企業(yè)檔案管理的信息化方法研究

[摘 要] 檔案管理是企業(yè)管理中的重要組成部分，是企業(yè)管理水平的突出體現(xiàn)。因此，企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理加以重視，將檔案管理與現(xiàn)代化的技術(shù)手段相融合，以提高檔案管理的實(shí)效性，滿足企業(yè)檔案管理的需求，促進(jìn)企業(yè)健康、可持續(xù)的發(fā)展。鑒于此，本文對(duì)如何結(jié)合信息化的方法進(jìn)行企業(yè)檔案管理進(jìn)行探討，以期為我國(guó)企業(yè)檔案管理的發(fā)展提供一些參考和借鑒。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)檔案管理； 信息化管理； 方法分析

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 16. 032

[中圖分類號(hào)] F272.7；G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）16- 0054- 02

企業(yè)檔案管理在企業(yè)管制工作中具有十分重要的地位。近幾年，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人才變動(dòng)日漸活泛，企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端逐漸暴露。企業(yè)檔案工作怎樣推陳出新，逐漸變成我們一定要認(rèn)真對(duì)待的一個(gè)主要問(wèn)題。不僅在企業(yè)檔案管理體制上進(jìn)行變革外，信息化管制同時(shí)是一個(gè)必要的發(fā)展。

1 加速檔案管理制度的變革

陳舊的企業(yè)檔案管理制度已無(wú)法滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求，因此對(duì)檔案管理制度進(jìn)行變革已刻不容緩。確立改革的路線，使當(dāng)代企業(yè)的檔案管理工作可以持續(xù)發(fā)展。只有經(jīng)過(guò)改革，才可以給平穩(wěn)、連續(xù)、和諧的運(yùn)行理清阻礙、逃脫困境，才可以幫助人的潛力發(fā)揮提出最廣闊的平臺(tái)。中國(guó)正在施行的一場(chǎng)關(guān)于社會(huì)各方面的變革，變革的成功將給我國(guó)社會(huì)的可持續(xù)運(yùn)行提供可信賴的保證。檔案管理工作身為社會(huì)大團(tuán)體中的一個(gè)子部分，是所有社會(huì)團(tuán)體的首要組成環(huán)節(jié)。因此，檔案管理工作的可持續(xù)運(yùn)行一定要改革，換句話說(shuō)改革就是檔案管理工作可持續(xù)運(yùn)行的促進(jìn)力。

2 實(shí)施制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理

首先，全面調(diào)查案卷，取其精華去其糟粕。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理度化、標(biāo)準(zhǔn)化的首要工作。另外平常的檔案管理部門由于歷年來(lái)沒(méi)有進(jìn)行徹底的調(diào)查，還有移交部門規(guī)定管制期限不準(zhǔn)確，都存在一些重復(fù)或者沒(méi)有參考價(jià)值的案卷，因此，第一步要除去一些無(wú)用的案卷才能杜絕今后實(shí)施數(shù)字管制時(shí)發(fā)生重合和效率低下的狀況。其次，重新整理文件，實(shí)現(xiàn)文件制度化。將一些文件過(guò)多、內(nèi)容雜亂的文件進(jìn)行再次整理。整理案卷的原則是最大努力地把一些存在關(guān)聯(lián)信息的案卷整理在一起。在整理文卷的過(guò)程中要把一些沒(méi)有頁(yè)碼、沒(méi)有案卷目錄、無(wú)文卷題目或題目不清晰的文卷重新整理、補(bǔ)全并保證所有文案更加規(guī)范。整理文案不僅使館藏文案優(yōu)化，還可以更加科學(xué)地保管文件，并且還能提高實(shí)行數(shù)字管制檔案后的有效利用的效率。

3 構(gòu)建全面的檔案信息安全管制體制

檔案信息化的完善構(gòu)建以及最后的確實(shí)都應(yīng)該依靠檔案管理職員來(lái)運(yùn)行，因此說(shuō)檔案管理職員是檔案的信息化安全保證的第一個(gè)保障。所以，構(gòu)建全面的安全管制機(jī)制，改善職工運(yùn)行手段，增強(qiáng)檔案職員的警戒性，能夠從基本上減少個(gè)人錯(cuò)失所帶來(lái)的信息遺失，降低電腦黑客對(duì)企業(yè)檔案信息體系的危害。與此同時(shí)，對(duì)于信息化管制，在檔案信息的應(yīng)用需要采取職工確認(rèn)身份、備份數(shù)據(jù)、殺毒軟件等安全保護(hù)手段，運(yùn)用這種方法增加檔案管理的安全。

4 加強(qiáng)檔案管理法治化建設(shè)

改革開(kāi)放到現(xiàn)在，黨及政府有關(guān)機(jī)構(gòu)特別重視檔案的管制工作，先后發(fā)布了許多政策用來(lái)改善檔案管理工作。法制化是管制檔案管理工作的根本，要做好檔案管理工作就必須要依法管制，達(dá)成檔案管理的制度化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案類型的多樣化決定了檔案管理方法要繼續(xù)改革，只有堅(jiān)定與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)，創(chuàng)立檔案管理工作的新局面。萬(wàn)象更新的形勢(shì)對(duì)檔案管理人員在業(yè)務(wù)水平、知識(shí)水平及管制操縱能力等方面都說(shuō)明了新的要求。檔案事業(yè)的拓展必須堅(jiān)持按依法管制的道路，唯有實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮原有的作用。為了增強(qiáng)對(duì)檔案的管制和搜集、整理工作，更方便地保護(hù)和使用檔案，《中華人民共和國(guó)檔案法》就此產(chǎn)生。

檔案管理作為一個(gè)體系嚴(yán)密的管制科學(xué)，是我國(guó)經(jīng)歷千載的智慧成果。尤其是最近幾十年，伴隨信息化的來(lái)臨，加速了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化體系發(fā)展，檔案信息化的管制已經(jīng)逐漸變成檔案管理運(yùn)行的新目標(biāo)，變成當(dāng)代企業(yè)管制發(fā)展的主要標(biāo)志。

5 構(gòu)建一支素質(zhì)高的信息化檔案的專業(yè)隊(duì)伍

目前信息化的社會(huì)檔案管理者一定具有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及這方面相應(yīng)嘗試。也就需要企業(yè)檔案管理職員應(yīng)當(dāng)依照檔案信息化運(yùn)行的現(xiàn)實(shí)要求，逐漸地改變自己的理念，掌握新的電子計(jì)算機(jī)知識(shí)，了解信息管制新的技術(shù)，建立保證企業(yè)服務(wù)的工作態(tài)度，所以構(gòu)建一支素質(zhì)高、水平高的信息化檔案管理隊(duì)伍，才能保障企業(yè)檔案的信息化建立的需求。

6 結(jié) 論

綜上所述，信息化檔案管理作為一個(gè)完整，同時(shí)又周密的主要管制事務(wù)，不但要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)賦予高度的重視，更應(yīng)該得到全部檔案管理職員密切合作、積極參加。尤其是目前，信息化運(yùn)行早變成為世界變革的一個(gè)目標(biāo)，更好地解決檔案管理事務(wù)中所面對(duì)的問(wèn)題，才可以變成為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行提供有效服務(wù)的根本保證，才能更好地為企業(yè)服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。

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