教師業務檔案建設若干問題

教師業務檔案是對教師業務狀態的真實記錄，它是學校職稱評審、工資晉升、考核評優等方面的重要參照，也是學校管理層全面掌握并合理利用現有師資的重要依據。教師業務檔案建設實踐中，必須妥善處理好三個方面的問題，才能促使其日趨完善。

1 處理好教師業務檔案多頭管理問題

1.1 多頭管理存在的原因和現狀。教師的職能活動領域廣泛，許多教師在從事教學工作的同時還兼任著行政管理工作以及教研科研任務，身兼多職，不同的活動會產生不同性質的檔案；在學科齊全、專業多樣的高等院校，教師分工更加細化，教學和教研活動都在所任學科內進行。由于教師業務活動的檔案資料分布在不同領域之中，涉及部門較多，多數學校檔案雖然實行了集中統一管理制，但教師業務檔案尚未形成統一管理的格局，有的由人事部門、教務部門或其他師資管理部門管理，也有的由幾個部門分工管理，造成的弊端十分明顯。各個部門各行其是，缺乏統一的工作標準和規范，裝具不一，存放混亂，查閱困難。

1.2 應對多頭管理的措施。學校檔案管理的實踐證明：教師業務檔案作為學校檔案的一部分必須納入學校檔案部門（綜合檔案室、檔案館）統一管理。鑒于教師業務檔案具有內容廣泛、材料分散的特性，它的建設涉及面廣，工作量大，僅靠檔案部門的力量是不夠的，必須建立與此相適應的運行機制：①學校檔案嚴格執行集中統一管理制，明確規定教師業務檔案是接受統一管理的其中一個門類。②實行分級管理機制。指定檔案工作校級分管領導，成立以各科室、教學部等機構負責人為成員的檔案工作領導組織，在各機構設置兼職檔案員，形成以綜合檔案室為中心的管理輻射網。③檔案部門依據學校檔案管理辦法，制定適合本校情況的《教師業務檔案歸檔范圍》和《教師業務檔案管理制度》。④明確工作職責。檔案資料搜集工作列入兼職檔案員崗位職責，部門間分工協作，領導小組定期督導，嚴格按照歸檔范圍搜集整理完畢后，統一向綜合檔案室移交。

2 處理好教師業務檔案載體的多樣性問題

2.1 載體形式多樣的成因及帶來的問題。教師職務活動形式多樣，領域廣泛，記錄這些活動的載體也是多種多樣的，例如有講課光盤、活動照片、音像帶、稿件等。雖然它和人事檔案都是按人物分類的，但無法像人事檔案整理，這些特殊載體檔案應歸入業務檔案之中，但若與紙質案卷存放在一起，勢必造成混亂、不利存放和查閱的狀況。

2.2 對形式不規范載體的整理方法。①對于稿件、書籍、獲獎證書、證件、課件等資料的整理，我們的做法是：教師業務主管部門成立以部主任為首的資料核查小組，規定教師每年8月底前將個人完成的該類資料原件、復印件一并上交，核查小組共同對資料審查認定。之后，相關資料由兼職檔案員整理，整理完畢后，統一向綜合檔案室移交，原件退還本人。這樣整理，形式規范，內容完整；翻開案卷，業務情況了然在目。②對于檔案中特殊形式的載體，如，光盤、磁帶等膠磁載體的歸檔，因其載體的特殊性，若與紙質案卷納入同一盒中，勢必造成盒內資料散亂，并且不利保存，此類檔案要裝入特制的磁帶盒內另架存放，有條件的單位可以使用防磁柜，排列時，在盒外標注作者，按一定順序擺放。

3 處理好雙重屬性材料的分類問題

3.1 材料雙重屬性的成因。教師的業務活動既是以教師個人為主體的活動，又是履行公職的活動，形成的檔案具有雙重性：既是個人活動記錄，又是某種組織活動記錄；在劃分材料歸屬時，它最容易與教學檔案和學籍檔案產生交叉，例如，教務部門在對教學的組織、管理中或教師教學活動中形成的材料是反映學校教學活動的記錄，應該劃入教學檔案，但這又是教師個人職能活動的記錄，材料歸屬矛盾便由此而生。

3.2 對雙重屬性材料的分類方法。基本思路是：堅持維護學校全宗的完整性原則，嚴格遵照學校檔案分類方案要求，優先維護學校全宗的完整，保持文件材料的有機聯系。綜上分析，教學檔案是學校業務的整體記錄，而教師業務檔案主要側重于個人業務情況，在此前提下，此類雙重屬性的材料歸屬就有了明朗的思路：發生此類交叉現象時，教師業務檔案中要存放復制件。

（作者單位：河南省濮陽市職業中等專業學校 來稿日期：2013-04-18）