淺談事業(yè)單位科技檔案管理工作經驗

胡順紅

【摘 要】事業(yè)單位科技檔案管理是事業(yè)單位管理中必不可少的一個部分，隨著事業(yè)單位的發(fā)展，科技檔案管理會變得越來越重要，。本文就事業(yè)單位普遍存在的問題進行分析并針對問題提出做好事業(yè)單位科技檔案管理的工作，讓檔案在事業(yè)單位發(fā)展中的作用發(fā)揮到最大。

【關鍵詞】事業(yè)單位；檔案；科技檔案管理

檔案，無論是事業(yè)單位發(fā)展過程中的各項資料數據，來往單位個人資料，還是事業(yè)單位人事資料等，都是事業(yè)單位中客觀存在的資料，這些資料在事業(yè)單位今后的生產經營活動中提供依據。所以事業(yè)單位中這些檔案需要妥善的保管，尤其是一些重要部門的客戶資料，國家都有規(guī)定保管的最低年限。而如何做到科技檔案管理，是事業(yè)單位能否處理好此問題的關鍵。所謂科技檔案管理，是指對科學技術檔案實體進行管理和信息開發(fā)利用的一項專門工作。包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等項內容。

雖然檔案的管理工作非常重要，但是不是所有的事業(yè)單位都采取科技檔案管理方法，總是存在著或多或少的問題。

一、事業(yè)單位在檔案管理中存在的問題：

第一，事業(yè)單位對檔案管理工作重視不夠。事業(yè)單位最注重的是經濟效益，對經濟效益直接影響的因素如業(yè)績增長情況、客戶儲備量、訂單多少等等，很容易引起事業(yè)單位的重視，甚至有些事業(yè)單位只看重這些因素，而像事業(yè)單位的檔案管理工作之類，不能直接帶來經濟效益的因素往往被事業(yè)單位忽視。這就導致從根本上無法建立完善的檔案管理體系，更無法運用科技檔案管理工作。

第二，沒有系統(tǒng)的檔案管理制度。有些雖然工作中提及檔案管理工作，但是沒有制定相關的規(guī)章制度，和相應的管理制度，檔案管理工作雜亂無章，時有缺失，尤其是需要查閱檔案時無從下手，更不用說利用現有的檔案給事業(yè)單位的發(fā)展帶來效益了。

第三，沒有專門的檔案管理人員或人員專業(yè)性不高。因為檔案管理工作的不重視導致無專門的檔案管理人員，或者有管理檔案的人員，但是管理人員沒有受過專門的訓練，對如何管理檔案不甚了解。也造成檔案管理工作無法做到科技檔案管理。

二、針對以上問題事業(yè)單位科技檔案管理的改進：

要想解決以上問題，首先事業(yè)單位要明白，隨著事業(yè)單位的發(fā)展而逐日增多的檔案并不是雞肋，管理適當它們在事業(yè)單位的發(fā)展中會起到積極的推動作用。沒有領導的足夠重視，事業(yè)單位科技檔案管理工作就成為一句空話。所以無論什么性質的事業(yè)單位都應該把檔案管理工作重視起來。

其次，運用科技檔案管理技術就要有系統(tǒng)的檔案管理制度，如何收集整理檔案，如何鑒定保管檔案，如何檢索查閱檔案，都需運用科學的管理方法，譬如檔案的保管，需要把檔案分門別類裝訂成冊，并進行統(tǒng)一的編號，包括檔案柜，檔案室的編號，要做到每查閱一個內容都能在相應的檔案室、檔案柜的第幾本檔案里快速找到。當然，在計算機高度普及的今天，要想快速查閱檔案，還需要把裝訂好并編號的檔案輸入到計算機內，比如，建立Excel表格，把每個客戶資料或者人員資料、生產設備、來往單位等資料建立數據庫，這樣，無論查閱如何細枝末節(jié)的內容都可以快速的鎖定其所在的位置，有效提高工作效率，節(jié)約時間成本。我們以一些事業(yè)單位的客戶資料為例：可以按時間順序裝訂成冊，然后制定Excel表格，按時間順序排序，客戶名稱、客戶業(yè)務類型，客戶業(yè)務往來中提供了哪些資料，如身份證明文件、訂單信息、數量、種類，等等，并記錄裝訂成冊后的編號以及放置的檔案柜編號等。做成表格后，可以進行統(tǒng)計，分析客戶的需求，可以為事業(yè)單位提供數據預測客戶的行為等，如果需要查閱客戶什么時間有什么業(yè)務往來，數目種類等信息時，只需要在建立好的數據庫中查詢即可，需要原件，也可以根據數據庫的記錄快速的在相應的檔案柜找到。

當然還應該建立相應的借閱機制，如何借閱，如何歸還，哪些崗位的人能看哪些權限的檔案，這樣做的好處是，利于保管檔案不造成遺失，并且對于事業(yè)單位資料的保密性也起到了一定的作用。

除此之外，還需要專門的檔案存檔保管人員，制定了嚴格的檔案管理制度，沒有配備專門的檔案管理人員，科技檔案管理工作依然是一句空話，因為沒有專門的檔案管理人員檔案管理制度的嚴格實施就會大打折扣，在檔案的收集整理時會出現遺漏、在保管時會出現混亂、在借閱時會出現遺失等等問題。而專門的檔案管理人員需要有專業(yè)的檔案管理技能，比如檔案的收集方式，如何收集能做到不重復不遺漏，檔案的裝訂成冊如何有序、規(guī)范、整齊、不破損等，科技檔案管理需要的是專業(yè)的檔案管理人員，當然可以對專門的檔案管理人員進行后期培訓使其達到專業(yè)水平。只有專業(yè)的檔案管理人員來管理檔案， 才能更有效的運行此機制。

最后，雖然本文探討了部分檔案管理中存在著的問題，但是無法全部概括事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，事業(yè)單位中存在的其他的檔案管理問題應該與科技檔案管理體系想比對，糾正存在的不足之處，使檔案管理越來越規(guī)范化，進而對事業(yè)單位的發(fā)展起到積極的推動作用。

三、總結

綜上所述，事業(yè)單位在發(fā)展的過程中不能只注重經濟效益而忽略檔案的管理工作，只有運用科技檔案管理技術，配備專業(yè)的檔案管理人員，制定系統(tǒng)規(guī)范的檔案管理制度，把檔案管理工作做好，讓檔案起到積極的作用，才能使事業(yè)單位更好的發(fā)展。

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