文檔一體化管理對機關檔案工作的影響

1 文檔一體化對機關歸檔工作帶來的影響

隨著機關辦公自動化進程，電子文件的大量產生，帶來如何解決紙質檔案與其對應的電子文件歸檔的問題。1983年國家檔案局制定的《機關檔案工作條例》第十三條規定，機關文書部門或業務部門一般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案（指的主要是紙質文件歸檔），而按國家檔案局2003年下發的《電子公文歸檔管理暫行辦法》第六條規定，電子公文一般應在辦理完畢后即時向機關檔案部門歸檔，實行實時歸檔（主要指電子文件歸檔），這歸檔時間的不一致將帶來什么樣的困難？《電子公文歸檔管理暫行辦法》第七條規定，電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯。這就要求紙質公文與原電子公文兩者之間建立互聯，也就是說它們應具有統一的檔案編號，通過機關辦公自動化系統導入檔案管理系統下的電子檔案與機關檔案室歸檔的紙質檔案應具有同一個檔號。但它們因歸檔時間要求的不同，帶來了整理上的困難，如何解決紙質檔案與電子檔案檔號一一對應的問題呢？如果按第二年上半年向檔案部門移交檔案，會造成歸檔時間過長，積壓大量的電子公文無法編號、歸檔整理及提供借閱利用；若按電子公文一般應在辦理完畢后即時向機關檔案部門歸檔，先行整理、編號，第二年再整理紙質文件，又存在紙質文件的編號必須與電子公文的檔號一致造成工作量大和整理難的問題。

2 在“雙套制”下如何解決紙質與電子檔案的歸檔

要解決這個矛盾，本文認為電子公文可以實行實時歸檔，先行整理，而紙質文件的歸檔則應改變過去的做法，執行文件辦理完畢一個月后集中向機關檔案室歸檔，這樣歸檔的文件數量有限，便于實現紙質文件的整理、編號與電子公文的整理、編號一一對應。

鑒于電子文件的法律地位有待確定，目前機關文件材料歸檔時，一般采用電子文件與紙質文件并存的原則，即“雙套制”，依據2003年下發的《電子公文歸檔管理暫行辦法》第七條規定，電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔。2006年國家檔案局令第8號《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》第六條規定，機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。同時廢止了1987年頒發的《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規定》把機關文書檔案劃分為永久、長期、短期三種保管期限的做法。這將對今后機關檔案工作及文檔一體化管理帶來影響和提出一些亟待解決的問題。首先，盡快重新修訂《檔案法》，對具有永久保存價值的電子文件，制作具有法律地位的規定。其次，執行電子文件與紙質文件并存的原則，即“雙套制”的范圍和標準，若對機關檔案不分保管期限全部實行雙套管理，既增加了檔案人員工作量，又占用了多余的物力和財力，建議對機關文書檔案只限于永久、定期30年的電子公文同時保存紙質文件，定期10年的不再保存紙質文件；對機關其他門類的檔案具有永久和長期保存價值的電子公文同時保存紙質文件，短期可以不保存。最后，如何解決同一份文件重復歸檔問題，比如，《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》第七條規定，永久保管的文書檔案主要包括：本機關機構演變、人事任免等文件材料；上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料等范圍的文件材料，以我們河南油田為例，這些文件在局里作為永久保存，其他二級機關也保存與之有關聯的文件并劃為永久保存，到若干年后進館時就存在同一份文件重復歸檔的問題，本文認為在實現檔案管理在同一個管理平臺下運行，實行網絡化管理的新形勢下，可以創新管理模式，適當降低重復文件的保管期限，避免出現同一份文件重復歸檔的問題，既減少了檔案人員的工作量，又節省了物力、財力和館藏結構的優化及庫房的成分利用。

（作者單位：河南南陽油田地質錄井公司 來稿日期：2012-10-18）</