高校人事檔案管理中存在的問題與對策研究

【摘 要】當前高校人事檔案管理工作得到了很大的發(fā)展，但因為歷史遺留等原因，仍存在一些普遍的問題，本文首先分析了這些問題，主要有意識、機制、材料收集、填寫、管理手段等方面的問題，并就這些問題提出了有效管理對策。

【關鍵詞】高校 人事檔案 管理 材料 信息化

【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2013）08-0056-02

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，高校在得到前所未有發(fā)展的同時，各高校之間的競爭也越來越激烈。而高校要在競爭中脫穎而出，就必須做好人才資源的管理和開發(fā)。人事檔案管理工作是人力資源管理開發(fā)工作的基礎，必須處理好。但目前高校人事檔案工作仍然存在一些問題，高校人事檔案管理更具現(xiàn)實性、動態(tài)性和資政性，因此，更應加強高校人事檔案工作。

一 高校人事檔案管理中存在的問題

1.管理人事檔案的意識不強

一些學校領導認為，人事檔案管理工作是保管的事務性工作，對此意識淡薄，這些領導只是把人事檔案管理工作看成學校附屬性工作，忽視其重要性，并認為只要檔案資料不外泄、無丟失，保證外調和查檔可以順利進行就行。因此很多高校人事檔案管理工作被忽視，導致檔案工作無計劃和實際意義，并且檔案保管場所不符合規(guī)范，經(jīng)費和人員嚴重不足。

2.機制不順，隸屬關系不清

目前，很多學校的人事檔案管理和相關機構關系混亂，各相關機構各自為政，材料管理不集中，各部門隸屬不統(tǒng)一，給檔案管理工作帶來了阻礙，可能分別隸屬于人事部門、組織部門和辦公室。比如，教學基本資料和教學獎懲的資料，因為涉及教師業(yè)務，所以存放在教務處；教師科研資料和科研獎勵材料因為涉及科技的創(chuàng)新，一般存放于科技處。檔案的分散管理使得資料反映不全面，無法完整再現(xiàn)人物的真實面貌。

3.檔案材料不全，內容失真

由于歷史原因，很多高校現(xiàn)存的人事檔案材料反映個人經(jīng)歷及家庭情況者居多，而反映現(xiàn)在的技術專長、德才表現(xiàn)及工作成績的內容頗少。再者，書寫檔案時語言過于抽象，具體、動態(tài)的東西不多，甚至還存在胡編亂造現(xiàn)象，造成人事檔案缺乏嚴肅性和權威性，致使檔案本身的價值和作用難以得到完全體現(xiàn)。

4.檔案材料填寫不規(guī)范

一般而言，記錄在高校人事檔案上的都是個人的主要經(jīng)歷、思想道德品質、工作能力和成績、學習情況、健康情況以及所受獎勵和處罰等情況。許多人對履歷材料最終將放入檔案袋的事實不知，他們在填寫姓名、出生年月、參加工作時間時過于隨意。此外，從現(xiàn)存的檔案材料來看，雖然規(guī)定材料統(tǒng)一使用16開辦公用紙，但各高校印制的紙張大小不同，致使有的表格超過裝訂線，給檔案的保存和整理帶來了麻煩。

5.檔案管理人員素質有待提高，管理手段過于傳統(tǒng)

實際上，許多高校對檔案管理工作不重視，管理人員的配備采用兼職的方式居多，缺乏專職管檔人員，而兼職人員因業(yè)務不熟和工作變動，無法做到對檔案資料的有效管理，使得收集、整理、歸檔和裝訂檔案材料過于隨意和不規(guī)范，降低了檔案管理的水平。高校人事檔案管理手段過于陳舊。首先，檔案信息的儲存主要以紙張為主，未能實現(xiàn)計算機電子存檔。其次，檔案材料的采集和管理基本靠手工操作，缺乏基本的管理設備和先進的管理手段。再次，大部分高校的院系沒有設置專門的檔案室，造成檔案丟失的現(xiàn)象時有發(fā)生。最后，檔案的傳遞未能實現(xiàn)網(wǎng)絡化，需要的資料不能及時提供，使得檔案管理更新緩慢，嚴重滯后于實際。

二 高校人才檔案管理強化措施

1.增強檔案管理意識，加大組織領導力度

高校領導應增強檔案管理意識，重視檔案管理工作。要加強建設人事檔案工作，就必須加強領導人事檔案工作，打造領導人事檔案管理的機構和組織，按期檢查、指導和督促人事檔案管理工作，加大資金投入，完善管理條件，健全基礎設施的配備，為人事檔案資料建設專用庫房，應該分開檔案室、閱檔室和辦公室，以便實行配套保護。完善考核檔案管理工作的機制，實行檔案工作的定性和定量考核管理，及時更新人事管理制度，推動人才流動的合理性。

