淺析高校檔案管理工作現狀

摘 要：該文對高校檔案管理工作現狀做了簡要分析，指出尚存在的問題，并針對這些問題，提出一些切實可行的解決對策。

關鍵詞：高校 檔案管理 服務

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）05（b）-0184-02

高校檔案是高校在教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中形成的，歸檔保存備查的文字、圖表、聲像等各種形式的、歷史的原始記錄。高校檔案管理工作是高校事業發展的重要組成部分。胡錦濤同志曾在接見全國檔案工作暨表彰會議代表時指出：“檔案事業是黨和國家發展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業。”隨著《中華人民共和國檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》、《高等學校檔案管理辦法》等法律、法規的制定與施行以及科技的發展，高校檔案管理工作得到了快速發展，越來越趨向于規范化、電子化、信息化。然而，在高校檔案管理工作快速發展的過程中，由于種種原因，還存在著一些問題。下面針對這些問題及解決對策做簡要分析。

1 在思想上，對檔案管理工作重視不足

高校檔案可以為領導決策、教學科研、咨詢查證等提供服務。然而，一些高校的領導人員和工作人員的檔案意識卻相對薄弱，對檔案在高校中的功能和作用認識不足，從而對檔案管理工作重視不足，無法給予檔案工作相對應的領導管理和組織實施。一些高校盡管建立了規范的檔案館，硬件設施很好，但是由于缺乏重視，沒有行之有效、與之適應的組織管理，反而形成了嚴重的資源浪費。一些高校，在“重存、重保、輕用”等固化思想下，人為削弱了檔案管理的功能作用。還有一些人員，認識不到檔案管理的重要性，往往是在需要的時候才意識到檔案管理的重要。因此從思想上對檔案管理工作予以足夠的重視，是十分必要的。

檔案工作首先要得到高校領導的高度重視，把檔案工作列入學校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》的學習與宣傳活動，樹立“依法治檔、依法管檔、依法用檔”的檔案意識。只有得到高校領導的足夠重視，上行下效，才有可能激發高校各部門及教職工的主觀能動性，強化其“既是檔案的制造者，又是檔案保護者”的責任意識，才有可能形成人人懂檔案、知檔案、愛檔案、存檔案、用檔案的良好氛圍。

解放思想，更新觀念，與時俱進，充分認識新形勢對檔案工作的新要求，積極探索檔案開發利用的新思路、新方法，主動樹立檔案服務意識，努力為高校科學決策服務，為廣大師生員工服務，為社會各界服務，這是當前每個檔案工作者努力的方向。

2 在制度上，有待進一步規范化，標準化

雖然國家已經出臺相應的政策和各項法律、法規，對高校檔案管理進行制度化、規范化和標準化。但是，目前仍有一些高校因為各種原因，檔案管理工作沒有進入法制管理和科學管理的軌道，存在一些問題。有的高校，在檔案管理制度上存在漏洞，沒有完備健全的檔案工作管理機制和規章制度，檔案館缺少安全設施，檔案管理人員素質參差不齊，專業性差，對文件材料的收集、分類、編目、裝訂、裝盒等復雜、繁瑣的工作流程不能完全勝任，進而出現文件分類不正確、編目不規范、裝訂不整齊等問題，無法滿足信息化和現代化的工作要求。而且，管理人員的隊伍還很不穩定，專兼職混雜，管理水平和業務水平均有待提高。

因此，針對以上一系列問題，高校檔案管理工作需要大力推進規范化、標準化。高校應根據自身條件建立更為有針對性的、切合實際的檔案管理機制和規章制度，建立一支觀念新、結構優、技能高的檔案管理隊伍，切實可行地加強檔案基礎建設和信息化建設，提高檔案管理的服務水平。檔案管理部門應加強對各門類應歸檔文件材料的管理能力，確保歸檔文件準確、完整、整理規范，檔案利用便捷。依法按期移交符合進館標準的檔案，具備條件的要做到電子目錄、全文數據與紙質檔案全部進館。在此基礎上，校方逐步引導建立高校檔案管理中心，完善高校檔案工作管理體制。

