探討醫院圖書館規范化管理的具體措施

摘要：我國醫院圖書檔案管理制度一直處于改革之中。如何促進圖書檔案的規范化管理是現階段醫療衛生事業中的新課題。本文簡要論述了醫院進行圖書檔案規范化管理的重要性，并對規范化管理的工作任務以及實際操作的具體管理措施進行了分析探討。

關鍵詞：醫院圖書檔案 情報 規范化

中圖分類號：R197.32 文獻標識碼：B 文章編號：1005-0515（2013）7-014-02

近幾年我國的醫療制度發生了一系列的變化，醫院的管理模式也隨之改變，作為醫院管理重點的圖書建檔規范化改革工作也勢在必行。醫院圖書檔案的規范化管理是對醫院整體管理水平的客觀反映。一套全面系統的圖書檔案管理制度不僅有利于醫院圖書管理事業的有序健康發展，還可以節省人力物力財力等工作成本。

一、醫院圖書檔案規范化管理的重要性

醫院進行圖書檔案規范化建設的目的是為了最大程度的共享信息資源，發揮檔案的指導性作用。只有醫院檔案得到了充分的開發，在醫院實際工作中發揮了其的指導性作用，才能體現出檔案管理工作的價值與意義。醫院圖書檔案管理工作的重點一般集中在機構設置、專業人員的素質能力以及信息環境下的一體化管理方面。醫院圖書檔案的規范化管理對于保護醫學類圖書的正版合法權益，加強圖書市場的規范性都具有十分重要的意義。 醫院在進行圖書檔案管理時需要遵守兩個管理原則：

一是制度管理。制度建設是一切管理工作得以正常進行的基礎。醫院管理部門需要建立細致全面的規章制度，結合醫院整體與各工作部門的實際情況，吸取以往的經驗教訓，及時建立補充規章法則，例如建立書籍賠償制度、數字圖書館運營制度、文獻資源館際互借制度等，保證醫院圖書檔案管理的正常有序進行。除此之外，還應明確圖書采購、借閱、管理之間的各項職責分工，制定細化的工作準則。

二是標準化管理。標準化管理的前提是國家制定的相關法規法則，要求醫院圖書檔案管理部門根據國家標準開展管理工作。醫院書籍、資源的分類、編碼、主題索引以及設備配置標準都應該嚴格遵守國家的相關規定。標準化管理的全面執行對于我國醫院圖書檔案實現通用性以及檔案資料共享都具有積極的推動作用。所以說，圖書檔案的標準化管理是保證醫院現代化、信息化、資料共享化進行的基礎。

二、醫院圖書檔案管理中具體的工作內容

圖書檔案管理工作的主要內容包括以下幾個方面：一是搜集電子、書籍、期刊等各種形式的資料。資料的充實程度是評價醫院圖書檔案管理水平的一個重要標準。圖書管理員應該采用各種手段開辟資料來源，實現資料的最大程度整合，在此過程中應該注意既要保證資料的完整性全面性又要剔除無關材料。最終將圖書檔案管理機構建設成一個既切合醫院實際又具有鮮明特色管理部門。二是采用各種手段獲取情報。醫院檔案管理人員應該改變傳統的文獻資料被動收集整理方法，主動深入各科室、病房之中，及時了解臨床治療的進度。三是開展咨詢、出版服務。圖書檔案管理機構在醫院內部還具有提供學術咨詢，如專刊發表、科研計劃制定、學術研究選題等，這些業務咨詢一般具有機密性與戰略性。同時，醫院圖書檔案管理機構還承擔了刊物編輯出版的責任，有權對醫院最新研究成果或科研結果進行編輯出版。四是保證與世界先進科研經驗的及時交流、資源共享。醫院的發展依賴于對最新科研成果的研究或引進，而圖書檔案管理機構的主要職責就是保證其與外界的及時交流、溝通、合作。圖書管理機構需結合醫院實際水平，及時對管理設備進行更新，保證圖書管理實現現代化。

三、保證醫院圖書檔案規范化管理的具體措施

（一）建立健全管理機構

各司其職、分工明確的管理機構是保證醫院圖書檔案規范化進行的基礎。醫院應根據具體水平設立獨立的情報、圖書、檔案管理機構。首先，設立信息科總歸醫院總務處領導，下屬分別設立情報部門、檔案管理部門、電子信息控制部門等，合理分配資料、進行最新科研成果的搜集、檔案的分類管理、信息的共享與交流等。其次，設立檔案管理與情報搜集兩個獨立的工作部門，并分屬于不同上級領導，將資料收集與編輯、調研工作獨立進行，保證其工作的客觀性與公正性。

