淺析會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的高校財(cái)務(wù)檔案管理

摘 要：會(huì)計(jì)電算化給高校財(cái)務(wù)工作及財(cái)務(wù)檔案管理工作帶來(lái)了新的變革，加強(qiáng)財(cái)務(wù)電子檔案管理是適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化環(huán)境的需要，應(yīng)在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下做好高校財(cái)務(wù)檔案工作，更好地為高校管理和發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；財(cái)務(wù)檔案；管理；高校

中圖分類號(hào)：F232 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-7712 （2013） 18-0000-01

一、會(huì)計(jì)電算化給高校財(cái)務(wù)工作帶來(lái)的變革

（一）數(shù)據(jù)處理方式的變革

在手工會(huì)計(jì)條件下，會(huì)計(jì)分錄填制、科目匯總表、資產(chǎn)負(fù)債表、借貸試算平衡以及相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表的分析需花費(fèi)大量人力，容易造成計(jì)算錯(cuò)誤。在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，借助財(cái)務(wù)軟件，只需錄入原始數(shù)據(jù)就可以由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成上述工作，并根據(jù)需要生成會(huì)計(jì)報(bào)表，這大大節(jié)省了人力，也防止了計(jì)算錯(cuò)誤的發(fā)生。

（二）數(shù)據(jù)記錄和存儲(chǔ)方式的變革

手工會(huì)計(jì)環(huán)境下，財(cái)務(wù)人員采取手工方式記錄財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，可能會(huì)發(fā)生多次重復(fù)記錄或記錄錯(cuò)誤的現(xiàn)象。同時(shí)，紙質(zhì)檔案的保存需要專門(mén)的庫(kù)房，必須采取防潮、防火、防盜等措施。在電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下，數(shù)據(jù)通過(guò)磁盤(pán)、光盤(pán)等磁性介質(zhì)保存，所需內(nèi)存小，數(shù)據(jù)存取方便，能避免手工操作中出現(xiàn)的差錯(cuò)。由于磁性介質(zhì)具有易損性，因而要多個(gè)備份多處存放。另外，磁性介質(zhì)的保存要防止人為損壞、防止黑客攻擊、防止磁化。

二、會(huì)計(jì)電算化給高校財(cái)務(wù)檔案管理帶來(lái)的變革

（一）財(cái)務(wù)檔案存儲(chǔ)的范圍擴(kuò)大

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)環(huán)境下，采用紙質(zhì)介質(zhì)保管會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等財(cái)務(wù)資料。在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，按照電算會(huì)計(jì)規(guī)則錄入數(shù)據(jù)，利用財(cái)務(wù)軟件通過(guò)電腦系統(tǒng)產(chǎn)生會(huì)計(jì)電子憑證、電子賬簿和電子報(bào)表等財(cái)務(wù)電子檔案資料。傳統(tǒng)的紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案與電算化會(huì)計(jì)憑證一并保管，財(cái)務(wù)檔案存儲(chǔ)的范圍擴(kuò)大。

（二）對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性增強(qiáng)

在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，財(cái)務(wù)檔案的主要存儲(chǔ)載體為磁性介質(zhì)，磁性介質(zhì)體積小、質(zhì)量輕、儲(chǔ)存內(nèi)容多。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案相比，電子財(cái)務(wù)檔案的生成、存儲(chǔ)和保管需要借助電腦系統(tǒng)和財(cái)務(wù)軟件，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的查閱還需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，按照不同的權(quán)限，輸入用戶名稱和權(quán)限口令才能查看。

（三）財(cái)務(wù)檔案的整合性能提升

在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，財(cái)務(wù)電子檔案產(chǎn)生的錯(cuò)誤容易得到改正。通過(guò)計(jì)算機(jī)平臺(tái)，利用財(cái)務(wù)軟件就可以對(duì)錯(cuò)誤的文字、數(shù)據(jù)、圖表等進(jìn)行修正，并且不會(huì)產(chǎn)生明顯的痕跡。檔案資源的無(wú)紙化查閱和利用方式，不僅方便快捷，還能避免由于翻閱頻繁而造成原始檔案的磨損，便于專業(yè)管理，有利于檔案資源的優(yōu)化和統(tǒng)一整合。

（四）財(cái)務(wù)檔案的共享力度加大

在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，通過(guò)內(nèi)部局域網(wǎng)可以隨時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行查閱。利用網(wǎng)絡(luò)傳輸功能，使電子財(cái)務(wù)檔案信息資源上網(wǎng)，不僅能滿足數(shù)據(jù)報(bào)表制作、統(tǒng)計(jì)分析、資源交換的需要，同時(shí)也能方便用戶查閱和利用，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案信息資源共享。

