分析信息技術中的辦公軟件的發展運用

引 言：人類社會進入了計算機時代，為了滿足桌面辦公的需要，辦公軟件應運而生，其中office在辦公軟件市場占據著主導地位，對提高辦公效率和辦公質量起到了積極的促進作用。本文筆者分析了信息技術中的辦公軟件的功能，重點探討了辦公軟件的測評體系構建方法，目的是為信息技術中的辦公軟件的發展運用提供參考和借鑒。

信息技術的發展和進步，推動了現代化軟件的發展，與此同時，軟件設計的復雜性也不斷提高，這就導致了出現的錯誤和缺陷越來越多，因此需結合市場對軟件質量和功能的需求。在眾多的軟件中，辦公軟件應用最為廣泛，對實現辦公的自動化和智能化起到了積極的促進作用。

一、辦公軟件的功能分析

辦公軟件是一種獨立的設備裝置，能夠從鍵盤等輸入設備中獲取數據信息，然后將這些數據通過打印機輸出，同時也可以將這些數據存儲在內存等主要的媒體介質中。在對數據信息輸出前，辦公軟件可以對數據進行不同的處理，以便滿足用戶對數據信息的審美需求，近年來，辦公軟件已經成為一種能夠被微型計算機讀寫的重要軟件程序。

辦公軟件具備多種功能：能夠接收用戶借助硬件設備進行的信息輸入；按照用戶的實際需求進行恰當的排版；將數據信息輸出到硬件設備。在辦公軟件的不斷發展中，辦公軟件的功能也逐步增多，已經不是單純的輸入信息，還包括文字處理軟件、電子表格軟件、幻燈片制作軟件、電子郵件收發軟件以及數據庫軟件等等。文字處理軟件是在計算機上建立文檔、并進行信息輸入的軟件，在軟件的使用中，不僅可以輸入文字信息，還能夠將圖片或者是插圖作為文檔的背景圖畫，同時還可以添加地圖和各種圖表，極大的豐富了文檔的內容。此外，文字處理軟件還提供了多種創建文本的幫助器，方便用戶編寫各種業務文檔，如可以打印明信片或者是電子信封等。

電子表格軟件是一種常用的辦公軟件，用戶通常用來創建表格、計算數據、分析處理數據。同時可以自動的計算出輸入數據的總和、平均數等，并且還可以對數據進行排序，該辦公軟件在會計工作的財務報表制作中發揮了重要的作用。此外，幻燈片軟件可以創建出通過投影儀可見的材料，即對編輯的內容進行演示，在幻燈片軟件中，可以插入彩色的文本以及聲音等，其制作形式也是多樣的，能夠借助動畫形式展示幻燈片，并且可以對制作的材料進行打印。

二、信息技術中辦公軟件的發展應用

（一）功能測試

由于辦公軟件的三大部分有許多類似的功能，所以測試大綱中將其歸并為基本共用功能和高級共用功能。功能測試檢測兩個方面：軟件承諾的功能是否正確實現和用戶所需的功能是否正確提供。測試難點在于由于辦公軟件發展的歷史較長，對于用戶需要的理解也越來越深刻。功能越來越強大，對于一般用戶來說，往往只能用到10%左右的常用功能。而對于測試來說，需要盡可能發現和使用其全部功能。因此，需要像開發軟件一樣了解辦公軟件的各項功能用法及目的，工作量巨大且需要對辦公軟件有極其深入的了解。

（二）兼容性測試

兼容性測試分為兩方面：操作系統的兼容性和與微軟辦公軟件的格式兼容性。操作系統的兼容性測試將檢查辦公軟件的跨平臺性，包括Windows平臺、國產Linux平臺。我們定義跨平臺Office版本的判別標準為：1.具有同一品牌；2.具有同一個版本號；3.功能、界面與操作基本相同；4.文檔格式一致。凡是同時符合上述四個條件的Office版本，我們認同為一個跨平臺的Office版本。在微軟MS Office壟斷的今天，大多數企事業單位的電子文檔均為微軟辦公軟件的格式，國產辦公軟件要想生存，必須實現與微軟辦公軟件的讀寫兼容。文檔兼容性在很大程度上與文檔具體格式及內容相關，需要大量測試案例。由于微軟未公開其辦公軟件格式，因此測試難點在于定義兼容性的測試項。與功能測試一樣，測試項可以無窮細分，因此將在今后的測試中不斷進行調整細化。

（三）安全性測試

辦公軟件的安全性主要指文件的安全性，目前主要測試文檔加密和自動保存的實現。測試難點在于制造錯誤，如使用過程中試圖多次打開同一文件、試圖猜測密碼、突然斷電等情況，檢查軟件能否保護文檔及盡可能修復未正確保存的文檔。

（四）可靠性測試

可靠性測試指辦公軟件程序運行的穩定性、對錯誤操作的屏蔽能力及對用戶的提示。測試軟件的可靠性需要長時間的使用，將通過測試者在進行功能等其他項測試的同時對可靠性指標進行測試。測試難點在于制造錯誤，如使用中使軟件異常退出、突然斷電等情況，可靠性測試的另一方法是組織用戶試用。通過用戶反映進行統計分析得出，此時引導用戶使用并有效收集、分析用戶反饋，是測試結果有效性的重要保證。

（五）性能測試

性能測試從資源占用率和性能兩方面進行測試.測試采用對比測試方式，測試相同的硬件測試環境下的同類軟件各測試項的值。資源占用率測試指測試軟件對系統資源的占用、安裝文件大小等采用對比測試方式，測試相同的硬件測試環境下同類軟件各測試項的值。測試難點在于：對不同的辦公軟件，對相同內容所保存的文檔大小不同，但由于格式不同，對測試安全所應包括的內容尚無統一認識。

（六）綜合應用性能測試

綜合應用性能測試實際上屬于敏感性測試，考察的是各辦公軟件在真實應用環境中的綜合表現能力。測試過程中應模擬辦公軟件的真實應用，兼顧不同被測軟件對模擬真實應用的彼此識別能力，按照紙介質測試案例，使用被測軟件完成案例要求，按照完成案例的能力和方便程度給予評判.此處測試的內容不針對具體功能點，而主要依賴于測試用例庫提供的各種綜合應用案例，重點考核各被測軟件對真實應用的各種大型復雜文檔的綜合完成能力。測試難點在于如何選擇測試案例，以及測試過程中功能組合的問題。

結束語

辦公軟件的出現是信息技術發展的必然產物，滿足了辦公的需求。辦公軟件具備多種功能，不僅能夠建立文檔，并對文檔進行編輯，同時可以利用表格對數據進行分析和處理，是一種實用性和可操作性較強的軟件。為了提高辦公軟件的效率，需要對辦公軟件進行測試，我們建立的上述辦公軟件測評指標體系覆蓋了辦公軟件的大多數功能，但還需要進一步完善和改進。

參考文獻

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（作者單位：中國石油新疆克拉瑪依銷售分公司）