淺談水文專業檔案電子化管理利用

所謂“檔案電子化管理利用”，就是以館、室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。

1 水文行業檔案電子化的特點

水文行業除與建筑、電力、機械、氣象等專業聯系緊密外，還牽涉農業、工業、交通、通信、生態環境等各個方面，水文檔案在種類上也具有多樣性，包括水文基建檔案、文書檔案、財務檔案、聲像檔案，等等。這類檔案涉及各機關部門正式發文的文件及各類科研項目在規劃、咨詢、勘察、設計、招標投標過程中形成的電子文件，如項目建議書、可行性研究報告、環境影響評估報告、試驗報告、總體規劃、方案設計、初步設計、施工圖設計、招標投標文件、設計修改等有關文件。可行性研究階段的文件材料主要由設計單位提供給管理單位歸檔，工程投產運行管理階段的文件材料由管理單位歸檔。施工建設階段涉及的文件材料比較多，有設計文件、建設管理文件、監理管理文件、施工管理文件、設備文件等。這些檔案包括了紙質和電子兩種文件。其中，有些文件只有紙質形式，如收到外單位的來文、驗收簽證等，有些文件只有電子形式，如郵件、外界報道、各種類型的數據庫文件、聲像、照片等，也有些文件同時以兩種形式存在，兩種檔案歸檔形成了兩種介質的一套檔案。對于紙質文件按照傳統的做法將其歸檔保存，對于各種電子檔案則根據電子文件檔案管理規范管理，為了保證有效利用，應根據電子檔案特點，對電子檔案采用兩種格式歸檔的方式。

2 水文行業電子檔案的移交

在電子文件歸檔過程中，各歸檔單位要按電子文件移交目錄及有關說明歸檔（移交），填寫電子文件登記表，電子文件載體要求為光盤，并刻錄為一次性只讀。這是因為光盤既具備大容量和低成本的優點，又是一種可以移動的存儲介質，并且不能被修改。存儲歸檔電子文件的載體中除存有歸檔的電子文件外，還應同時存有相應的說明文件和電子文件目錄，說明文件內容包括案卷名稱、檔號、形成時間、電子檔案份數、歸檔時間等。

3 電子檔案的利用

根據電子文件歸檔與管理規范，“把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存”。為了更好地使用，應采用“一檔三存”的辦法管理電子檔案，即一種電子檔案三種保存辦法，既保存了原始文件的原始性，又使使用者能正常使用。由于光盤多次使用易磨損，易造成無法讀取數據。如果使用大容量移動硬盤，不僅能減少光盤的磨損，也不用從大量的光盤中查找，而且硬盤容易組織數據，體積小，還可以節約大量的查找時間。

4 水文行業檔案電子化的長處與不足

電子文件實現了快速檢索查詢，提供重復利用，減少檔案利用人員工作時間，提高生產，同時減少對紙質檔案造成的磨損，有利于保護紙質檔案。減輕電子檔案管理人員的勞動量，提高檔案管理的工作效率和水平。但電子文件具有不穩定性，①所依賴的軟硬件不穩定性。現在計算機軟、硬件系統更新換代快，尤其是軟件系統，幾年的時間就出現新的電子文件存儲的數據結構變化而需要轉換的問題。②載體的不穩定性。從磁帶到磁盤、光盤電子檔案的載體也在發生變化，有的載體壽命短，不易長久保存。③電子檔案具有可改性，經更改后除與原文對照，否則，不能確定是否更改。④容易被損壞。如碰撞、電磁干擾等都易造成全部數據的不可用。

5 水文行業檔案管理人員的素質有待提高

檔案部門缺乏現代高端技術人才，其中，檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。要加強培訓學習，以提高檔案管理工作人員的業務素質。

6 水文行業檔案電子化管理的作用

①可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。②縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。③檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。④現在的檔案電子化成果可多份拷貝，擴大社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然得到提高。

（作者單位：河南省水文水資源局 來稿日期：2013-04-18）