信息化環境下對《會計基礎工作規范》的思考與建議

隨著信息技術的飛速發展和計算機的普及，信息化已經成為會計工作所不可缺少的必備工具。但隨著會計信息化工作的進一步深入，1996年財政部制定的《會計基礎工作規范》開始顯現出落伍于當前信息化時代的跡象。

1996年計算機在很多的單位仍然是奢侈品，許多地方還在實行傳統的手工會計，會計工作還只處在會計核算上，并沒有真正把會計工作提升到一個管理階段。所以在這個階段制定的《會計基礎工作規范》并沒有考慮太多的信息化條件下的基礎工作規范。而在信息化條件下，資金流、業務流和信息流可以實現“三流合一”，真正做到財務業務一體化，這一過程將極大地提高會計人員的工作效率。但在會計人員在享受信息化所帶來的便利的同時，也必須遵守1996年版的《會計基礎工作規范》，而其中有些基礎做法和規定不能很好地適應信息化系統的內在要求，因此有必要制定信息化條件下的會計基礎工作規范。

一、《會計基礎工作規范》出臺的背景和意義

1984年4月，財政部發布了《會計人員工作規則》，對建立會計人員崗位責任制、使用會計科目、填制會計憑證、登記會計帳簿、編制會計報表、管理會計檔案、辦理會計交接等問題作出了具體規定。這是一個全面規范各單位會計基礎工作的重要規章，對強化會計基礎工作建設起到了積極作用。但是，隨著經濟管理和會計工作的發展，《會計人員工作規則》的一些規定已經不能適應新形勢的要求，于是在1996年，財政部制定并頒布實施了《會計基礎工作規范》（財會字[1996]19號），《規范》分六章共一百零一條，分別圍繞：會計機構設置、會計人員配備、會計人員職業道德、會計工作交接；會計核算一般要求、填制會計憑證、登記會計賬簿、編制財務報告；會計監督；內部控制制度等方面作出了具體的規定。

《會計基礎工作規范》的出臺一方面為各基層單位和廣大會計人員開展會計基礎工作提出要求和示范，使加強和改進會計基礎有明確的目標和具體努力方向，以此推動各單位的會計基礎工作逐步規范化、科學化、現代化；另一方面，為各級管理部門管理會計基礎工作、檢查會計基礎工作情況提供政策依據和考核標準，督促各單位不斷改進和加強會計基礎工作。

二、會計信息化發展迅猛，《規范》已經不適應信息化發展的要求

現行的《會計基礎工作規范》已經發布了17年，當時的強調的僅僅是會計電算化的背景。而在此期間，我國的信息化已經有了長足的發展。

目前，很多企、事業單位和國家機關（如銀行、證券、稅務和不少大中型企業等）已建立了MIS系統或ERP系統，基本實現了資金流、業務流和信息流的“三流合一”。

在信息化條件下，很多單位的業務和相關信息（包括財務信息）都由信息系統進行處理。信息系統不僅使記賬憑證、賬簿和報表等會計資料電子化，而且使企、事業單位內部原有的紙性原始單據，如領料單、生產單、調撥單、入庫單、銷售單等全部成為存儲在信息系統內的電子信息。使用了電子商務系統的企業，甚至連來自或發送給客戶、供應商、分銷商、銀行、稅務機關等的各種外部單據，如采購訂單、客戶訂單、發貨單、發票、支票、收款憑證等等都成為在網上傳送和系統中存儲的電子資料。

因此，在信息化的環境下，會計工作的流程和工作內容已經有一些不同，譬如一張采購訂單，原始的流程一般是采購部門提供單據，由部門領導簽字確認，分管領導再進行簽字確認，然后交由財務部門，財務部門經過分管領導簽字確認后，再開始相應的支付資金等工作，這一工作流程的時間有可能是一天或者是幾天，因為要集合幾個人的簽字后才能進行操作。但在信息化體系下，這一流程已經改變為信息流的方式：由采購部門提交采購訂單后，相關領導進行電子簽名來進行確認，由系統自動進行傳送到各個相關的領導，時間已經壓縮為幾分鐘。但在這一流程中，會計工作的流程與內容已經開始變化：其一是要審核信息系統里面的采購信息是否合規；其二是要跟蹤采購單據的流轉狀況；其三是要審核領導的電子簽名是否合規；其四是防范可能出現的信息泄露問題等等。這些流程和內容已經與之前的會計操作規范有很大變化。

另外，會計工作要求的是信息的真實、完整和可靠，因此《規范》是用來保障會計工作規范和秩序的關鍵手段，但在現實中，有國內和國外諸多的信息系統，而不同廠家生產的信息系統對會計工作的流程和內容都不相同，這一方面增加了會計工作的復雜性，另一方面也不利于會計工作的規范性和科學性。從這個角度出發，也有必要對《規范》進行調整。

三、信息化環境下改進《會計基礎工作規范》的思考與建議

（一）人員素質要求

信息化環境下，要求會計人員不僅只具備會計知識，也要對計算機、信息系統等知識有一定的了解，并且可以進行較為熟練的信息系統的使用和操作。另外，信息系統比傳統會計手段相比，其信息的數量和覆蓋都將成倍的增加，因此，要求財務人員應該具備一定的綜合能力，既要懂會計專業知識，又要懂信息技術，還要懂一定的業務知識。目前一些國外的公司，財務總監往往也是企業資本運做的主管，也需要對企業業務有非常深的了解。

在信息化環境下，會計人員的工作，已經不僅僅局限在簡單的記賬算賬，提供各種會計信息方面，更主要的是在資金管理、決策分析、財務管理等諸多領域中都發揮作用。會計人員從事后核算轉變到對經濟活動的全過程的核算。

（二）信息安全要單獨進行規范

信息安全在目前的財務工作中已經非常重要，其道理非常簡單，信息系統是單位很多人員都可以進行操作的系統，所以一旦信息安全做的不夠好，那導致的直接問題就是財務信息的安全和財務數據的真實性。

譬如單位在信息系統里都有分級管控及帳戶和密碼，但帳戶和密碼的管理有的單位卻并沒有管理好，如果有人私下用別人的號碼進入信息系統，進行信息的篡改，給財務工作將帶來非常嚴重的影響。

（三）會計工作交接

信息化環境下除了傳統會計資料、名章、實物資產等工作對象的交接外，更重要的是信息資源和系統職責的切換、更替和轉移，包括職責權限、文件存儲方式、系統控制要點、操作日志轉接等。建議增加流程及數據庫完整性交接程序及規范，對于各操作崗位的賬戶、密碼和權限應單獨交接并明確限制過渡期限，即對交接人員交接前后的賬戶權限等進行過渡期約束，避免新的密碼權限生效之前，有人利用時間差進行越權操作或非法使用。依靠技術手段和操作日志制度來完整記錄操作過程，對交接全過程進行監督。

（四）內部控制與監督

隨著會計信息化的功能不斷擴大和發展，《規范》中很多內容看似合理而實際無效，并阻礙了會計信息化進一步發展。只要建立基于運行系統的內控機制，從系統結構和功能邏輯上嵌入有效的控制手段來代替傳統制度形式，信息化環境下會計信息系統與信息化環境的控制功能能有效發揮，則完全可以放棄目前一些“基礎規范”，通過系統本身的控制體系，真正實現會計處理流程與業務控制流程的一體化和集成化。

（作者單位：山東省萊州市財政局）