銜接目前也做得不夠，如文書工作與檔案管理組合，僅僅說“有了文書才有檔案，沒有文書就沒有檔案”似乎欠妥，因為文書檔案是檔案的主體但不是全部。再如檔案管理與信息工作組合，檔案是一種特殊載體的信息，但如何在一本教材中將二者有機地融合在一起而不是“貌合神離”地單獨“擺放”，這是教材編寫者應該進一步要做好的工作。

[ 參 考 文 獻 ]

[1] 金常德.高職教育秘書文檔類教材建設述評[J].蘭臺世界，2008，11（下）.

[2] 樓淑君，鐘小安.檔案管理實務[M].重慶：重慶大學出版社，2010.

[3] 趙映誠.文書工作與檔案管理（第二版）[M].北京：高等教育出版社，2007.

[4] 崔淑琴，李艇.企業文檔管理[M].廣州：暨南大學出版社，2010.

[責任編輯：陳 明]