企業(yè)人事檔案管理工作新思考

1 企業(yè)人事檔案工作面臨的新問題

1.1 人事檔案工作還沒引起領(lǐng)導(dǎo)足夠重視。長(zhǎng)期以來，一些人認(rèn)為，人事檔案工作就是收發(fā)、裝訂、粘貼，一個(gè)登記本、裝訂機(jī)和鐵皮柜就夠了，人事檔案深藏于庫(kù)房之中，不能為企業(yè)直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。人事檔案工作在企業(yè)各項(xiàng)工作中提不上議事日程。

1.2 人事檔案起不到應(yīng)有的作用。人事檔案作為記錄個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等內(nèi)容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用。而現(xiàn)在，越來越多的人變成了“棄檔族”或“自揣族”，目前，一些大企業(yè)、大公司在錄用人員時(shí)，仍要調(diào)閱檔案，檔案內(nèi)容不足成為用人單位選拔和使用人才的依據(jù)。

1.3 人事檔案管理人員數(shù)量不足。企業(yè)改革使原有的檔案機(jī)構(gòu)撤銷或合并，人員編制減少，幾個(gè)人的工作變成了一人的工作，應(yīng)該專職的變成了兼職。由于工作量大，大部分人事檔案工作人員不得不超負(fù)荷地工作，影響了人事檔案管理水平的提高。

1.4 人事檔案工作人員更換頻繁。人事檔案工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、保密性很強(qiáng)的工作，需要工作人員相對(duì)穩(wěn)定。但由于這項(xiàng)工作既瑣碎繁忙又不容易出成績(jī)，致使部分工作人員頻繁調(diào)離或不安心工作。這種狀況如果不扭轉(zhuǎn)，將給人事檔案工作隊(duì)伍帶來不穩(wěn)定性，不利于人事檔案工作的發(fā)展，甚至?xí)砗蠡肌?/p>

2 加強(qiáng)企業(yè)的人事檔案管理

2.1 提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部思想認(rèn)識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)重視，是提高人事檔案管理水平的關(guān)鍵。企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和人事檔案管理人員首先自身要增強(qiáng)檔案意識(shí)，把人事檔案管理工作作為重要的基礎(chǔ)工作擺上位置，做到組織、人員、經(jīng)費(fèi)三落實(shí)，保證規(guī)范管理。同時(shí)，要把增強(qiáng)全社會(huì)人員的檔案意識(shí)作為首要任務(wù)來抓，加強(qiáng)宣傳教育，營(yíng)造重視人事檔案管理的氛圍。尤其要對(duì)人事檔案管理方面的有關(guān)政策文件及上級(jí)的有關(guān)要求宣傳到位，樹立做好人事檔案工作的責(zé)任心和使命感。

2.2 把好材料入口關(guān)。人事檔案管理部門在收集人事檔案材料時(shí)，要仔細(xì)鑒別審查，對(duì)虛填謊報(bào)和不規(guī)范的材料一律拒收，嚴(yán)防不真實(shí)、不合要求的材料混入人事檔案，避免對(duì)組織人事部門選才用人產(chǎn)生誤導(dǎo)。要按照人事檔案材料收集的范圍要求，判斷材料是否屬于人事檔案材料，剔除非人事檔案材料。通過查看材料所反映的人員姓名對(duì)重名或一人多名的材料通過對(duì)籍貫、參加工作時(shí)間、出生年月、工資、職務(wù)等方面辨別，判斷人事檔案材料是否該人員的材料。對(duì)干部任免、工資調(diào)整、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲決定、職稱晉升、干部履歷表和年度考核材料等作為重點(diǎn)及時(shí)收集，防止有效材料散落在非檔案管理單位或個(gè)人手中，確保檔案材料的完整性。

2.3 科學(xué)開發(fā)人事檔案信息資源。針對(duì)人事管理的熱點(diǎn)問題，對(duì)現(xiàn)有的人事檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的、深層次的開發(fā)，作出相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析，不僅可以提供信息咨詢，還可以作出預(yù)測(cè)報(bào)告，供人力資源管理部門參考，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息開發(fā)的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。通過開展編研工作，從人事檔案中獲取和挖掘有關(guān)人事信息，編制成一定形式的信息資料，在一定范圍內(nèi)提供給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參考。通過網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)行人事檔案資源的全社會(huì)共享，如各類考試的報(bào)名通知、職稱評(píng)審文件等。干部職工個(gè)人都可以方便、迅速地查閱與自己相關(guān)的檔案信息，不需親自到人事部門查詢，使人事信息快速高效地傳播，節(jié)省了大量的人力和物力。在充分利用計(jì)算機(jī)開發(fā)人事檔案信息的同時(shí)，還要嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案的保密制度，采取加密、設(shè)置管理權(quán)限、及時(shí)備份等安全保密工作，做到開發(fā)利用和保密兩不誤。

2.4 主動(dòng)提供利用服務(wù)。實(shí)際工作中需要轉(zhuǎn)變利用方式，變被動(dòng)為主動(dòng)，在確保保密的原則下，以積極開發(fā)、主動(dòng)服務(wù)的方式提供信息資源。應(yīng)從單純提供檔案原件的低層次利用，轉(zhuǎn)變?yōu)橹贫ㄈ瞬排囵B(yǎng)規(guī)劃的高層次利用。如根據(jù)現(xiàn)有的人事檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，做出有關(guān)專業(yè)崗位情況、在崗專業(yè)人員情況、現(xiàn)有專業(yè)人員的分析報(bào)表，結(jié)合歷史資料和單位目前的具體情況，企業(yè)可以充分利用人事檔案，全面、歷史地了解人員的情況，為發(fā)現(xiàn)人才和正確、合理、適時(shí)地使用人才打好基礎(chǔ)。

（作者單位：中原油田分公司 來稿日期：2013-04-15）