企業檔案室加強聲像檔案管理探索

1 企業檔案室聲像檔案管理存在問題

1.1 企業檔案室聲像檔案管理工作不被相關部門重視，且起步較晚。水電廠檔案室成立于1983年，以工程檔案為主。聲像檔案長期以來沒有被重視并納入企業檔案工作的重點，聲像檔案工作在一些二級單位還未真正開展起來。

1.2 企業檔案室聲像管理制度不健全，沒有集中統一管理。企業檔案室沒有制定統一的聲像檔案管理制度和標準以及歸檔要求，聲像檔案管理制度還在逐步建立和完善階段。歸檔部門還沒有按歸檔要求全面執行起來。有的科室則一年一次移交檔案室，且移交內容不夠全面。

1.3 企業檔案室聲像檔案管理工作缺乏專業管理人員，且人員素質參差不齊。正規大學檔案管理專業人員寥寥無幾，管理人員缺乏專業知識素質，檔案人員流動性大，對聲像檔案整理水平參差不齊。

1.4 企業聲像檔案產生部門對聲像檔案工作本身及其重要性缺乏認識、理解和管理。沒有設立專人進行保管，檔案資料整理困難。誰攝錄誰保管，聲像檔案事件內容及文字說明整理起來難度較大。

1.5 企業聲像檔案產生部門聲像設備質量參差不齊。部門領導的重視程度和部門成本額度控制的大小，直接影響了聲像檔案產生部門采購不同檔次的攝錄設備，影響到聲像檔案本身的質量。

1.6 企業部分珍貴聲像檔案流落民間，收集歸檔困難。部分檔案雖然已收集，但對于其檔案人物、事件很難加以考究或根本無法考究。

1.7 企業檔案室聲像檔案保管條件不到位，影響檔案壽命。聲像檔案對檔案庫房的保管環境和條件有很高的要求。由于企業聲像檔案工作開展比較晚起步慢，再加上資金、設備因素等影響，使得聲像檔案保管環境不到位，易受各種有害因素的影響而改變質量，縮短其保管壽命，從而影響其利用。

2 加強聲像檔案管理的措施

2.1 領導重視，重點強調。近幾年，集團公司和勘探局檔案館對聲像檔案工作重視，多次下達文件對聲像檔案工作提出目標和要求，各二級單位的檔案部門主管領導也加強了對該項工作重視和管理，并對該單位檔案室聲像檔案工作提出高標準、嚴要求，切切實實地把聲像檔案工作落實好。

2.2 健全制度，統一管理。各企業檔案室已經制定了統一的聲像檔案管理制度和標準以及歸檔要求，并在進一步的規范和完善過程當中。如中石化的《中國石化聲像檔案管理細則》。制度規定了聲像檔案的管理標準、歸檔要求和周期，并對檔案生成部門提出嚴格要求，統一管理。

2.3 專業管理，強化素質。河南油田檔案館2009年7月專門組織全局各二級單位聲像檔案管理人員開設聲像檔案管理培訓班，對二級單位企業聲像檔案管理工作進行專項業務培訓和指導，提高管理水平。有了高素質的人才，才會有高質量的管理。

2.4 宣傳學習，從源頭抓起。企業檔案部門應對檔案產生部門主管領導及相關人員對聲像檔案制度及時宣傳并通過會議傳達，對聲像檔案制度和文件開展專題講座，并組織相關人員開展可行性討論。轉變誰攝錄誰保管的觀念，避免聲像檔案管理分散狀態，提高本部門聲像檔案的質量及利用率。

2.5 購置設備，嚴格要求。加大聲像檔案宣傳和管理力度，引起檔案產生部門重視；以標準文件規定和制度形式對各檔案生成部門購置的聲像設備提出要求，并對攝錄資料保存內容和保存格式提出嚴格要求，達到聲像檔案歸檔規定要求。

2.6 多措并舉，征收檔案。企業檔案人員應詳細了解本企業的發展歷史，了解企業合并、改制分流等改革原因和結果，并采取積極宣傳號召民間檔案捐贈、檔案人員到民間義務收集、爭取企業檔案資金支持有償收集等多種渠道和方式來收集珍貴聲像檔案資料及相關的人物、事件說明材料。

2.7 強化保護，延長壽命。企業檔案部門應設專門聲像檔案庫房和配備相應的聲像檔案保存專柜，不與其他檔案混存；通過多種渠道取得資金幫助，配備庫房相應的冷暖空調、加溫器、去濕機等保存設備設施，使聲像檔案保管溫度控制在17℃～20℃之間，相對濕度控制在35%～45%之間。避免一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，為企業聲像檔案的長久保存和利用創造條件。

（作者單位：中國石化集團公司河南石油勘探局水電廠 來稿日期：2012-10-18）</