（二）進行圖書、情報、檔案一體化的管理改革

1、圖書、情報、檔案一體化的內涵

圖書、情報、檔案一體化管理是指將醫院內部資料管理中這三個獨立的部門相整合，將其形成為一個工作整體。一體化管理可以最大程度的利用信息資源，并發揮獨立部門存在時不具備的全面、整體效用。圖書、情報、檔案管理得以整合的基礎是其具有相同性質的工作原理，都屬于文獻范圍。首先，圖書、情報、檔案管理工作的基本職能都是知識、資料的收集、更新、發布；工作目的都是儲存有效信息、為臨床治療提供資料支撐、促進醫院治療水平的進一步發展等。其次，圖書、情報、檔案管理的工作程序也具有一致性，都是對文獻資料進行搜索、加工、存儲等。根據上述介紹與我國醫院圖書檔案管理的實際情況，筆者認為圖書、檔案、情報管理工作的一體化的定義分為以下三個方面：（1）管理的一體化。指在圖書、檔案、情報范圍內對信息整合管理的一體化。（2）服務的一體化。管理的最終目標是提供服務，將三者進行整合，可以打破傳統的獨立服務體制，在對外服務上實現一體化。（3）機構設置的一體化。是指建立一個集規劃、管理、監督為一身的管理部門，既保證圖書、情報、檔案工作的整體性又明確責任，促進整體與具體部門之間的協調工作，為醫院以及社會提供完善的信息服務。

2、圖書、情報、檔案一體化的優勢

圖書檔案一體化管理系統是近幾年來醫院圖書管理改革的重要方案，其具有其他管理方式所不具備的優越性：

第一，一體化建設可以最大程度的利用館藏資源，進行信息的進一步開發。傳統的圖書檔案管理機制強調獨立封閉運行，各醫院科室閉門造車，這不僅浪費醫療資源，還為信息的篩選造成了阻礙，不能滿足醫療信息資料的全面、及時、準確的基本要求。采用圖書檔案一體化管理的政策，不僅可以實現檔案與圖書管理的及時結合，還在一定程度上改變了管理人員墨守陳規的管理方式，對館藏信息的進一步開發提供了有利條件。例如，在新的科研項目研發環節中可以充分結合圖書檔案一體化管理措施，從課題確定、立項報告以及最后的研發成果發表過程中，及時更新檔案資料，保證各個時期檔案材料與研發實際的一致性，并對課題研究材料進行最終歸檔，為新的項目研究提供資料收集的上的便利。隨著數字化技術的進一步發展，圖書檔案管理系統也引進了網絡技術，提升了圖書檔案資料的重復利用率，及時快速的滿足了醫院需求。如筆者所在醫院就結合網絡信息技術對圖書檔案管理系統進行了升級，完善了資料的檢索系統，設立多種關鍵系檢索方式，時間檢索、專業檢索、案卷檢索等，促使檢索系統更具實際操作價值，便于使用者快速掌握；對內開放檢索目錄，節省了操作者的查詢時間，提高了檢索效率；同時還建立了數字化系統控制下的檢索系統，保證資料查詢的準確性與全面覆蓋性。

第二，圖書檔案一體化建設有利于精簡醫院內部機構，節省財政開支。傳統意義上的圖書管理形式，要求各部門獨立工作，這就造成了人員分配中的重疊現象，工作任務重復，工作涉及面較為單一。實行圖書檔案一體化管理有效的縮減了不必要的醫院圖書管理機構，相關管理人員的素質也由傳統的單一工作演變為集圖書管理、檔案規劃、情報搜集等多種綜合素質為一身，其自身的工作能力得到了提高。機構得到精簡，人員綜合素質得到強化最終節省了醫院圖書檔案管理方面的開支，客觀上為醫院醫療水平的提升創造了條件。

第三，有利于管理人員的素質提升。圖書檔案一體化的管理形式依賴于數字化信息的應用，這就在客觀上推動了管理人員的業務素質的提高。為了掌握信息化工具的應用技術，圖書檔案管理人員必須及時接受培訓，掌握新型的工作方法、不斷充實自身知識，提升自身的能力。除此之外，圖書檔案一體化的管理形式需要對管理人員定期進行業務培訓，這就在客觀上為崗位輪換提供了機會，醫院管理階層的定期崗位輪換不僅有利于管理人員掌握多種業務技巧，提高其的工作能力，還在一定程度上加深了內部員工的溝通交流，為醫院管理創造出一個和諧有序的環境。

