機(jī)關(guān)電子檔案管理若干思考

辦公自動(dòng)化為人類(lèi)社會(huì)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，改變傳統(tǒng)的辦公手段與方式，收集、存貯、使用與日俱增的大量信息提供了有效的手段，同時(shí)，也給文件與檔案管理帶來(lái)了新的變化。

1 目前電子檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 電子文件保密性受限制。當(dāng)前，我國(guó)電子檔案安全法規(guī)還沒(méi)有形成完整的體系，況且電子文件內(nèi)容易于變化、易于修改，改動(dòng)后不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可禁止傳遞電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，人們很難把握其內(nèi)容原貌。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，而且，不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。以上種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)格的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難做到絕對(duì)保密。

1.2 對(duì)檔案管理人員要求高。對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員能勝任的，也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)提出了更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息辦公自動(dòng)化，要有現(xiàn)代化的人才。管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足一般的計(jì)算機(jī)操作水平。……