淺談高校二級學(xué)院辦公室工作之提高

【摘 要】本文通過對高校二級學(xué)院辦公室管理工作職責(zé)和目標(biāo)定位的分析，分析了要通過建立規(guī)范的制度、提高人員素質(zhì)以及樹立全新的理念等方式，來提高二級學(xué)院辦公室的工作效率和服務(wù)效能。

【關(guān)鍵詞】高校 二級學(xué)院 辦公室工作 提高

高校二級學(xué)院辦公室是為院領(lǐng)導(dǎo)決策和實施決策服務(wù)的綜合性管理機構(gòu)，處于溝通上下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)全院工作的中心位置。其工作涉及行政管理、教學(xué)管理、科研管理、學(xué)生管理、人事勞資管理、公務(wù)接待等方面，學(xué)校的各項教學(xué)管理工作，都需要其承接轉(zhuǎn)達(dá)和落實。這就決定了二級學(xué)院辦公室是學(xué)校管理的中間樞紐，這種樞紐作用決定了其工作的重要性和繁瑣性。如何提高二級學(xué)院辦公室工作水平也成為了當(dāng)今高校的一項重要課題。要做好二級學(xué)院辦公室工作就必須實事求是地分析二級學(xué)院的特點，積極探索新途徑、新方法。筆者認(rèn)為，應(yīng)注意以下幾個方面：

一、明確工作職責(zé)，確立工作目標(biāo)

做好辦公室工作的基礎(chǔ)是準(zhǔn)確把握辦公室的工作定位。作為高校管理的基層部門首先應(yīng)當(dāng)明確二級學(xué)院辦公室的具體業(yè)務(wù)內(nèi)容，明確指定各辦公室人員的職責(zé)，科學(xué)制訂工作計劃，形成辦公室管理目標(biāo)體系。高校二級學(xué)院辦公室作為學(xué)校聯(lián)系基層的樞紐，第一，要做好上傳下達(dá)，做到政策貫徹不走樣，信息反饋不跑調(diào)。第二，要做好院領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，擔(dān)任院領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的人員大多是學(xué)校的主要學(xué)術(shù)帶頭人，他們不但要做學(xué)術(shù)研究、出席各種學(xué)術(shù)會議，承擔(dān)教學(xué)任務(wù)，還要負(fù)責(zé)院系行政領(lǐng)導(dǎo)工作，其工作任務(wù)的繁重可想而知。辦公室應(yīng)當(dāng)做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供盡可能的便利。第三，要處理好日常事務(wù)，做好服務(wù)，為教師和學(xué)生服務(wù)。對教師、學(xué)生提出的一些有關(guān)切身利益的事情應(yīng)妥善解決，要辦得好、辦得快。這對提高全院的教學(xué)水平、科研水平具有重要意義。

二、確立規(guī)范化的辦公室管理制度

辦公室工作繁雜瑣碎，常規(guī)工作面廣量大。而且突發(fā)性、臨時性工作相當(dāng)多。一些學(xué)院辦公室在規(guī)范化建設(shè)上還比較欠缺，工作無序、隨意性的現(xiàn)象并不少見，而解決這一問題的關(guān)鍵是規(guī)章制度的建立和執(zhí)行。沒有規(guī)矩，不成方圓。只有做到制度完善、責(zé)任明確、程序合理，才能使工作都有章可循、銜接有序，從而保證辦公室工作高效運轉(zhuǎn)。當(dāng)然，辦公室需要對各項規(guī)章制度不斷進(jìn)行修訂和完善。

辦公室日常工作在按照制度執(zhí)行的基礎(chǔ)上，還要規(guī)范化運行，它不僅是提高工作效率的重要途徑，也是保持辦公室工作連續(xù)性的重要措施。工作規(guī)范化、制度化也并不排除工作的靈活性，有時工作人員要能創(chuàng)造性地工作，保證辦公室職能的正常、合理、有序運作，提高辦公室工作效率與服務(wù)質(zhì)量。這樣，用規(guī)章制度引導(dǎo)各項工作在規(guī)范化的軌道上流暢運轉(zhuǎn)，既可大大提高辦公室的整體運行效率，也可有效避免閑時無所事事、忙時手忙腳亂的現(xiàn)象。

三、提高辦公室人員綜合素質(zhì)

辦公室涉及的業(yè)務(wù)知識廣，工作范圍寬，主要包括科研、教學(xué)、管理、后勤、會議安排、公務(wù)接待等。因此，辦公室人員在專業(yè)上要有一定的深度，在知識面上有一定的廣度，要逐步由專業(yè)性人才向綜合性人才轉(zhuǎn)變，形成一專多能，從而提高辦公室的服務(wù)質(zhì)量和工作績效。要通過崗前培訓(xùn)和在崗培訓(xùn)等，加強理論修養(yǎng)，提高各方面素質(zhì)，拓寬知識面，不斷加強辦公室行政人員整體素質(zhì)。由于二級學(xué)院辦公室人手少、工作多，要做好學(xué)院辦公室工作，還需要加強團隊協(xié)作，充分發(fā)揮出整體效能。

隨著社會的高速發(fā)展和生活辦公方式的不斷改變，辦公室人員也要不斷更新知識，掌握現(xiàn)代化管理方法和手段，全面提高文字應(yīng)用能力、組織協(xié)調(diào)能力、綜合分析能力、現(xiàn)代通信聯(lián)絡(luò)能力等，以適應(yīng)不斷變化發(fā)展的辦公室管理要求，從而提高辦公室的服務(wù)質(zhì)量和工作效率。

四、確立全新的辦公室工作理念

要樹立全新的服務(wù)理念，服務(wù)工作做得好不好，能不能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、同事滿意、師生滿意，是衡量辦公室工作好壞的根本標(biāo)準(zhǔn)。這就要求辦公室求真務(wù)實，不斷拓寬服務(wù)層面，提高服務(wù)水平。要由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，辦公室工作有一定的被動性，雖然辦公室的日常工作從某種意義上來說處于奉命行事、較為被動的狀態(tài)，但是也要發(fā)揮主動性、超前性和預(yù)見性，化被動為主動。對周期性工作，要事先做好計劃安排；對突發(fā)性工作，要思考在前，盡量做到有預(yù)見和準(zhǔn)備。在日常工作中，要主動收集領(lǐng)導(dǎo)工作所需的材料，提出可行性方案，以便領(lǐng)導(dǎo)快速做出決策。對學(xué)校的各項工作，不等領(lǐng)導(dǎo)催辦，就能主動督辦、主動反饋、主動落實，妥善處理各種工作關(guān)系和公共關(guān)系，上情下達(dá)、下情上報。對待前來辦事的同事要待人以誠，及時、高效處理事務(wù)。

要有全面協(xié)調(diào)理念。二級學(xué)院辦公室既是綜合辦事機構(gòu)，又是重要的協(xié)調(diào)部門。協(xié)調(diào)是辦公室的基本職能之一，辦公室要協(xié)調(diào)好辦公室與學(xué)院其他部門和老師之間的關(guān)系，對工作合理安排，力求各項工作有條不紊。同時，還要積極主動地發(fā)揮好辦公室與學(xué)校的溝通功能，通過各種途徑和方法，加強與學(xué)校上級各部門的聯(lián)系，在按照規(guī)章制度辦事的過程中，充分爭取學(xué)校對學(xué)院工作的支持，確保各項工作能及時、高效落到實處。加強與學(xué)院老師之間的溝通，能讓學(xué)院各種決議、指示和意見能及時、準(zhǔn)確、高效地執(zhí)行。

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