淺談電子檔案的安全與管理

摘 要：隨著我校辦公自動化系統的建設和不斷發展，電子檔案的安全與管理逐漸成為我校檔案工作最關注的內容。檔案部門作為電子檔案安全與管理的主要履行部門，承擔著確保電子檔案真實、安全和完整的職責。然而，當前電子檔案的安全出現了一些問題，需要采取相關措施管理電子檔案安全。本文通過對電子檔案安全管理的現狀進行具體分析，并根據這些問題提出了相應的管理措施。

關鍵詞：電子檔案；安全；管理；淺談

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 18-0000-01

一、前言

隨著我國科學技術和信息時代的不斷發展，人們對文件信息的網絡歸檔工作也投入了越來越多的關注。許多文件都開始以電子檔案的形式借由計算機網絡展現在各部門工作人員面前。電子檔案的安全與管理已成為學校各部門的新工作和新任務。電子檔案的安全與管理與傳統紙質檔案的管理有很大的區別，而且其安全管理工作和程序還不完善，需要采取科學合理的措施加強電子檔案的管理隊伍建設，從而確保電子檔案的作用能得到充分發揮，促使學校的檔案信息能有效地儲存起來。

二、電子檔案安全管理的現狀

（一）電子檔案安全管理的規章制度還不健全

電子檔案的安全管理必須嚴格按照國家和地方的具體要求進行。當前，許多學校電子檔案安全管理的規章制度還不健全，且內設機構眾多，出現了電子檔案產生無依據、歸檔不明確和儲存不安全等問題。不規范的電子檔案歸檔程序無法體現出電子檔案安全管理工作的技術性與特殊性，造成了許多重要的電子檔案存放無章、管理無序的情況，嚴重影響了電子檔案的質量[1]。不但如此，不及時歸檔和管理電子文件，會使許多電子文件被遺失，從而給電子檔案安全管理工作帶來損失。

（二）電子檔案安全管理的專業人員參差不齊

電子檔案安全管理工作需要高素質的專業人員作為技術支撐，從而確保電子檔案安全管理的水平。而許多學校并沒有設立電子檔案管理機構，還有許多管理人員缺乏專業的電子檔案管理技能，或對計算機操作并不熟練，既沒有接受過專業的技能培訓，也沒有主動更新自己的專業知識和技能，造成電子檔案安全管理工作的被動局限性，嚴重阻礙電子檔案的安全管理工作正常運行。

（三）電子檔案信息安全的保密工作還不完善

電子檔案信息作為學校安全管理的重要性文件，必須做好一定的安全保密工作。然而，當前學校的電子檔案信息的存放位置不固定，存放的載體也可互換，對所有對象都開放使用，且電子檔案信息的內容還可以隨意被分解，不僅導致電子檔案信息與儲存載體之間的嚴重分離，而且還產生了電子檔案信息被隨意修改和竊取的問題，給電子檔案的安全管理工作帶來極大挑戰。此外，由于許多學校的電子檔案信息安全保密工作還不完善，導致電子檔案信息的使用對象對電子檔案的儲存位置漠不關心，給電子檔案信息的完整性、真實性和可靠性特征造成威脅。不但如此，計算機互聯網絡的開放性特征給電腦黑客與電腦病毒提供了威脅電子檔案存儲載體的機會，若電子檔案的存儲載體受到電腦黑客的侵入或病毒的感染，會導致電子檔案信息的數據無法讀取或遺失，甚至會使整個電子檔案信息系統處于癱瘓狀態，不利于電子檔案安全管理工作的正常開展。

三、電子檔案的安全管理措施

（一）建立健全電子檔案安全管理規章制度

針對電子檔案安全管理的規章制度還不健全這個現狀，必須采取相關措施健全電子檔案安全管理的規章制度。結合本校的電子檔案管理情況，根據國家的相關要求，制定科學合理的電子檔案安全管理制度與規范措施[2]。通過規范電子檔案的收集和整理程序，實施統一保管和統計電子檔案信息的方法，并以表格規范電子檔案的信息內容，確保電子檔案安全管理工作在相關規章制度的指引下開展，從而使電子檔案管理工作更加制度化、規范化和專業化。

（二）提升電子檔案安全管理人員專業素質

電子檔案安全管理人員的專業素質是電子檔案管理工作有效開展的決定性因素，因此必須提升電子檔案管理人員的專業素質。第一，提高領導對電子檔案安全管理的認識和重視度。學校電子檔案的管理部門應該鼓勵管理人員進行管理工作的經驗交流，通過不斷建立健全相關管理制度，促進電子檔案管理人員的工作積極性和對管理工作的認識。第二，給電子檔案管理人員提供培訓的機會，鼓勵電子檔案管理人員多多學習檔案學、檔案管理學及相關的專業知識，培養電子檔案管理的復合型人才，為學校電子檔案管理工作提供人才保障。

（三）落實完善電子檔案信息安全保密工作

由于電子檔案信息的安全保密工作對電子檔案管理具有非常重要的作用，然而當前電子檔案信息安全的保密工作出現了不完善的現狀，因此必須落實和完善信息安全保密工作。電子檔案的信息安全指電子檔案信息產生、信息處理、信息儲存、信息傳輸和信息利用、信息銷毀等程序中的安全[3]。因此，應該擇優選擇高質量和高性能的信息儲存載體，并為電子檔案信息安全保密提供優良的儲存環境，防止電子檔案信息受到有害氣體與強光的侵害，從而確保電子檔案信息的安全。此外，電子檔案的安全管理系統也是保障電子檔案信息安全的重要手段，能有效提升電子檔案信息的使用壽命和利用率，是電子檔案的安全管理工作順利開展的技術保障。

四、結束語

電子檔案的安全與管理工作是一項長期且復雜的工程，為了確保電子檔案的安全與管理工作能有序開展，要求學校各部門建立健全電子檔案安全管理規章制度、提升電子檔案安全管理人員專業素質，以及落實完善電子檔案信息安全保密工作，確保電子檔案的安全與管理工作能在學校發展過程中發揮更大的功效。

參考文獻：

[1]黃麗娟.談電子檔案的利用管理及安全保障[J].城市建設理論研究（電子版），2013，30（30）：234-239.

[2]韓寶霞.試論電子檔案的管理安全與利用[J].辦公室業務，2012，22（22）：149-150.

[3]羅芳，謝鈺榮.電子檔案安全管理措施的研究[J].蘭臺世界，2013，14（14）：76-77.