加強(qiáng)企業(yè)檔案咨詢服務(wù)工作

我認(rèn)為，加強(qiáng)企業(yè)檔案咨詢服務(wù)工作要做好以下幾點(diǎn)：

1 加大檔案咨詢服務(wù)宣傳 拓寬企業(yè)檔案咨詢服務(wù)領(lǐng)域

檔案咨詢宣傳工作的形式多種多樣，如通過檔案圖片展、廣播電視、報紙、板報等大眾化傳媒，或深入企業(yè)機(jī)關(guān)、科研單位、生產(chǎn)單位等進(jìn)行檔案咨詢活動。使企業(yè)員工了解到，可以通過怎樣的方式查到自己所需要的資料。在調(diào)查人們對檔案咨詢服務(wù)工作的建議時，有35%的人希望及時公布開放檔案信息。要想做好檔案咨詢服務(wù)工作，首先，要使檔案利用公眾化，把為廣大群眾服務(wù)作為檔案室工作的出發(fā)點(diǎn)和歸屬點(diǎn)。隨著經(jīng)濟(jì)形式的轉(zhuǎn)換，檔案利用的對象也在不斷地轉(zhuǎn)換，檔案管理人員的服務(wù)觀念也要轉(zhuǎn)變。提高檔案咨詢利用的領(lǐng)域，讓服務(wù)范圍內(nèi)的居民了解所在檔案室的庫存檔案信息，走進(jìn)檔案室，了解服務(wù)范圍。檔案咨詢服務(wù)要滿足利用者的要求，提供各方面有用的檔案信息。2004年7月21日，在特車總廠進(jìn)行改制前的工齡核對工作時，特車總廠的兩名職工對企業(yè)公示的工齡存有疑慮，經(jīng)人提醒，來到檔案室，咨詢是否能夠查閱一下職工調(diào)入介紹信，核對大中專畢業(yè)生的分配時間。通過提供利用，他們查閱了1999年至2000年的職工調(diào)入介紹信，勞資部門也對其畢業(yè)時間進(jìn)行了及時更正，上調(diào)了內(nèi)部買斷工齡的金額。

2 強(qiáng)化企業(yè)檔案咨詢服務(wù)意識 轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念

在檔案咨詢服務(wù)工作中，檔案人員要更新觀念，強(qiáng)化服務(wù)意識，簡化查檔手續(xù)，增加服務(wù)方式，開展形式多樣的檔案咨詢服務(wù)。如利用電話、網(wǎng)絡(luò)咨詢檔案服務(wù)的方式在近幾年內(nèi)就運(yùn)用比較廣泛。2004年3月5日，中原油田特車總廠市場部的銷售人員參加大慶石油勘探局舉辦的機(jī)動設(shè)備招標(biāo)會時，需要提供營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證等證件才能進(jìn)入招標(biāo)會現(xiàn)場。銷售人員利用電話與檔案室進(jìn)行了檔案庫存內(nèi)容咨詢服務(wù)，了解所需檔案情況，并通過傳真機(jī)，將其所需要的檔案資料傳送到大慶石油勘探局。及時提供了具有說服力的資格證書，使特車總廠銷售人員打開了招標(biāo)會的大門，獲得了2臺特種車的銷售合同。2009年至2011年，3年內(nèi)，中原油田測井檔案室通過電話咨詢進(jìn)行地質(zhì)資料藍(lán)圖分發(fā)服務(wù)320人次。通過運(yùn)用現(xiàn)代化的通訊工具，既節(jié)省了時間，又節(jié)約了大量資金。在今后的工作中，我們要強(qiáng)化檔案咨詢服務(wù)的創(chuàng)新意識，注重企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，提高檔案咨詢服務(wù)質(zhì)量，樹立用戶至上的理念，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，了解企業(yè)對檔案的需求，想利用者之所想，讓檔案咨詢工作為更多需要提供利用檔案的人們架起橋梁。

3 加強(qiáng)企業(yè)檔案咨詢現(xiàn)代化進(jìn)程 實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

當(dāng)前，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，為檔案信息公眾化服務(wù)提供了最佳的技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑，傳統(tǒng)的檔案咨詢服務(wù)已經(jīng)不能滿足更多的人們對檔案信息的需求，采用先進(jìn)的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)，借助先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，拓寬檔案咨詢服務(wù)的內(nèi)容和范圍。接受與解答利用者咨詢的方式由面對面交談、電話的方式發(fā)展到網(wǎng)上交互式問答或通過E-mail進(jìn)行服務(wù)。如檔案館基本情況介紹、檔案目錄查詢等都可以直接在網(wǎng)上進(jìn)行咨詢。中原油田檔案管理處在中原局局網(wǎng)上建立了檔案信息網(wǎng)站，根據(jù)企業(yè)檔案專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，著重分析了用戶對各類檔案咨詢服務(wù)的需求，制作了檔案信息咨詢版。目前，該板塊已實(shí)現(xiàn)了公文檔案、會計(jì)檔案、設(shè)備檔案及油田各類專業(yè)檔案的網(wǎng)上查詢，同時，還面向大眾，在網(wǎng)上發(fā)布社會所關(guān)注的焦點(diǎn)信息，制作了老百姓較為關(guān)注并可檢索的檔案文件專題，如：房管政策、社會統(tǒng)籌保險、干部任免等與老百姓切身利益相關(guān)性強(qiáng)的檔案，提高了檔案的大眾利用率，最大限度地滿足了用戶咨詢利用檔案信息的需求。讓更多的檔案用戶足不出戶，也能方便快捷地利用到檔案館的館藏信息。

（作者單位：中原油田檔案管理處測井檔案室 來稿日期：2012-10-18）</