淺談電子檔案和紙質(zhì)檔案

1 電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別

紙質(zhì)檔案在現(xiàn)階段與電子檔案共存，它不會退出歷史舞臺。它們之間相互依存，互為補充。二者存在著區(qū)別，歸納有以下幾點。

1.1 載體壽命的區(qū)別。紙張的耐久性取決于纖維的性質(zhì)，如高溫、酸、酶、氧化劑等，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達到上百年甚至上千年。而電子檔案壽命不僅與其內(nèi)部諸多因素和保護環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)，一旦技術(shù)過時，則載體上的信息就無法讀出。

1.2 載體的形式區(qū)別。電子檔案的載體形式多樣，可以是磁帶、磁盤、光盤等形式，打破了紙質(zhì)檔案僅僅是單一的紙張為載體的格局。相對于紙質(zhì)檔案而言，電子檔案容量大，體積小，可以大大節(jié)省庫存空間，這就解決了檔案保存與存貯空間的矛盾。

1.3 信息共享性的區(qū)別。電子檔案具共享性，能為所需要它的人共享，最大優(yōu)勢是“多人共用同一文件”。而紙質(zhì)檔案在利用上受排他性局限和原件約束，同一時間只能有一個用戶利用一卷檔案且要到現(xiàn)場。

1.4 電子檔案與紙質(zhì)檔案原始性區(qū)別。紙質(zhì)檔案是以符合證據(jù)性要求而產(chǎn)生并得以保護的。存在的唯一性使紙質(zhì)檔案的原始性容易被確定，這也是其作為憑證作用的根本原因所在。而電子檔案不像紙質(zhì)檔案一樣具有唯一性，其原始性利用就難以確認(rèn)。

1.5 電子檔案與紙質(zhì)檔案利用方式上的區(qū)別。電子檔案可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行遠距離傳輸，使異地利用成為可能，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的利用，需要利用者親自到檔案館查找、閱讀，這就免不了路途奔波和時間的浪費；電子檔案在現(xiàn)代信息傳播技術(shù)條件下，利用極為方便。利用者不用到檔案館來，大大地提高了利用率，方便了利用者。

總之，紙質(zhì)檔案具有的特點是：穩(wěn)定、永久、靜態(tài)、不積極、被動和固定的，而電子檔案則是不穩(wěn)定、非永久性、動態(tài)、積極、流動的。

2 電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)系

2.1 從檔案管理的原則、方法、技術(shù)上來看。紙質(zhì)檔案的基本原則對于電子檔案的管理同樣具有指導(dǎo)作用，具有生命力。檔案工作的基本原則之一是要確

保檔案的完整和完全；在電子檔案管理工作中也一樣要遵循檔案的完整性原則。必須注意的是，電子文件檔案化的業(yè)務(wù)方法、技術(shù)必須沿著繼承與創(chuàng)新前進。

2.2 從檔案的保管來看。任何文件保管的最終目的都是為了利用。電子文件的載體脆弱、壽命不長，而要長期和永久保管就有必要將電子文件的信息內(nèi)容在紙上和縮微片上制作拷貝。同時，電子檔案保管技術(shù)起步不久，存在著多方面不足；而對紙質(zhì)檔案的保管則歷史悠久，已形成了一套完善的管理體系，其保管技術(shù)也較成熟。電子檔案的保管技術(shù)在一定程度上必須依賴和借鑒紙質(zhì)檔案的保管技術(shù)和經(jīng)驗。

3 電子檔案并不能完全取代紙質(zhì)檔案

3.1 電子檔案的依賴性。電子檔案是伴隨著電子計算機技術(shù)、光盤技術(shù)等高新技術(shù)而產(chǎn)生的，電子文件必須依賴于技術(shù)設(shè)備（硬件和軟件）才能識別和利用。

3.2 載體不穩(wěn)定且壽命短。電子檔案對環(huán)境的溫濕度、防磁性、抗病毒等條件要求很高，且壽命一般不超過20年，載體脆弱且不穩(wěn)定，這無疑與檔案的作用產(chǎn)生矛盾。檔案館內(nèi)許多長期保存的檔案，需要30年或者50年后才能對外開放，有些絕密文件，其保存期限甚至更長。試想，假如：2009年進館的電子文件，30年以后載體可能已變質(zhì)，其讀出設(shè)備也早已更新多次，它將怎么保存，怎么利用？

3.3 電子檔案管理利用成本較高。管理電子檔案的費用在于保障其安全性、可持續(xù)性、易用性等所需要的技術(shù)設(shè)備和環(huán)境維護，必須考慮檔案保管機構(gòu)是否有足夠的資金和技術(shù)力量來支持電子檔案的技術(shù)要求，而這些技術(shù)設(shè)備成本往往都是昂貴的。開發(fā)活動比紙質(zhì)檔案的開發(fā)成本要高得多，不但對工作人員的業(yè)務(wù)、技術(shù)要求很高，而且在設(shè)備材料的消耗及通訊方面的費用也很高，要妥善處理好這些費用，是保證電子檔案的開發(fā)利用持續(xù)發(fā)展的重要條件。

3.4 紙質(zhì)檔案的不可替代性。電子檔案的出現(xiàn)，打破了檔案孤本的格局，檔案的原始性就難以確認(rèn)，這樣，在現(xiàn)實利用中對檔案的憑證作用無疑是一個很大的沖擊，值得我們?nèi)ド钏己吞接憽Ａ硗猓娮訖n案的共享性，使電子檔案在利用過程中還會涉及一些權(quán)益的問題，再則，電子檔案要求有高素質(zhì)的檔案管理人員和有特殊的環(huán)境與技術(shù)。雖說目前某些檔案館達到了這一要求，但畢竟只是少數(shù)。現(xiàn)實與理想中的環(huán)境存在很大差距，這個差距至少在短期內(nèi)不可能解決與克服，因而電子檔案在一個時期中，是難以推廣和普及的，更不可能替代紙質(zhì)檔案。

（作者單位：河南油田檔案館 來稿日期：2013-04-18）