高職院校學(xué)生檔案管理探討

高職院校學(xué)生檔案是國(guó)家人事檔案的重要組成部分，是大學(xué)生在校期間德、智、體、美、能及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，也是其就業(yè)及今后各級(jí)組織考核、選拔、任用的重要?dú)v史依據(jù)，更是大學(xué)生由學(xué)校走向社會(huì)的重要人生履歷。高校學(xué)生檔案作為畢業(yè)生的一項(xiàng)重要材料，在其就業(yè)中發(fā)揮著重要作用，也是高校教學(xué)評(píng)估中的重要佐證。

1 高職院校學(xué)生檔案管理中的不足。存在以下幾方面：檔案日常管理制度亟待完善；檔案管理無(wú)序，缺乏專業(yè)人員；檔案材料模式化，不全面；檔案材料質(zhì)量差，不規(guī)范，檔案管理模式和技術(shù)陳舊落后。

2 高職院校學(xué)生檔案管理工作對(duì)策探討

2.1 宣傳學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，增強(qiáng)師生的檔案意識(shí)。應(yīng)該在全體師生員工中大力宣傳大學(xué)生檔案以及檔案管理工作的重要性，組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)，提高對(duì)大學(xué)生檔案工作的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)師生的檔案意識(shí)。調(diào)動(dòng)院系工作人員自覺(jué)、主動(dòng)、及時(shí)送交檔案材料的積極性，形成人人關(guān)心大學(xué)生檔案工作的良好局面。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，為安全保管和有效利用檔案創(chuàng)造良好條件，確保學(xué)生檔案材料歸檔及時(shí)完整。同時(shí)結(jié)合就業(yè)指導(dǎo)工作，從思想上提高大學(xué)生對(duì)自身檔案價(jià)值和重要性的認(rèn)識(shí)。把認(rèn)真、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范填寫個(gè)人檔案作為檔案管理的重要環(huán)節(jié)。學(xué)生檔案管理者要根據(jù)大學(xué)生檔案材料形成的規(guī)律，從源頭著手，保證檔案管理各環(huán)節(jié)的有序性，從而提高學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量。

2.2 建立相關(guān)制度，規(guī)范檔案管理。大學(xué)生檔案屬于人事檔案，具有一定的保密性。在國(guó)家沒(méi)有統(tǒng)一的管理制度的情況下，各高職院校應(yīng)根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，制定學(xué)生檔案管理辦法，提出學(xué)生檔案收集、整理、移交的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案材料的查閱范圍和程序。建立專門的檔案管理室，配備專職的管理人員，院系要落實(shí)專門的檔案管理負(fù)責(zé)人，配合學(xué)校做好日常性的工作，院系不能存放學(xué)生檔案，有關(guān)材料要定期定時(shí)歸檔。學(xué)生檔案應(yīng)按材料形成的時(shí)間順序排列，便于今后查閱和使用。檔案材料的收集時(shí)間以一學(xué)期或一學(xué)年為單位，由各有關(guān)部門定期向?qū)Ｓ脵n案室移交學(xué)生檔案材料，檔案室也應(yīng)建立索要制度，定期或不定期地索要應(yīng)歸檔的學(xué)生檔案材料。為保證歸檔材料的準(zhǔn)確規(guī)范，檔案室必須按照一定的原則，對(duì)收集起來(lái)的檔案材料進(jìn)行審查，甄別其真?zhèn)危袛嗥溆袩o(wú)保存價(jià)值，確定其是否歸入本人檔案。

大學(xué)生檔案轉(zhuǎn)入時(shí)要查對(duì)入學(xué)材料是否吻合一致，完整齊全，核對(duì)無(wú)誤后按照“一人一袋”的原則裝入檔案袋立卷，并填寫收文登記表。學(xué)生畢業(yè)離校時(shí)要“檔隨人走”，轉(zhuǎn)出時(shí)一定要有轉(zhuǎn)出憑證，并在轉(zhuǎn)出材料登記中注明轉(zhuǎn)出時(shí)間、材料名稱、數(shù)量、去向和發(fā)文號(hào)。

2.3 明確歸檔材料范圍，充實(shí)檔案內(nèi)容。在全面深化高等教育改革和就業(yè)機(jī)制不斷完善的新形勢(shì)下，健全大學(xué)生檔案信息資料勢(shì)在必行。現(xiàn)有高職院校學(xué)生檔案材料包括高中階段材料：學(xué)籍材料、高考報(bào)名表、登記表、志愿表、體檢表、高考成績(jī)單等；大學(xué)期間材料：入學(xué)登記表、獎(jiǎng)懲材料、黨團(tuán)組織材料、實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)鑒定表、考試成績(jī)單、畢業(yè)生鑒定表等。這些材料對(duì)用人單位來(lái)講還顯不足，體現(xiàn)不了大學(xué)生個(gè)性特點(diǎn)和全面發(fā)展?fàn)顩r。這就要對(duì)原有歸檔材料進(jìn)行調(diào)整擴(kuò)充，如可增加學(xué)生在校期間所考取的各類職業(yè)資格證書復(fù)印件、寫實(shí)性的學(xué)年綜合素質(zhì)測(cè)評(píng)登記表、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)材料等，這些材料的形成過(guò)程能促使學(xué)生在校期間不斷調(diào)整努力方向，為就業(yè)增加實(shí)力。

2.4 實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。隨著我國(guó)高校畢業(yè)生就業(yè)制度的改革和畢業(yè)生人數(shù)的擴(kuò)大，大部分畢業(yè)生通過(guò)人才市場(chǎng)就業(yè)，要使大學(xué)生檔案在其就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，就要徹底改變目前大學(xué)生檔案管理嚴(yán)重滯后、利用率低和發(fā)揮作用小的狀況，實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案的信息化管理。

高職院校在實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上，要盡快實(shí)現(xiàn)檔案材料的信息化管理。在國(guó)家沒(méi)有專用的大學(xué)生檔案管理軟件情況下，高職院校可以自行或聯(lián)合開發(fā)軟件。一是做到信息入機(jī)。要把學(xué)生基本信息及時(shí)、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確地錄入專用電腦，并定期進(jìn)行維護(hù)與更新。二是信息共享。在保密的情況下，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)有關(guān)管理部門之間的資源共享，確保必要時(shí)可隨時(shí)對(duì)學(xué)生個(gè)人信息的查詢、統(tǒng)計(jì)、服務(wù)。可隨時(shí)為上級(jí)部門和有資質(zhì)的用人單位考查學(xué)生提供準(zhǔn)確的畢業(yè)生個(gè)人信息資料。既節(jié)省了人力、物力，也提高了檔案管理工作的準(zhǔn)確性和高效性，不僅有利于檔案的規(guī)范化和科學(xué)管理，還有利于檔案信息的開發(fā)和利用。這既是大學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求，也是信息化社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。

（作者單位：鄭州牧業(yè)工程高等專科學(xué)校人文與社會(huì)科學(xué)系 來(lái)稿日期：2013-03-30）