企業檔案信息化建設的思考

摘要：在大力實施信息化建設的今天，加快檔案信息化建設步伐是企業檔案工作發展的方向。我們要積極探索適合企業特點的企業檔案管理方法和實施策略，使企業檔案工作實現可持續發展，更好地為企業的生產、管理服務。

關鍵詞：企業檔案；信息化；實施策略

中圖分類號：G252 文獻標識碼：A 文章編號：1009-2374（2013）18-0142-02

1 信息化建設是檔案事業發展的必然趨勢

企業檔案信息化建設就是要利用計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術等，將分散于不同載體、不同地方的檔案信息以數字化的形式表達、存貯，通過網絡化相互連接，實現檔案信息資源的數字化、標準化、系統化、網絡化。企業檔案信息系統覆蓋了企業信息流管理的全部范圍，涉及企業中所有重要的具有保存和利用價值的信息。檔案部門作為企業信息收集、整理、保管和傳遞的中心，必須抓住信息時代的機遇，在企業信息系統的管理中發揮主導作用，將檔案部門建設成真正意義上的信息資源中心。

2 檔案信息化的優越性

2.1 提高工作效率

檔案信息化能充分發揮信息網絡傳輸速度快、信息量大的優勢，使文件材料能及時歸檔，并盡快提供利用。信息化后的檔案信息超越了時空界限，系統中的電子文件能迅速、準確地反映其當前流轉狀態，可更高效地服務于企業生產的全過程。

2.2 提高經濟效益

載體性質和傳遞方式的變化，使檔案信息資源實現了高度共享。對傳統管理模式下紙質文件材料歸檔多份的單位，可減少歸檔份數，有效節省檔案裝具和存放空間，避免多份印制造成的紙張和人員的浪費，節約人力、財力和物力，提高經濟效益。

2.3 促進企業快速發展

通過信息化建設形成的豐富電子信息資源，促進了信息資源的流通、利用和共享，查閱利用起來極為方便、迅速。企業以低信息成本實現檔案資源共享，有效降低信息化企業生產成本，提高企業核心競爭力，促進企業快速發展。

2.4 促進組織結構和業務流程優化

檔案信息采用電子文件管理，根據業務流程，以不同管理層次的權限對信息予以支持，加強了決策層與執行層的直接溝通，通過對等的信息傳遞協調企業內各相關部門之間的活動，促進了相互間知識和經驗的交流。實現動態管理，使信息溝通暢通及時，發揮了流程化管理的最佳效率。

3 有效推進信息化建設的策略

要加速推進檔案信息化建設進程，充分發揮信息化管理優勢，必須采取有效措施積極應對檔案事業發展中不斷出現的問題。

3.1 科學規劃，分步推進

企業檔案信息化總體規劃的制定，必須服從企業發展戰略，通過深入調研企業自身特點和發展目標對信息需求，對不同時期的檔案加以分析，制定出符合企業自身實際又切實可行的檔案信息化長遠規劃和近期計劃。采取漸進的方法，分步實施，持續發展。

3.2 建立健全規章制度，積極推進標準化、規范化建設

管理要創新，必須要有健全、完善的工作機制，以促進檔案工作的制度化、程序化和規范化。要在實踐中，通過不斷的豐富和完善，形成一套職責明確、程序嚴謹、運轉靈活、系統完整的工作程序，減少檔案管理中非信息因素的變化引起信息傳遞障礙，加快企業檔案信息化建設的進程和質量。

3.3 正確處理高效利用和安全保管的關系

信息系統深入、廣泛的應用，形成的質優量大的檔案信息能提供多方位、多角度、系統、快捷、準確的用服務，滿足各類利用需求。必須樹立大安全觀念，通過對信息本身與信息工作人員兩個方面實施管理，確保突顯出來的檔案信息安全。

檔案信息安全包括檔案實體安全和電子信息安全兩部分。傳統的檔案實體安全可通過加強檔案實體流動過程的監控管理予以保證。要保證電子信息的安全，必須針對電子信息的特點和不安全因素，建立信息安全機制，通過加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，使系統及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。

檔案信息人員涵蓋各個環節，每一位接觸檔案信息的人員，包括信息產生者、利用者與檔案人員。在信息時代，檔案信息人員所接觸到的信息較之以往任何時候都更加頻繁和密集，其中不乏企業的核心數據信息。必須建立嚴格的規章制度，確保涉密檔案信息數據不超出限定知悉范圍；強化保密教育，建設一支高度自覺、遵紀守法的信息工作人員隊伍。

3.4 加強高素質人才隊伍建設

3.4.1 強化信息意識。檔案人員必須強化檔案信息意識，找準檔案工作為企業服務的切入點，有針對性地策劃、設計出不同層次的信息服務內容、范圍和形式，做到把正確的信息在正確的時間以正確的方式傳遞給正確的對象。

3.4.2 強化服務意識。檔案管理人員應牢固樹立主動服務、及時服務、超前服務、跟蹤服務、全方位服務的意識，要由“你來我查，你問我答”、“重藏輕用”的被動服務轉變為“主動介入，積極服務”的主動服務。

3.4.3 強化責任意識。檔案人員要加強責任意識，正確把握檔案總攬全局、全面指導和重點突破的關系，因地制宜、各有側重地開展形式多樣的服務工作。

3.4.4 加強培訓。堅持把培養高素質管理人員作為檔案信息化建設的一項長遠目標。每年都應有培訓計劃，對新老檔案管理人員各有側重地進行培訓。

4 優化外部條件

企業檔案工作起作用的因素是多方面的，但關鍵是各級領導的重視和支持。目前不少企業管理者對檔案工作產生的隱性價值沒有足夠的認識，在檔案管理工作的領導方面缺乏主動性和自覺性。檔案人員要多與領導交流，要爭取上級檔案部門的指導幫助，利用落實上級文件精神和檢查整改的契機，加大宣傳力度，積極爭取企業領導的重視和支持。只有得到領導的重視和支持，才能改變 “說起來重要，干起來次要，忙起來不要”的現狀；只有得到領導的重視和支持，才能使企業檔案工作在組織機構、人員配備、硬件購置、檔案用房等方面得到保障。

信息化時代帶給檔案人員太多的機遇。我們應正確把握繼承傳統與發展創新的關系，正確處理循序漸進與整體提升的關系，積極探索適合企業特點的檔案管理方法和實施策略，在工作中更好地體現時代性，把握規律性，富于創造性，使檔案工作真正做到全面、協調、可持續發展。

參考文獻

[1] 楊艷.現代檔案管理基礎[M].北京：機械工業出版社.

[2] 李新利.中美企業檔案工作比較[M].

作者簡介：王揚華，女，中鐵第四勘察設計院集團有限公司檔案館負責人，工程師，研究方向：企業檔案管理。