淺談檔案室的檔案保護工作

【摘 要】檔案室是單位檔案工作的主體，大部分檔案一般在本單位檔案室長年保存，如果保管不當，將會直接影響檔案的保管壽命，一旦查閱將無法進行，嚴重影響企業的技術管理。因此，做好檔案室的檔案保護工作，對于維護檔案的完整與安全，延長檔案的使用壽命具有十分重要的意義。

【關鍵詞】檔案保護；歸檔；日常利用

一、嚴控接收進庫的歸檔檔案質量

1.事前控制

要提高檔案室接收進庫的歸檔檔案質量，檔案人員須進行事前控制，提前介入，從源頭抓起。其一，要加強文件形成部門的檔案保護意識，建議其用紙質優良的無酸紙為書寫載體，并選擇無污損、字跡材料為耐久性的原件作為歸檔文件；其二，對需入庫的檔案質量要進行監督和檢查，避免不符合質量要求的檔案進入庫房；其三，要建立健全歸檔制度，對于應歸檔的文件材料，要保持其完整性，盡量避免后序的插卷補卷，以減輕檔案的機械磨損。

2.消毒殺蟲

在檔案入庫前進行消毒、除塵、殺蟲，是預防蟲害、霉菌污染的檔案進入庫房的有效防范措施。消毒殺蟲可以采用消毒柜消毒或是物理冷凍方法，檔案在消毒殺蟲后方能入庫上架，以便杜絕蟲害和霉菌對載體的侵襲。這樣，在保護了檔案安全的同時，也降低了檔案管理成本。當然，檔案室的日常清潔工作也尤為重要，可以杜絕霉菌和蟲害的產生。

3.技術處理

檔案制成材料的性質是決定檔案壽命的內因，決定了檔案制成材料在保存、使用過程中抵抗理化損害作用和保持原有理化性能的能力。由于檔案是人在社會活動中自然形成的，因此，有些是不符合歸檔要求的，需進行技術處理。例如，對于用鉛筆、圓珠筆等不耐久性的字跡材料形成的檔案，要進行復印后連同復印件一同歸檔；對于熱敏傳真紙的傳真文件，需以復印件歸檔；對字跡不清的文件要抄正注明；對已經破損的文件要進行裱糊。至于訂書釘、曲別針等易銹物應去除后方可歸檔。

二、做好檔案庫房的安全保護

1.配備保管措施

檔案壽命的長短與檔案收藏環境及保護條件有著極為密切的關系。盡管由于環境和人為的因素，隨著時間的推移，檔案總是朝著逐漸損毀的方向發展。但完備的保護設施特別是檔案庫房，卻能在延長檔案保管壽命的過程中起著重要作用，是保護檔案最重要的物質基礎。檔案庫房要盡可能獨立設置，對于條件確實不允許的，可用隔斷墻隔開來處理。檔案庫房要保證門窗堅固、密閉性能好，以防止高溫、高濕對庫房的侵入，有條件的可配備空調機、去濕機等硬件設備。對于磁性介質的檔案，要遠離磁場，單獨放置，有條件的單位應獨立設庫，購置防磁柜。

2.控制庫房溫、濕度

在影響檔案壽命的眾多因素中，溫度和濕度的作用是十分重要的。高溫、高濕的環境，特別適合霉菌和蟲害的生長繁殖，因此，控制庫房溫、濕度是防蟲防霉的有效措施。國家規定保存紙質檔案的標準溫度為14～24℃，相對濕度為45﹪～60﹪，只要將溫、濕度控制在適當范圍內，人為造成一個不適合霉菌和蟲害生長的環境，就可以起到保護檔案的效果。有條件的單位可以安裝溫、濕度自動控制系統來控制庫房的溫、濕度，而不具備這樣條件的，可以采用密閉和通風的辦法來調節庫內的溫、濕度。浙江是個高溫季節溫度高，年降雨量大，而且有潮濕的梅雨季節的地區，因此，密閉顯得尤為重要。庫房密閉的重點是門窗，窗戶最好設為雙層，如果門窗過大，縫隙過多，可以在邊沿嵌以絨布條、毛氈條，鐵門、鐵窗可以嵌橡皮條，為防止人員進出庫房時潮濕空氣的侵入，可以在門口增設門簾。對于一些很珍貴的檔案，可以在溫濕度適合的條件下，裝入密閉柜中，并用膠布嚴密地將縫隙封起來。通風則要以當時當地的風力、風向作為參考，有組織有計劃地進行。

3.防光、防有害生物

光線會使檔案發生氧化，因此，庫房應少窗，且要用質地厚密的窗簾遮擋，以防止強光射入。紫外線對檔案的破壞力很大，庫房和閱覽室的人工照明應接近天然光色溫，燈具應有防紫外線措施。對于不具備恒溫、恒濕條件的庫房，須按規定放置防霉防蟲藥，并定期更換。每年對庫內檔案進行一次檢查，發現被霉菌和蟲害侵襲的，要及時作滅菌殺蟲處理，以免對其它檔案造成影響。

三、注意檔案的日常利用

對于檔案室，檔案利用是一項常規工作。但一些利用者往往缺乏檔案保護意識和基本常識，使檔案遭到不同程度的損壞。為降低人為因素對檔案的損毀，我們可以采取下列措施來保障對檔案的安全保護：一是制定嚴格的規章制度，在利用者利用前進行明示，對造成損毀的按規定進行嚴肅處理；二是利用現代化設備，向利用者提供機檢、縮微或復制件利用；三是編制多種檢索工具，提高檔案的查找效率；四是加強編研工作，編輯大事記、專題性文件匯編、基礎數字匯集等編研材料，以備查用。

檔案室的檔案保護工作是一項細致而又艱巨的任務，檔案人員應加強責任心，并因地制宜，采取一切可以使用并行之有效的辦法，使檔案得到妥善的保護。

檔案工作是一項橫貫百業的重要的基礎工作。新的時代賦予檔案工作新的發展機遇，新的發展空間，同時也向檔案工作揭示了新的發展課題，提出了新的發展要求。檔案工作只有惟新是圖，奮發有為，才能不辱使命，建功立業，為全面實現小康社會的奮斗目標發揮應有的作用。