3 在具體工作中，如何充分發揮高校檔案的各項服務功能，合理利用資源，是一個亟需解決的問題

首先，在基礎材料方面，由于人為因素導致檔案材料收集不及時、不完整，造成材料缺失，且無法彌補。有在整理過程中，原始材料不規范，整理標準不統一，經重復整理的檔案破壞嚴重等問題，均在源頭上大大降低了檔案的資源利用價值。因此，有針對性地組織加強專業檔案的收集和信息匯總編研工作就顯得十分必要。如在工作中制定實施細則并嚴格按照規章制度辦事，管理人員積極主動有計劃地及時收集本校重大活動照片、聲像、實物、電子檔案等材料，與材料形成部門之間形成動態聯系，定期和不定期地及時全面地收集和補充原始材料。并在充分了解館藏和服務對象需求的基礎上，通過縱向橫向分析比較、專題跟蹤服務等方式進行匯總編研。總之，根據高校自身實際情況，采取行之有效的各項措施，在源頭上減少檔案資源浪費，是充分發揮高校檔案服務功能的前提要務。

其次，在檔案管理隊伍方面，檔案管理人員的素質直接決定著檔案管理工作的成效。因此，高校應針對現有檔案管理人員的類型和工作特點，對其進行業務培訓，并且不斷提高培訓質量，提升現有檔案管理人員的文化和專業程度，切實加強檔案管理人員的專業理論和解決實際問題的能力，努力造就一支業務精、作風正、工作實、紀律嚴的多層次復合型專業人才隊伍，為檔案管理的規范化、電子化、信息化提供保障。

最后，在檔案管理的手段方面，要以規范的檔案管理制度為基礎，使用各種先進手段，達到服務高校、服務大眾、服務社會的最終目的。

目前，隨著高校檔案管理工作各項事業的發展，其電子信息化要求也越來越迫切。如何在實際工作中運用現代化技術提高檔案信息的網絡化、電子化；建立檔案管理的集成化、信息化；實現檔案辦公的自動化、現代化，是當前形勢下對高校檔案管理提出的新要求。

有效運用計算機技術、網絡技術、音像技術、縮微技術、光盤技術等不僅可以提高高校檔案管理效率，降低管理成本，增強管理功能，而且還可以將傳統的以紙質檔案為特征的管理模式轉化為現代的以網絡化、電子化為特征的新型管理模式。同時，檔案管理機構還可以運用多種新型技術，在檔案的收集整理過程中充分整合原始資料，使其集成化；在檔案的使用過程中，與高校檔案資源服務對象之間建立信息溝通，主動服務于各方，轉變“藏而不用，用而無效”的局面，增強其服務功能，最終在整個檔案管理工作過程中實現自動化、現代化，大大降低檔案管理的勞動強度；在實際工作中，可以建立檔案數據庫，收集初始電子文件，如機關職能部門產生的文件、章程、規定，教學單位在教學活動中形成的教學計劃、課程設計、生產實習記錄、畢業設計，科研工作中產生的項目申請、研究報告和成果，財務部門的賬冊、單據、報表等，之后對這些原始的電子文件進行加工歸檔入庫，形成系統性、可利用性高的檔案資源，然后就可以進行檔案開發利用、檢索傳遞、咨詢等服務。在具體使用過程中，可以使用條形碼自動識別技術建立標準化檔案識別目錄，利用音像、縮微、光盤等技術建立易于存儲傳遞的電子檔案庫，并配以相應的保護措施，如指紋技術、電子印章、簽名等，保證相關檔案的機密性。

總之，雖然高校檔案管理工作尚存在著一些問題，但是隨著重視程度的提高和服務功能的改進，其管理水平也得到了顯著提高。相信伴隨著科技進步與時代的要求，我們會不斷地發現問題，解決問題，與時俱進，更好的發揮高校檔案的服務功能。

參考文獻

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