（五）對(duì)檔案管理人員的要求更高

在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，財(cái)務(wù)檔案管理人員不僅要具備傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)能力，掌握管理學(xué)、檔案學(xué)、會(huì)計(jì)學(xué)等多門(mén)學(xué)科知識(shí)，還必須具備會(huì)計(jì)電子檔案管理的業(yè)務(wù)水平，掌握電算化基礎(chǔ)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、信息系統(tǒng)等方面的知識(shí)。同時(shí)還要具備崇高的道德品質(zhì)和良好的服務(wù)意識(shí)，真正成為能勝任財(cái)務(wù)檔案管理的復(fù)合型人才。

三、做好會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的高校財(cái)務(wù)檔案工作

（一）加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)不可缺少的前提條件和基本保證。要加大硬件投入，設(shè)立財(cái)務(wù)檔案庫(kù)房，配備專門(mén)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等，對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行多個(gè)備份并分離存放。完善財(cái)務(wù)電子檔案的保護(hù)措施，應(yīng)用數(shù)字簽名、數(shù)字水印和數(shù)據(jù)加密軟件技術(shù)對(duì)財(cái)務(wù)電子檔案原件進(jìn)行保護(hù)。提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存貯方式的標(biāo)準(zhǔn)性和兼容性，滿足系統(tǒng)升級(jí)、換代、聯(lián)網(wǎng)的要求。

（二）做好財(cái)務(wù)電子檔案的收集工作

財(cái)務(wù)電子檔案的收集是指在一定時(shí)期內(nèi)，把存儲(chǔ)在電腦系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)拷貝到磁性介質(zhì)上，從而形成獨(dú)立于原電腦系統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案。管理人員應(yīng)保管好財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件，以防電腦系統(tǒng)崩潰造成的損失。除了備份之外，還應(yīng)記錄電腦硬件系統(tǒng)的型號(hào)和配件、外部設(shè)備的配套類型等，記錄網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)類型，記錄財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào)、編程語(yǔ)言等相關(guān)信息。

（三）做好財(cái)務(wù)電子檔案的保管工作

磁性介質(zhì)具有物理易損性，財(cái)務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)采取“雙備份”法存放在不同地點(diǎn)，在每份上貼好保護(hù)字樣，并注明檔案的存儲(chǔ)內(nèi)容、形成時(shí)間、操作員姓名，注意防火、防潮、防塵。還應(yīng)對(duì)磁性介質(zhì)檔案定期檢查和復(fù)制，防止因磁性介質(zhì)的損壞而丟失電子數(shù)據(jù)。打印輸出的憑證、報(bào)表、賬冊(cè)等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，必須經(jīng)過(guò)制單、記賬、審核、簽章后才能存檔保管。同時(shí)，要不斷提升殺毒軟件的病毒清除能力，以防病毒侵蝕造成財(cái)務(wù)資料的丟失。

（四）做好財(cái)務(wù)電子檔案的整理和服務(wù)工作

對(duì)財(cái)務(wù)電子檔案進(jìn)行整理，通過(guò)對(duì)高校歷年財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析，得出學(xué)校過(guò)去和現(xiàn)在的財(cái)務(wù)狀況、預(yù)測(cè)將來(lái)的財(cái)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)，從而制定出適合自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的規(guī)劃。還可以利用財(cái)務(wù)電子數(shù)據(jù)建立一套比較完善的決策支持系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)電子檔案的再利用，盡可能發(fā)揮其服務(wù)功能。

（五）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

財(cái)務(wù)檔案管理集檔案、財(cái)務(wù)、信息技術(shù)為一體，管理人員的素質(zhì)決定財(cái)務(wù)檔案管理的水平，為此必須建設(shè)一支高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍。財(cái)務(wù)部門(mén)要補(bǔ)充計(jì)算機(jī)信息技術(shù)方面的人才，滿足信息化建設(shè)工作的需要。對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理在職人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平。應(yīng)培養(yǎng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的事業(yè)心與責(zé)任感，發(fā)揮其對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作的積極性。

參考文獻(xiàn)：

[1]張惠霞.探析會(huì)計(jì)電算化條件下的企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理[J].財(cái)會(huì)研究，2012（20）：51-53.

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[作者簡(jiǎn)介]李月梅（1969-），女，湖南婁底職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)處工作。