淺談如何講解Excel分類和匯總的方式及基本操作過程

摘 要 Excel是電子表格的一種，是一個由若干行、若干列組成的表格，在單元格內輸入數據、公式后，能夠自動計算；當修改原始數據后，相應的計算結果會自動更新而無需人工干預；Excel還提供了對數據處理的排序、檢索、匯總等功能，并以各類圖表的形式顯示。因此，Excel已成為國內外廣大用戶管理公司和個人財務、統計數據、繪制各種專業化表格的得力助手。

關鍵詞 Excel 數據分類 分類匯總

中圖分類號：G424 文獻標識碼：A

Excel中提供了許多數據分析的工具，在Excel中對數據進行分析和統計時，“分類匯總”命令和數據透視表是對數據進行分析的非常有力的工具。當需要在Excel中對數據進行分類計算時，根據需要既可以使用“分類匯總”命令，也可以使用數據透視表，有時也使用Excel中的函數來實現。對于一些簡單的分類匯總，也可以運用Excel的“自動篩選”功能。對于高職高專的學生來說，學生基礎相對薄弱，教師的講解應以基本操作為主，理論知識的講解要通俗、易懂、夠用即可，教學內容以案例的形式展開，這樣學生就容易掌握，教學效果很好。下面以“工資發放表”為例闡述教學過程。

1 運用“分類匯總”命令

分類匯總就是對數據清單按某字段進行分類，將字段值相同的連續記錄作為一類，提供如求和、平均值、計數等的匯總函數，對分類匯總值進行計算，并將計算的結果分級顯示出來。這樣既可使數據清單的內容更加清晰，也便于對數據進行分析。“分類匯總”命令適合于按一個字段進行分類，對一個或多個字段進行多種匯總。

在進行分類匯總前，首先，保證數據區域中沒有空行和空列；其次，確定分類對象，對要分類的字段進行排序，否則分類無意義；第三，分類匯總時要區分清楚對哪個字段分類、對哪些字段匯總、匯總的方式。

1.1 簡單匯總

簡單匯總是對數據清單的一個字段僅統一做一種匯總方式。以“工資發放表”為例，對相同“職稱”的職工的“實發工資”進行平均值的計算。

第1步：確定分類對象為“職稱”，選中“職稱”類型列的任意一個單元格，按下“常用”工具欄上的“升序排序”或“降序排序”按鈕，對數據進行排序。第2步：通過執行“數據”菜單的“分類匯總”命令，打開“分類匯總”對話框。第3步：將“分類字段”設置為“職稱”；“匯總方式”設置為“平均值”；“選定匯總項”設置為“實發工資”；再選中“匯總結果顯示在數據下方”和“每組數據分頁”選項；最后，單擊“確定”按鈕返回，簡單匯總完成。

1.2 嵌套匯總

嵌套匯總是對同一字段進行多種方式的匯總。如上例，在求各個職稱職工的實發工資平均值的基礎上再統計各職稱的職工人數，則可分兩次進行分類匯總，先求實發工資的平均值，再統計各職稱的職工人數，這時在“分類匯總”對話框內不能選中“替換當前分類匯總”復選框。

操作過程的第一步、第二步、第三步同“簡單匯總”的操作步驟相同。第四步：再次打開“分類匯總”對話框，將“分類字段”設置為“職稱”；“匯總方式”設置為“計數”；“選定匯總項”設置為“職稱”；再選中“匯總結果顯示在數據下方”選項；最后，單擊“確定”按鈕返回，嵌套匯總完成。（如圖1）

2 運用Excel的“自動篩選”功能

以“工資發放表”為例，可以對不同性別、不同職稱的職工的“基本工資”、“獎金”、“津貼”、“實發工資”進行計算。操作步驟如下：

第1步：選中數據區域中的任意一個單元格，通過執行“數據”菜單的“篩選”命令，選擇“自動篩選”命令，進入“自動篩選”狀態。第2步：選中H11單元格（單元格中放置的是全體職工實發工資的平均值）并輸入公式“=SUBTOTAL（1，H3：H10）”，計算結果是全體職工實發工資的平均值。如果輸入的公式是“=SUBTOTAL（9，H3：H10）”， 計算結果是全體職工實發工資的總和。全體職工的“基本工資”、“獎金”和“津貼”的平均值和總和的計算，就不需要重新輸入公式，而是利用Excel的自動填充功能，將公式復制到G11、F11、E11即可，這樣既方便又快捷。自動篩選后，被隱藏行的數據不會被統計到其中，達到分類統計的目的。 第3步：點擊需要查看的字段名（如“性別”、“職稱”） 右側的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中，即可查看到當前字段下數據的統計情況。

