依托高校教學管理現代化進行教學檔案數字化

龔必珍

由現代計算機技術、網絡技術和高校校園網的快速發展與普及，校園網絡化、資源數字化、管理科學化，即教學管理現代化已在高等學校教學管理中得到實現，并逐步的完善和改進。那么教學檔案也逐漸要求數字化，重新構建教學檔案數字化管理理念。

一、教學管理現代化

教學管理現代化是通過使用網絡教學管理平臺來實現的。如我校使用的是window2000 server系統為服務平臺，以SQL Server為后臺數據庫，采用（Browse/Server）新型的軟件架構，來構成教學系統管理平臺。通過使用教學管理平臺，高校的傳統教學管理模式向網絡化、現代化教學管理模式轉變。以教與學為核心，教師、學生、教學管理工作人員通過這個平臺實現真正的資源共享。

高校教學管理系統是由各個資源模塊和管理模塊所構成。主要有教學資源模塊，教師或教學管理工作者可以方便及時地查看和利用教學資源，如專業信息、分校信息、教室信息、課程信息、教師信息、班級信息等，更好地發布通知，管理、組織教學。學籍成績管理模塊，詳細地記錄在校期間或部分畢業學生基本信息、注冊信息、異動信息、課程成績、畢業信息等。開課管理和教學計劃模塊，是整個系統運轉的基本依據，計劃審定、計劃審核、生成任務書、教學安排表、開課通知單等。教材管理模塊，實現網絡環境下的教材選用、教材計劃管理等。選課和排課模塊，學生可以人性化、靈活性地進行課程選修，根據教學資源合理地進行教師上課安排等。考務管理模塊，以開課數據為基礎，利用教學資源，完成課程、班級、地點、監考教師的安排等。以上不同模塊的有機結合和運行，構成了現代化的教學管理模式。

教學管理系統中的各種數據和信息都是教學檔案最基本的數據、信息和資料。由此可見現代化教學管理中各類電子文件和數據有著與教學檔案不可分割的關系，教學管理現代化帶動著教學檔案數化的發展，教學檔案就要以新的思維和理念來管理，構建新的檔案管理觀。

二、教學檔案的數字化

（一）教學檔案數字化的環境

教學檔案是檔案的一個分支，他歸屬于檔案但他又有別于其他類別的檔案。教學檔案是反映學校職能活動的真實記錄，是評估一個學校的教學成果和教學水平的歷史憑證。現代化教學管理為我們教學檔案的數字化提供了一個很好的軟件平臺和管理平臺。教務管理系統參照了國家對檔案管理的有關法律法規進行設計，對教學流程中產生的各種文檔進行歸檔管理，對內部和各種資料檔案進行管理，提供各種方便的查詢功能，并對檔案借閱進行嚴格審核。

（二）數字化教學檔案的特征

（1）形式的虛擬化、電子化 傳統的教學檔案都是以紙質為介質來進行檔案的存檔。在網絡化、數字化的環境下，檔案的信息、內容、結構都是以電子化、虛擬實在的形式存于人們可以感觸不同的物理空間中。文檔以虛擬化的形式存在和運轉流程中，呈現出有如樹狀的集散性特征。

（2）檔案信息化管理 教學管理現代化為教學檔案提供了數字化的軟件環境和平臺，大大促進了檔案管理工作。一次性輸入，多樣化輸出，多角度檢索與查詢，使基于網絡的檔案可以從內部子系統中直接采集大量數據，并可通過公共接口，外部有關系統相鏈接，學生可以用來查找資料、成績、選課、查課表、評教等，各教學單位可以發布通知，教師可以布置作業、實施測驗、在線答疑等等。

（3）信息利用空間的多元化 網絡技術的出現，一方面以網絡化方式，把分散于不同教學單位內的數字化檔案信息加以相連接，及時為教學提供必不可少的依據。另一方面，通過交流式人機互動對話，報道性快速瀏覽和搜索，分布式齊頭并用，每位教師和教務人員可以互不干擾，在各自終端上同時查找并利用同一份教學檔案，最大限度地實現資源共享，及時地為教學管理提供更遠更準確的教學數據依據。

（三）數字化教學檔案的作用

教學檔案是教學活動中形成的，是整個教與學歷史的真實記錄，是文字材料、聲像、計算機軟件等不同載體的文件材料的總和，是教學活動的客觀反映的總結。是衡量教學質量和教學管理水平的一個重要標志，是促進學校交流、提供信息資源的保障。是查證、研究和處理日常問題的憑證，也是學校評估的重要內容這一。教學檔案數字化后，加速了檔案的查詢過程，通過高速的寬帶通過網絡設施相連接和教學管理平臺的提供，就實現了真正的資源共享，可以適當的減少個別類別紙質檔案的保存，節約了紙質空間，提高了工作的效率。其次，數字化檔案和傳統檔案相結合，以防范失真、失密、失控、流失、分散、不可讀等風險的發生，確保教學檔案信息的真實性、完整性和長期可讀性。

在網絡化、信息化的背景下，教學信息化和教學檔案數字化有著不可分割的關系，教學管理信息化為教學檔案數字化提供軟件條件環境和管理平臺，反之教學檔案數字化為教學管理信息化提供了更及時更準確的必不可的教學數據依據，兩者的關系在某種意義上存在著不確定性和互換性。在新的管理模式下，我們要以新的思維方式、工作方式促進高校教學管理工作。