電算化會計系統內部控制研究的初探

【文章摘要】

伴隨著高科技會計電算化及網絡會計的普及，會計系統的內部控制越來越受到人們的關注，會計核算和會計管理的環境都發生了很大的變化，由于電算化會計系統的特殊性，使得建立一整套適合電算化會計系統的內部控制制度就顯得尤為重要。

【關鍵詞】

電算化；會計；控制

隨著計算機和現代信息技術在會計中的廣泛運用，會計工作經歷了從手工會計到電算化會計的發展過程。會計數據處理的工具也從算盤等發展到計算機單機和計算機網絡。作為會計信息系統重要組成部分的內部控制，在電算化會計信息系統環境下，其作用不是削弱而是加強了。它的控制手段呈多元化趨勢，對控制本身的要求更加嚴格，電算化會計信息系統進一步向深層次發展，這些改變既給企業帶來效益，同時也帶來了內部控制上的問題和挑戰。

1 電算化會計系統與內部控制制度的相關性

1.1 計算機改變了企業會計核算的環境

會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業務，還能利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復雜的業務活動，如銷售預測、人力資源規劃等。隨著遠程通訊技術的發展，會計信息的網上實時處理成為可能，業務事項可以在遠離企業的某個終端機上瞬間完成數據處理工作，原先應由會計人員處理的有關業務事項，現在可能由其他業務人員在終端機上一次完成；原先應由幾個部門按預定的步驟完成的業務事項，現在可能集中在一個部門甚至一個人完成。因此，企業內部控制制度的建立和完善就顯得更為重要。

1.2 電算化會計系統改變了會計憑證的形式

在電算化會計系統中，會計和財務的業務處理方法和處理程序發生了很大的變化，各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的儲存方式和儲存媒介也發生了很大的變化。由于電子商務、網上交易、無紙化交易等的推行，每一項交易發生時，有關該項交易的有關信息由業務人員直接輸入計算機，并由計算機自動記錄，原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據被部分地取消了，原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變為由計算機自動完成了。因此，電算化會計系統的內部控制的重點為對人、機控制為主。

1.3 會計電算化系統的建立提高了控制舞弊、犯罪的難度

隨著計算機使用范圍的擴大，利用計算機進行的貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動也有所增加，由于儲存在計算機磁性媒介上的數據容易被篡改，有時甚至能不留痕跡地篡改，數據庫技術的提高使數據高度集中，未經授權的人員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷毀企業重要的數據。計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，發現計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統更大，計算機舞弊和犯罪造成的危害和損失也可能更大。

2 電算化會計系統內部控制的必要性

2.1 防范企業經營風險

為了及時、準確地提供經營管理所需要的會計信息，以及買方市場的迅速形成，近幾年來，不少企業相繼建立了電算化會計信息系統，一是直接外購商品化通用會計軟件；二是自己開發或委托開發會計軟件。這兩者都給企業帶來一定的困難，自己開發或委托開發會計軟件，優點在于能最大限度地滿足企業會計工作需要，但存在較大缺點：不僅開發成本往往較高，開發出來的會計軟件較難通過財政部門的認可，而且數據的安全與維護存有隱患。因此絕大多數企業都是直接購買商品化通用會計軟件，選用這種方式，投入少、見效快，使用維護容易到位，不過也有其致命弱點。

2.2 來自經濟全球化的挑戰

隨著我國會計核算制度的進一步國際化，國外會計軟件對我國會計制度的適應性明顯增強，無形中削弱了國產軟件遵循現有會計制度、符合財務會計人員操作習慣的優勢。隨著企業經營環境的變化，在會計實踐中產生了多層次、多方位的會計主體，從而形成對編制合并會計報告和分部報告的需求。跨國經營的和對外貿易的發展將更加需要有關外幣業務會計和外幣報表折算的功能。還有，在成本核算體系、稅務會計處理、基金會計、非盈利組織會計等方面，我國都需要進一步完善現存的會計體系，修訂和補充具體會計準則。

2.3 適應互聯網時代發展趨勢

互聯網在財務會計中的運用，使得財務數據的收集、加工、處理都可以適時進行，不僅迅捷、而且可以雙向交流財務信息的及時性得到極大的提高。甚至報表閱讀者可以根據自身的需要，以財務會計的原始數據為基礎。進行再加工，獲得更深入的信息。另一方面，互聯網是高科技的產物，并將日益成為人類經濟生活中不可缺的一部分。在以知識尤其是高科技為基礎的知識經濟社會，財務報告中包含的人力資源、環境保護等信息重要性迅速提高，以附表、附注形式披露的信息不再知識會計報表的補充，以前并不重要的信息或受成本效益原則約束無法披露的信息，都必須進行充分、及時的披露。由此，傳統財務會計報告的結構和內容都需要進行較大的變革。網絡是一個開放的環境，在這個環境中一切信息在理論上都是可以被訪問到的，除非它們在物理上斷開連接。因此，網絡下的會計信息系統很有可能遭受非法訪問甚至黑客或病毒的侵擾。這種攻擊可能來自于系統外部，也可能來自系統內部，而且一旦發生將造成巨大的損失，所以，加強會計電算化系統內部控制制度建設就顯得十分重要。

2.4 強化審計工作的需要

國際上近代的審計都是以系統為基礎的，即審計師要對會計系統的內部控制進行審查和評價，以作為制定審計方案和決定抽查范圍的依據。由于會計系統實現了電算化，手工會計系統原有的內容控制已不能適應電子數據處理的新特點，不能有效地降低電算化會計系統特有的風險。為了系統的安全可靠和系統處理與存貯的會計信息準確完整，必須考慮電算化系統的特點，針對其固有的風險，建立新的內部控制。這些內部控制除了有關電子數據處理的制度、規定和人工執行的程序控制外，內部控制的程序化是電算化會計信息系統的一個重要特點。如何識別、研究、審查和評價這些新的內容控制，尤其是程序化的內部控制，是會計電算化給審計提出的又一個新問題。在會計電算化條件下，由于內部控制變化了，審計人員必然研究電算化系統的內部控制，掌握其審查方法。對程序控制，審計員要利用計算機輔助審計技術進行審計。對于電算化會計信息系統內部控制的弱點，審計人員要能評估其影響，并向被審單位提出改進的建議。

3 加強會計電算化系統內部控制的主要措施

3.1加強系統內部制度建設

實行會計電算化以后，計算機數據處理易于篡改而不易留下痕跡。健全的管理制度、授權的控制制度等都是保證財務系統安全運行的基礎。對數據及時備份、防止病毒的侵害，都可以保障計算機系統的安全性。內部審計人員應給予處理數據的系統和數據本身更多的關注。

3.2 加強人員的職能控制

加強組織控制。就是將系統中不相容的職責進行分離，并以相應的管理規章與之配套。其目的在于通過設立一種相互稽核、相互監督和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠，減少發生錯誤和舞弊的可能性。

【作者簡介】

劉芳（1984—），女，遼寧沈陽市人，同濟大學軟件學院碩士研究生。