3 運用數據透視表

數據透視表是一種特殊形式的表，是一種對大量數據快速匯總和建立交叉列表的交互式表格。利用數據透視表可以建立數據的動態匯總，可以對原有的數據重新組織，生成一個全新的表格，并具有三維查詢的功能，而且可以隨時根據源數據的變化自動更新數據。數據透視表一般解決的問題是按多個字段進行分類并匯總。

以“工資發放表”為例，要統計各職稱男女職工的人數，則既要按“職稱”分類，又要按“性別”分類，這時可利用數據透視表來解決。

3.1 建立數據透視表

第1步：選中數據表格中的任意一個單元格，通過執行“數據”菜單的“數據透視表和數據透視圖”命令，打開“數據透視表和數據透視圖向導—3步驟之1”對話框，在此對話框中，“指定待分析數據的數據源類型”選擇來自Excel本身工作表中存儲的數據清單或數據庫。單擊“下一步”按鈕，打開“數據透視表和數據透視圖向導—3步驟之2”對話框。第2步：在“數據透視表和數據透視圖向導—3步驟之2”對話框中鍵入或選定要建立數據透視表的數據源區域，一般情況下，Excel也能自動識別數據區域。若單擊“瀏覽”按鈕，可以選擇其他工作簿中的數據作為建立數據透視表的數據源。單擊“下一步”按鈕，打開“數據透視表和數據透視圖向導—3步驟之3”對話框。第3步：在“數據透視表和數據透視圖向導—3步驟之3”對話框中，要確定數據透視表顯示的位置，可以新建一張工作表存放，也可以與數據源放在一張工作表中。本例選擇“新建工作表”選項。第4步：在“數據透視表和數據透視圖向導—3步驟之3”對話框中單擊“布局”按鈕，打開“數據透視表和數據透視圖向導—布局”對話框，在此對話框中要設置數據透視表的結構。此對話框中的行、列、頁為分類的字段，數據區為匯總的字段和匯總方式。通過改變對話框中字段的位置，達到改變分類和匯總字段的目的。本例中，將“職稱”字段拖到“行”位置，“性別”字段拖到“列”位置，“基本工資”和“實發工資”字段拖到“數據”位置。第5步：單擊“確定”返回，最后單擊“完成”按鈕，數據透視表就建立好了。

3.2 編輯數據透視表

第一，修改數據透視表的結構。本操作包括增加或刪除一些字段，改變字段的順序和位置等。操作方法既可用數據透視表向導，也可用鼠標拖動解決。第二，更改數據的統計方式。雙擊數據區的匯總字段，在“數據透視表字段”對話框中將匯總方式均改變為求平均值。單擊“選項”按鈕打開“數據透視表選項”對話框，頁面布局選擇“垂直并排”。第三，更新數據透視表中的數據格式。數據透視表中的數據是不能被刪除的，但可以通過執行“格式”菜單下的“單元格”命令更改其中文字和數字的格式。第四，更新數據透視表中的數據。數據透視表中的數據不隨著數據源的變化而自動變化。通過執行“數據”菜單下的“更新數據”命令，才能更新數據透視表中的數據。

3.3 使用數據透視表查詢數據

數據透視表建立好之后，通過每個字段右側的選擇箭頭，打開查詢數據的下拉菜單去查詢數據匯總情況。

4 結束語

Excel是一個非常出色的數據處理軟件，對于教師來說，教學是為了實現既定的教學任務，是“教”與“學”的總和，在教學中應不斷地學習和總結，使得不同層次的學生熟練使用和掌握其基本操作技能，同時還能夠運用理論知識講解、說明操作過程。

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