2.重視高校人事檔案材料的收集和檔案信息開發(fā)

人事檔案工作較之以前有了很大的改觀，但管理人員仍然要注意收集人事檔案資料時嚴格控制人事檔案的源頭，做到有效地補充資料和及時充實最新的資料，使人事檔案既完整又準確。高校的人事檔案材料大部分是對基本內容的記載，也有實事更新的信息材料，收集這些實際動態(tài)材料時，要側重收集最近階段，特別是改革開放后的個人在德、能和績方面的材料，并且要重點收集一些干部的年度考核材料、任免材料、各種獎勵材料、科學技術成果材料、專業(yè)技術職務評聘材料等。收集時，要嚴格控制人事檔案材料的每一個環(huán)節(jié)，掌握人事材料形成的規(guī)律，使檔案材料能及時、準確及完整地反映信息，為人事檔案信息的開發(fā)打好基礎，也為使用、考察、選拔及培養(yǎng)人才提供可靠依據(jù)。

3.提高高校人事檔案的案卷質量

對于人事管理來講，人事檔案案卷是為提供利用最為核心的基礎，利用工作想要予以存在，那么就必須要有檔案案卷材料的存在。一份人事檔案要做到高質量，那么必須要做到齊全完整的歸檔、認真鑒別、準確分類、清楚分目錄、編排有序、裝訂整齊。在這方面高校人事檔案工作要注重提高案卷質量，不斷提高高校人事檔案的真正價值。

4.采用有效技術措施，保證信息安全

要建立和完善各類信息資源安全保障體系，采取有效的措施對數(shù)字化檔案資源進行安全管理和維護，有效地應用身份認證、識別、文件加密、安全審計、病毒防護、權限限制、防火墻、安全備份等安全技術，確保檔案信息資源的安全、有效和網(wǎng)絡系統(tǒng)的正常運行。信息加密是信息安全應用中最早開展的有效手段，是保證網(wǎng)絡信息安全最基本、最核心的技術措施。CA認證系統(tǒng)通過使用數(shù)字證書，運用對稱、非對稱密碼等密碼技術建立了一套嚴密的身份認證系統(tǒng)，從而保證信息除發(fā)送和接收方外不被其他人竊取，保證信息在傳輸過程中不被篡改，保證發(fā)送方能夠通過數(shù)字證書來確定接收方的身份。

5.加強檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設

隨著人才流動的數(shù)量和質量的發(fā)展變化，實現(xiàn)檔案管理信息化已是大勢所趨。首先，人事檔案管理要應用計算機技術編制各種檢索工具，實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化。建立人事檔案信息庫，充分利用計算機把人事檔案原始材料通過電子設備轉換成數(shù)字模式存儲到磁盤等存儲設備上，以方便進行檔案的登記、統(tǒng)計、查閱等工作，使人事檔案管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化。其次，通過網(wǎng)絡平臺，檔案人員可以直接進行信息采集與核對，有關部門可隨時將本部門形成的重要電子文件通過校園網(wǎng)或其他局域網(wǎng)發(fā)送到檔案室，或直接將數(shù)據(jù)信息向檔案室數(shù)據(jù)庫錄入檔案室，也可定期到各部門的專門文件夾中采集歸檔資料。最后，高校應該建立人事檔案信息管理網(wǎng)站，以人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫為核心，以人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為服務手段的高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)站將檔案信息服務直接面向用戶形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動，還可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。

6.打造高素質的人事檔案管理隊伍

要加強對檔案管理人員政治素質和業(yè)務素質的培訓，提高其管理水平及工作能力，以適應時代發(fā)展的需要。首先，高校人事檔案管理人員要具備較高的思想政治素質。人事檔案信息化管理的核心即數(shù)據(jù)庫是可以隨時變動的，易在管理中被人為更改。因此，人事檔案管理人員不但要加強思想政治和職業(yè)道德教育，具有高度的思想政治覺悟和嚴格的紀律性，還要在求真務實、恪盡職守的基礎上，不斷更新觀念，開拓創(chuàng)新，努力學習先進的知識技能。其次，高校人事檔案管理人員要加強業(yè)務素質的培養(yǎng)。信息時代對檔案工作者的業(yè)務素質提出了更高、更新的標準和要求。檔案管理人員要不斷加強專業(yè)知識學習，擴大知識面，提高文字能力、綜合分析能力，加強計算機知識及檔案信息管理知識的學習，掌握現(xiàn)代信息管理技術，努力使自己成為既熟悉檔案業(yè)務知識，又懂得計算機管理技術的復合型人才。

參考文獻

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[3]張珊.高校人事檔案管理工作中的問題及對策[J].湖南城市學院學報，2011（4）

〔責任編輯：王以富〕