高校電子檔案管理中存在問題及對策

摘 要：對高校電子檔案目前存在的問題及在今后工作中對問題解決的方法進行探討，對電子檔案探索較好的保護措施，并培養一批高素質，具有敬業精神且業務能力強的檔案管理人員。

關鍵詞：高校電子檔案 檔案管理 制度建設 信息技術 安全管理

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）07（a）-0216-01

電子檔案有別于傳統的檔案文獻，它具有數字化、虛擬化的特點，是承載信息讀取的重要媒介。其載體的范圍包括電子計算機、光盤、磁盤、軟硬件等，提供電子檔案信息存儲和應用讀取的全部介質。隨著信息技術的應用與普及為電子檔案管理提供了必備條件，高校電子檔案信息資源是調節引導電子檔案建設的基礎要素。為了推動電子檔案建設的發展，有必要對高校電子檔案管理進行完善和強化管理措施。

1 電子檔案管理中存在的主要問題

1.1 電子檔案管理規章制度不健全

當前，許多高校電子文件的產生實際上是無序的，對電子文件歸檔不明確，存貯載體存在不安全隱患。對電子文件的歸檔程序沒有規范化，缺乏行之有效的管理制度。在辦公自動化系統設計時，沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把許多有價值的應歸檔文件分散存放分散管理，沒有及時將個人存儲的電子文件及時歸檔，有很多重要的文件被隨意的刪除覆蓋掉。給電子檔案工作造成嚴重損失。

1.2 檔案管理人員專業素質參差不一

在檔案管理過程中，只有選配素質高業務能力強的檔案管理人員，才能提高檔案管理水平。高校電子檔案管理人員缺乏專業技能，對電子技術、通信技術及網絡系統知識掌握一知半解，沒有積極更新相關知識，導致電子文件的歸檔工作出現被動、滯后的局面。

1.3 電子文件的形成與電子檔案歸檔脫節

在高校檔案管理工作中，從電子文件的形成到歸檔要經歷許多部門，許多部門產生電子文件時沒有檔案人員參與意見，電子文件管理不嚴，形成文件的部門及人員對電子檔案歸檔意識不強，存在隨意刪改的現象，有的存儲過于分散，未實現集中脫機保管，導致電子文件管理與電子檔案管理出現關系不順，相互推諉時有發生。

2 高校電子檔案管理的對策

2.1 建立建全檔案管理工作規章制度

領導要高度重視檔案管理工作。檔案管理部門要積極組織專兼職檔案管理人員參加相應的學術交流活動，提升檔案管理人員的業務水平以及對電子檔案管理工作重要性的認識。根據國家有關電子檔案管理的統一要求，結合本校的電子檔案的特點和存在的問題，提出可行性的規范措施和管理制度，如：收集范圍、整理方法、立卷方式、歸檔時間、保管措施等，使各系部在歸檔工作中有章可循，從而使檔案管理工作朝著制度化，規范化方向發展，才能使電子檔案管理更加專業化。

2.2 提高檔案管理人員的綜合素質，培養專業檔案管理人才

檔案管理人員的素質是關系到檔案管理工作是否做好的重要的因素，要建設一支高素質的檔案人員隊伍，必須提升檔案人員管理水平及業務能力，加大對檔案人員的培訓力度，檔案管理人員要不僅要學習好檔案學、檔案管理學等法律法規之外。還要學好相關學科的知識，高校中教科研方面的電子檔案是高校電子檔案管理中的重中之重，所以加強專兼職檔案管理人員培訓，培養出復合型檔案管理人才是高校檔案管理工作的重要任務。

2.3 加強電子檔案安全保護措施

隨著信息化建設的快速推進，電子文檔的重要性越來越突出，安全保護問題也越來越嚴重。每一個階段都存在相應的安全威脅。電子檔案安全是指電子檔案從產生、存儲、處理、傳輸、利用及銷毀和永久保存的過程中存在的安全隱患。要選取質量好，性能優的信息載體存貯檔案信息，創造適宜的存貯環境也是電子檔案信息載體使用壽命長短的重要因素，還要防止光線和有害氣體危害。電子文檔保護從防護到借助電子文檔安全管理系統，才能真正保證電子檔案載體的安全，所以加強電子檔案安全保護是提高電子檔案利用率和延長使用壽命的保障。

2.4 保證電子檔案信息內容來源的原始真實性、完整性和長期有效性

電子檔案原始性、真實性、完整性是進行電子檔案管理的核心問題。紙質文件內容的原始性清晰可見，內容真偽易于判斷，而電子文件可以被原樣復制，也可以被改動后而不留痕跡。使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。保證電子文件的原始性。電子文件信息的原始性是確定其真實性的基礎。要從電子文件生成時就要開始對其嚴密監管，建立對各項操作的跟蹤記錄。制定文件生成和辦理的流程控制程序；建立環環相扣的責任者鏈接，分別對起草、審改、定稿、簽發、接收、承辦、歸檔等過程進行嚴格把關和辦理交接手續。才能保證電子檔案信息內容來源的原始真實性、完整性。

高校的電子文件是高校進行行政管理和教學管理的重要資源，高校要從管理和教學的實際出發，采取切實可行的管理措施，從硬件與軟件兩個方面來加強高校電子檔案管理工作，只有把這些重要信息資源得到很好開發與利用，使之達到科學化管理，才能更好地為教科研服好務。

參考文獻

[1]陳曉梅.淺析高校電子檔案管理[J].科技信息，2012（9）：231.

[2]王濤，唐曙光.淺論高校電子檔案管理的優化策略[J].蘭臺世界，2011（S1）：97-98.

[3]利淑英.地方高校電子檔案管理存在的問題及對策[J].廣西教育，2010（21）：65-66.

[4]楊菊洪.數字化校園建設背景下高校檔案信息的優化管理策略探析[J].科技情報開發與經濟，2011（27）：113-115.