信息時(shí)代電子文件對(duì)檔案管理工作的影響及對(duì)策

摘 要：在信息時(shí)代下，電子文件的使用也越來越頻繁，這對(duì)檔案管理工作影響很大。文章從信息電子文件對(duì)檔案管理工作的影響出發(fā)，分析檔案管理工作的應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：電子檔案；檔案管理；影響

1 電子文件對(duì)檔案工作的影響

1.1 對(duì)檔案原始記錄性的影響

文件材料的原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上即是最原始的未經(jīng)修改的；表現(xiàn)在檔案的形式上，則是當(dāng)事人的原始手稿，可以是一次的，也可以是多次的。在現(xiàn)代社會(huì)，利用檔案這種原始記錄證明歷史的或現(xiàn)實(shí)的各種問題具有無可爭(zhēng)辯的說服力，離開原始記錄性談檔案，就不成其為檔案，就不能確切地反映和說明客觀的真實(shí)情況，當(dāng)前社會(huì)各界對(duì)此已形成共識(shí)。在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，電子文件的起草、閱讀和印發(fā)都在網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)上進(jìn)行。電子文件形成后，在工作人員的操作下存貯到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，檔案人員和技術(shù)人員共享信息數(shù)據(jù)。這樣，就使得電子文件便于修改和復(fù)制，幾乎沒有正本與副本的差異，也不會(huì)有多次原始稿本記錄的出現(xiàn)。由此形成的電子檔案的原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在，文件與檔案之間不再有明顯的界限。這樣檔案原始性和真實(shí)性就無法準(zhǔn)確確定，檔案的本質(zhì)屬性在認(rèn)識(shí)方面發(fā)生了細(xì)微變化。

1.2 對(duì)檔案收集歸檔的影響

與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的收集歸檔相比，電子文件的收集歸檔是一項(xiàng)更為復(fù)雜且難度更大的工作。因?yàn)殡娮游募氖占⒎e累的方法和要求不同于紙質(zhì)文件：電子文件是數(shù)字化的，存儲(chǔ)在電子計(jì)算機(jī)的外存儲(chǔ)器上，傳遞在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，它的歸檔基本屬于無紙形式，是在特定的技術(shù)環(huán)境下進(jìn)行的。由于電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，所以有些電子文件形成者認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔；又由于電子文件必須依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，必須借助計(jì)算機(jī)才能將其編目歸檔，所以有些不熟悉電子計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的立卷人容易對(duì)立卷工作產(chǎn)生畏難情緒。

1.3 對(duì)檔案保管工作的影響

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管只需要保管環(huán)境適宜紙張和字跡的安全保管即可，紙張的安全保管通常情況下要求適宜紙張存放的溫度、濕度，防光、防塵和防鼠咬等。為保證電子檔案的可利用性，對(duì)于具有保存價(jià)值的電子文件，除了適時(shí)生成的紙質(zhì)文件，還必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。因此現(xiàn)代信息技術(shù)條件下的電子檔案的保管工作，需要運(yùn)用許多新技術(shù)、新思想，確保電子文件或者檔案的信息的安全和識(shí)別再現(xiàn)。一是載體的保管保護(hù)，即保護(hù)電子檔案的物理載體；二是環(huán)境保護(hù)，即各種電子檔案存儲(chǔ)載體的運(yùn)行環(huán)境和保管環(huán)境的保護(hù)。

1.4 對(duì)檔案信息安全工作的影響

傳統(tǒng)的檔案信息安全管理工作就是通過監(jiān)督檔案利用人員正確和恰當(dāng)?shù)乩孟嚓P(guān)檔案信息，同時(shí)通過檔案工作人員具備相關(guān)的檔案職業(yè)操守（保密）等方式確保檔案信息的安全，然而在電子文件時(shí)代下產(chǎn)生的電子檔案的信息安全管理除了傳統(tǒng)的安全管理方式之外，還必須有其他的相關(guān)技術(shù)，如電子文件保密技術(shù)和文件數(shù)據(jù)再現(xiàn)技術(shù)等。原因如下：（1）電子檔案的信息與載體之間具有可分離性。電子檔案不再具有物理意義上的固定載體狀態(tài)和固定的存儲(chǔ)位置，可以在不同的載體上同時(shí)存在或者相互轉(zhuǎn)換，可以根據(jù)需要隨時(shí)改變其存儲(chǔ)狀態(tài)。因此，電子檔案信息是相對(duì)獨(dú)立的，能夠隨意更換載體，在傳輸過程中容易導(dǎo)致數(shù)字信息丟失、受損，甚至有被盜竊、被銷毀的危險(xiǎn)。傳統(tǒng)檔案信息泄露、更改或丟失可以從載體上找到痕跡，而在電子檔案上卻很難做到這一點(diǎn)。在電子環(huán)境下，電子文件由于其內(nèi)容與載體的分離性使內(nèi)容和格式很容易進(jìn)行改動(dòng)，并且不留任何痕跡。這不僅會(huì)使數(shù)據(jù)內(nèi)容的可靠性大打折扣，還會(huì)使文件的格式等外在形式都失去了原件的原始特征，影響了檔案信息的真實(shí)性與原始性。（2）開放性網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)致的電子檔案安全隱患。網(wǎng)絡(luò)的開放性，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)自身安全防護(hù)能力不足，以及黑客的攻擊是造成互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)不安全的主要原因。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分布的廣域性、信息資源的共享性、通信信道的公用性等，都為信息被竊取、盜用、非法刪改及各種擾亂破壞提供了極為方便且難以控制的可乘之機(jī)。特別是計(jì)算機(jī)病毒的入侵，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)中的電子檔案經(jīng)常會(huì)被病毒破壞。為此，有必要對(duì)上網(wǎng)的檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格鑒定、篩選，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全保密教育，切實(shí)提高機(jī)關(guān)干部和網(wǎng)絡(luò)操作人員的安全保密觀念和警覺性、制定安全保密規(guī)定、設(shè)置用戶權(quán)限、利用防火墻技術(shù)、通過存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等有效措施堵塞各種漏洞，以確保檔案信息安全。

