談高校檔案管理與服務

摘 要：高校檔案的存檔作用是保存其歷史及現代文件資料，其功能是為高校服務；但是，許多高等學校對檔案管理工作仍處于比較低的階層，致使其在日常工作中所發揮的服務功能得不到釋放，本文將對此方面加以討論分析。

關鍵詞：高等學校 檔案 管理 服務 創新

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）07（a）-0111-01

高等學校檔案管理與服務是以樹立高校自我發展的形象和價值為主線，其目的是為高校的發展、建設服務并提供給他人所需的可借鑒的科學依據，其核心價值在于保障服務對象的權利，其宗旨也是與時俱進的。

在新的歷史及現時階段中，高校檔案管理與服務卻面臨著新的機遇與挑戰，而如何加強高校檔案管理與服務工作，最大限度地發揮職能作用，是檔案專業技術人員所面臨的課題。高校檔案又不同與國家各級檔案館（室），高校檔案是記錄和反映高校歷史及現代活動，保存備查各種文件、材料的綜合。當然，高校的發展建設是具有鮮明的時代背景的。因此，高校檔案管理也就是高校建設中一個必不可少的十分重要的組成部分，同時，它又是為高校管理者提供決策的一個載體。所以說，檔案的管理與服務功能是顯而易見的。

1 高校對檔案管理重視的程度有待加強

高校檔案管理，較長的一個時期處于學校校長辦公室隸屬管轄范疇，雖然設置了專職檔案員（有些高校還不是檔案專業人員），但是所設置的檔案室與各室（部）、人事處、教務處資料室的檔案保存又存在矛盾，有些文件、材料歸檔、存檔又具有重復性，而教師的業務檔案及個人信息，又歸教務處管理（或各部室）專門人員監管。筆者以我校為例，教師及各專業技術人員晉升職稱的個人有價值的信息、材料的歸檔，又隸屬科教處管理；因此，各職能部門又各行其實，這樣就給高校檔案管理工作者帶來了諸多問題，怎樣解決，我們應加以探討。但是檔案管理，是依照國家《檔案法》和《檔案分類法》來管理編目。既要分兩類，又要立卷。長期以來，教育行政部門及高校領導者，對高校檔案管理與服務工作的重要意義認識不足，因為導致高校檔案一些具有歷史價值的文件、文獻資料流失，尤其是見校歷史比較久遠的高校，一些重要的檔案材料，或者解放前遺留下來的珍貴檔案的丟失，包括“文革”中流失的重要檔案，這都給高校的發展建設留下了不可彌補的損失，我們應該引以為戒，并加強管理。

2 加強高校檔案管理及創新理念

2.1 完善高校檔案管理綜合體系

高校檔案管理要變分散管理為綜合管理，學校設立的檔案室要按照《檔案管理制度》設置素質高、保密性強、專業能力突出的檔案。專業技術人員來管理（黨員更好），避免“學的不用，用的不學”的現象法神。在職能上要隸屬于學校的直接領導下工作，參照檔案館的管理體系來管理，維護人權增強檔案部門的職能作用，為高校師生服務。

2.2 檔案館員制度要加強并賦予其人性化

首先，檔案館員要更新觀念，具備現代管理檔案技能，要充分發揮檔案館員的專業優勢，樹立為高校發展、建設、為決策這當好參謀的服務理念，要把檔案管理與服務有機的結合起來，各類材料立卷、歸檔有序，紙質檔案與電子檔案有機的結合歸檔管理，使利用者在危機中一目了然，下載便捷。（當然，具有保密性質的文件、材料除外、特批查詢除外）使檔案工作有法可依。有據可查；并發揮其主觀能動性，為服務對象提供最佳服務、不斷提高檔案管理與服務的觀念、人文及學術地位。其次，檔案工作者要端正行業部門作風，檔案管理工作就是基本的接收、收集、整理、保存檔案并對檔案進行分類鑒定和編目，并通過諸多形式開發檔案的信息資源。為社會、為高校的發展建設服務。

再者，由于高校檔案管理的特殊性，高校檔案記錄在案的都是一些特定的對象，國家憲法和法律所賦予公民享有的權利，也應在此體現；同時，檔案館員要掌握好檔案使用中的政策界限和保密工作的分寸，視服務對象而靈活掌握。歸根結底，檔案工作，是要用人來管理的，一切工作要“以人為本”并創造性地工作，要尊重他人，理解他人，要注入“人性化”內涵，注重細節，細節決定成敗。

高校檔案管理與服務，二者相輔相承，不可或缺。檔案管理不近需科學地管好，而且還要適應的形式下的對外技術交流工作，最大限度地調動高校檔案工作人員的積極性，創造性，把各項制度落在實處，從而建立起高校檔案管理與服務的有效機制，為社會服務。

總之，高等學校檔案管理與服務工作，雖然有它的局限性，但卻是在社會大背景下存在的產物，它的屬性是特殊的；它的價值取向是明確的；它的主線是為人服務的。因此，在當今信息資源極其豐富而又公開的時代，我們更要賦予它新的內涵，要把握好時代的脈搏，把現代化的高校檔案管理與服務、工作提高到一個新的層面，為社會、為高校的發展建設和《檔案法》實施與普及，做出一個檔案工作者的應有奉獻。

參考文獻

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