淺析高校教學秘書在教學管理工作中的服務功能

摘 要：教學秘書工作是高校教學工作的一個重要環(huán)節(jié)，是教學管理中上傳下達的橋梁與紐帶。而教學秘書參與教學管理工作更多的是服務工作。結合近幾年的工作實踐和體會，主要闡述了教學秘書在教學管理中的服務功能。

關鍵詞：高校教學秘書；教學管理；服務功能

高等學校教學管理是高校管理工作的重點，而教學秘書處在教學管理工作的最基層，直接參與教學管理工作。教學秘書是指在高等學校院一級單位教學管理中負責各類教學文書，協(xié)助學院負責人處理日常教學工作，并承辦領導交辦的各項有關工作的教學輔助管理人員。教學秘書是學校與學院以及師生之間溝通信息的鏈條，是不可或缺的角色。教學秘書參與教學管理工作更多的是服務工作。他要輔助本學院教學院長管理教學方面的常規(guī)事務，又要面向師生為他們服務，為教師的授課和學生的學習提供支持與幫助；既是協(xié)調員又是聯(lián)絡員，協(xié)調教師與教師、學生與學生、教師與學生之間的關系，起到傳遞和溝通信息的作用。同時，聯(lián)絡本學院與教務處，上傳下達各部門的信息與指示。這些角色是完整統(tǒng)一的，都體現(xiàn)在他的服務功能。主要有以下幾個方面：

一、服務于教學

教學是立校之本，教學工作是高校工作的重中之重，要使教學工作能夠正常有序的進行，教學秘書起到非常重要的作用。教學秘書的主要工作就是為教學服務，以教學為中心，按照教學計劃的要求和教學資源的現(xiàn)有狀況，利用教學活動中的各種資源，以最優(yōu)化的方案合理配置，為提高教學質量發(fā)揮最大的作用。

二、服務于學院

教學秘書從屬于學院，主要工作是根據(jù)學院領導的要求，安排學院的教學工作的具體事宜，保證各項工作的落實。首先，教學秘書每學期要根據(jù)學院教學總體規(guī)劃，協(xié)助院領導擬定本學期（年）各專業(yè)教學執(zhí)行計劃。其次，協(xié)調本學院與相關部門如教務處、學生處、科研處等的關系，及時傳達相關部門的要求，如按照教務處要求和安排本學院教學計劃的落實、組織學生選課及各類統(tǒng)考工作安排，包括報名、收費、審核學生名單，做好每學期期末考試、補考和緩考，如印制試卷、安排考場、安排監(jiān)考、匯總試卷等。幫助學生處處理涉及學籍異動、學生休學等工作，及時記載學生成績變動的情況。在具體教學管理活動中不可避免地出現(xiàn)問題或矛盾，如，學生錯過選課時間沒能及時選課，教務處安排的體能測試時間與學生的上課時間沖突等等，這時教學秘書必須著眼全局，當好參謀，發(fā)揮好助手作用，如實地將學院的工作計劃、具體設想和實際困難主動向學院主管部門匯報，積極與領導及上級部門溝通協(xié)調，努力處理好工作矛盾。

三、服務于教師

教師是教學活動中重要的組成部分，而高校教師具有很強的獨立性，這就導致教師與教師、教師與院領導之間溝通較少，這就需要教學秘書起到橋梁的作用，及時溝通協(xié)調，做好傳遞信息的工作。在工作中，要充分考慮到每位教師的需求，在保證完成教學任務的情況下，滿足教師的要求。如，在安排課程、考試、教室方面，按照教師的實際需求，方便孩子小的教師接送孩子，年紀大的教師盡量安排低樓層教室，考試科目多的教師盡量集中安排考試日程，有些年紀大的教師在使用計算機時有障礙，耐心地幫助他們使用計算機登錄成績及教學文件的完成。及時為遇到突發(fā)情況需要調課的教師安排調課日程。每學期期末督促和幫助教師順利將成績錄入系統(tǒng)，并將試卷歸檔，出現(xiàn)問題及時和上級部門溝通。盡量避免教學事故發(fā)生。如遇緊急情況，要盡快拿出解決方案，及時處理，為教學有序進行做好保障。在空閑時間多與教師溝通，認真聽取他們的意見，建立良好的人際關系，營造和諧的教學氛圍。

四、服務于學生

學生是教學中的另一重要組成部分。教學工作中的大部分都是在為學生服務。每學期需要按照培養(yǎng)計劃為學生安排課程，并督促學生選課，為漏選的學生補選。開學初為補考學生安排考試，需要根據(jù)不同專業(yè)不影響正常上課的情況下考試，隨時解決學生任何關于教學方面的問題。如，為學籍異動的學生解決選課問題、盡量按照學生意愿安排實習學校等等。當遇到各種問題不僅僅是經(jīng)驗能解決的，更多的是需要教學秘書從大局出發(fā)，具備吃苦耐勞、甘于奉獻的精神。服務于學生重要在于根據(jù)當代大學生個性強及自我意識強的特點，使用更人性化的溝通協(xié)調方式， 針對學生不同的情況不同的問題進行積極正面的引導。高校的學生來自不同地域，性格及思想各方面都有差異，這就要求教學秘書對學生的各種咨詢要給予耐心的解答。多與學生交流，給予學生更多幫助。對待學生的困惑及問題要充分聽取學生的意見，并及時了解他們的學習及思想狀態(tài)，以便更好地幫助學生。但要注意，尊重學生的同時也要向學生傳遞正面積極的信息。如，學生逃課、考試作弊，必須及時向輔導員及院系領導反映情況，根據(jù)具體情況給予處理。教學秘書的服務功能還體現(xiàn)在將廣泛接觸學生，聽取他們對教師教學方法及授課形式的要求反饋給教師，使教師及時改變教學計劃及方法。只有這樣才能創(chuàng)造良好的學習環(huán)境，更好地促進教學活動的開展，使教學活動更和諧。

高校教學秘書是一個服務窗口，主要作用就是服務，為教學服務，為學院服務，為師生服務。這就要求教學秘書不斷加強各方面能力的鍛煉和培養(yǎng)。不僅要掌握足夠的專業(yè)知識，還要具備一定的協(xié)調能力，更要增強服務意識。全面提高自身的綜合素質，加強學習，不斷更新管理理念，更好地為教學服務。在教學管理中認識到自身的位置，在思想上樹立真正的服務意識以誠相待，展現(xiàn)出良好的素養(yǎng)、誠實的態(tài)度和干練的作風，為教學管理工作貢獻重要力量，成為保證學校教學質量的堅實力量，確保高校教學質量和管理水平的不斷提高。

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[3]陳麗.教學秘書的職能特征與能力培養(yǎng)[J].科技信息：學術研究，2007.

（作者單位 朱璇：長春師范大學 李曉琳：長春師范

大學文學院）

編輯 薄躍華