2 信息時(shí)代下檔案管理工作的應(yīng)對(duì)策略

2.1 解放思想，提高認(rèn)識(shí)，注重新技術(shù)的應(yīng)用

電子文件是社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展的必然產(chǎn)物。對(duì)其進(jìn)行檔案管理是電子文件的必然歸宿，我們必須運(yùn)用科學(xué)發(fā)展觀的思想，堅(jiān)持以人為本，堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)調(diào)發(fā)展。既要注重傳統(tǒng)的管理方式，又要充分地運(yùn)用新時(shí)期的新技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，視頻技術(shù)，解碼技術(shù)，加密技術(shù)等，通過這些技術(shù)的創(chuàng)新引用，促進(jìn)新時(shí)期的檔案大發(fā)展和大作為。

2.2 加強(qiáng)計(jì)算機(jī)還原技術(shù)和加密技術(shù)，安全管理電子文件

與電子檔案安全保密最為密切相關(guān)的是電子文件的還原和加密技術(shù)。哈希算法是當(dāng)前比較先進(jìn)的加密技術(shù)，它提供了一種快速存取數(shù)據(jù)的方法，對(duì)于檢測(cè)數(shù)據(jù)對(duì)象中的修改很有用。由于現(xiàn)實(shí)工作中的保障環(huán)境與電子文件安全保管的特殊要求的差距性，為電子信息真實(shí)再現(xiàn)增加了一定的難度，為了確保這些電子信息的真實(shí)再現(xiàn)，必然要充分地運(yùn)用還原技術(shù)，還原電子信息生存時(shí)的各種數(shù)據(jù)和格式。通過這些還原技術(shù)確保電子文件或者電子檔案信息價(jià)值的充分實(shí)現(xiàn)。此外，由于電子文件具有的易刪改性，導(dǎo)致電子檔案管理的原始性保證具有一定的難度，為了確保電子檔案原始性價(jià)值的充分發(fā)揮，檔案管理工作必須把加密技術(shù)充分地運(yùn)用于電子檔案管理工作之中，以確保電子檔案實(shí)體及信息的安全。

2.3 采取有利、有力的方式完善對(duì)電子檔案進(jìn)行便利和安全的管理

（1）“有利”是指采取有利于電子檔案長(zhǎng)期保管的環(huán)境。庫房環(huán)境：由于電子檔案信息通常都是存儲(chǔ)在一定的介質(zhì)上，并通過安全保管介質(zhì)以達(dá)到安全保管信息的方式進(jìn)行管理，因此對(duì)電子檔案的安全管理必須有一個(gè)適合于磁盤、光盤等介質(zhì)保管的環(huán)境和存放載體的柜、架及檔案庫房的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，即要求一定的溫濕度（濕度為45%-65%；溫度為14℃-24℃），存儲(chǔ)介質(zhì)要求防光、防塵、防輻射、防霉變等。通過這些有利的保管環(huán)境確保盡量延長(zhǎng)受管信息及載體的壽命，從而延長(zhǎng)其價(jià)值的充分發(fā)揮。（2）“有力”是指便于電子檔案安全保管的措施。一是國家和地方制定相關(guān)的政策和標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案信息的規(guī)范和實(shí)現(xiàn)共享。二是進(jìn)行相關(guān)技術(shù)人才的培養(yǎng)。微觀方面要求采取一是選擇和購置利用電子檔案安全保管的設(shè)備，如光盤等，二是選擇利于電子檔案信息安全的歸檔措施，即實(shí)行“雙套制”，實(shí)體和信息分別同時(shí)保存。三是對(duì)電子檔案保管采取備份制，進(jìn)行一式三份的備份保存。四是采取異地存儲(chǔ)制，就是在不同的地帶同時(shí)保存相同的數(shù)據(jù)信息，確保檔案數(shù)據(jù)再現(xiàn)不受或者盡量降低災(zāi)難帶來的損失或者影響。五是利用防毒能力較為強(qiáng)大的軟件系統(tǒng)，確保檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

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