3、一體化工作的具體管理措施

圖書、情報、檔案一體化管理是實現醫院資源共享的一種新型管理模式。其在具體執行上需要做到以下幾點：

第一，改革管理制度，實現協調統一發展。現階段的醫院圖書檔案管理仍然受到傳統模式的制約，各部門之間缺乏交流、獨立封閉，難以及時做到信息的整合、交換，這種模式既不利于醫院內部圖書管理水平的進步，也不利于醫院圖書檔案管理發揮其社會優勢。因此，國家通過相關政策的制定，鼓勵醫院內部建立統一的工作體系，鼓勵醫院內部實現資源共享，為社會醫療改革的發展做出貢獻。

第二，統一一體化管理標準。統一的管理標準是監督一體化管理的基礎，沒有標準的制定，圖書、檔案、情報的一體化管理也就無從談起。因此，在信息檢索、設備配置上，醫院內部都需要建立統一的標準，并監督各部門按標準執行，保證內容的共通性、數據測量的標準化以及網絡搜索平臺的實際可操作性等。

第三，提升管理人員的業務素質。管理人員的業務素質提升主要包括三個方面：專業知識的提升、管理素質的提升以及對外交流水平的提升。醫院圖書、檔案、情報管理人員面對的受眾群體以醫療工作人員居多，管理人員搜集整理的信息大多涉及醫療生物領域，其對信息的篩選掌握能力直接影響醫務工作人員的臨床治療，關系到患者的人身安全。而提高管理人員篩選、整理信息的最有效措施就是豐富其的專業知識，將其培養成醫學領域的博才并促使其依賴這種專業的判斷能力對科研成果、項目分析、信息整合等進行有效分析篩選，推動醫院圖書檔案管理機構的縱深發展。管理素質的提升在實際工作中表現為對數字化網絡應用平臺掌控能力的控制。隨著數字化技術的深入發展，醫院圖書檔案管理系統也采取網絡平臺辦公。這就要求醫院內部的資料管理人員不但熟悉操作技能，還要進一步了解計算機的工作原理，能夠及時快速的修復網絡平臺日常故障。網絡資源具有快速性、全面性的優點，但是其也存在信息量大、信息質量不統一、各類信息魚龍混雜的缺陷，所以，醫院的資料管理人員應該具備整合、優化、篩選信息的能力，將大量重復無序的信息簡單有序化，為醫院的醫療水平、教研水平的提升提供充足的后備力量。隨著我國對外交流政策的日益寬松以及網絡傳送的出現，我國醫療衛生事業中與國外的交流逐漸頻繁，國際上先進的科研成果、臨床治療經驗通過網絡信息傳輸不斷影響我國醫療事業的發展，鑒于國際先進經驗、資料的記載形式都是采用國際通過語言英語記載，所以作為醫院的圖書檔案情報收集人員必須具有專業的語言交流基礎，能夠準確全面的理解醫學類外文資料，及時為國內醫療衛生事業的發展提供信息支持。

第四，利用網絡資源優勢，搜集相關信息。準確、全面的醫療信息、科研成果是提升醫院臨床治療水平的基本保障。隨著網絡化的進一步發展，建立靈活、簡便的信息搜集系統成為提升醫院圖書檔案管理水平的重要因素。醫院可以設立專業的網絡操控部門，對于互聯中的的大量信息進行多渠道、多層次的篩選，并根據醫院自身特色進行信息的深度開發，做到知識普及型與獨有性的結合，為臨床治療提供最具價值的資料。

四、結束語

在知識經濟為主的信息時代，如何及時、準確、全面的掌握信息資料成為一個單位能否可持續發展的標準。同樣，在醫療衛生事業中，信息也具有舉足輕重的地位。所以，如何建設醫院圖書檔案的規范化管理制度就成當下醫院管理者需要考慮的新課題。圖書、檔案、情報等工作的一體化管理逐漸成為醫院信息改革的必然趨勢。實現一體化發展需要在網絡數字化應用基礎之上，建立相關的管理制度，提升員工的業務能力，為醫院臨床治療提供優質信息支撐。

參考文獻：

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