河南省國家綜合檔案館安全風險因素調查報告

摘 要：本文論述了河南省國家綜合檔案館安全保障體系建設現狀、存在問題及成因，提出我省國家綜合檔案館安全風險管理的幾點措施。

關鍵詞：檔案；安全保障體系；調查

1 調查概述

調查涉及河南省行政轄區內30個國家綜合檔案館（省級2個，省轄地、市級13個及縣、區15個檔案館）。內容包括：進行了檔案館安全保障的環境風險、管理風險、技術風險情況問卷調查。發出電子調查問卷31份，收回有效問卷30份，回收率為97%。

2 檔案館安全風險因素調查

影響檔案實體安全和檔案信息安全的因素是多方面的。檔案館客觀環境條件好壞，人為管理水平高低，科學技術能力強弱，都直接影響著檔案安全。因此，筆者依據環境、管理、技術三大因素展開調查與分析。

2.1 環境風險因素分析。檔案館的環境調查了5個方面風險因素。縣級檔案館環境問題較多，環境是基礎，調查少、匯報少、投入少是主要原因，統計顯示三級綜合檔案館60%環境存在較多風險因素，見表1：

2.1.1 周邊環境風險因素。隨著城市建設發展，2000年以后建設的新檔案館的工程地質條件和水文地質條件較好，并且城市公用設施比較完備、交通便利；而70%以上的老檔案館在老城區，排水環境、照明、取暖、變配電條件差，檔案館庫區離居民生活區近，不便突發應急事件的應對處理。

2.1.2 庫房環境風險因素。上世紀80年代建設的檔案館，庫房防震烈度指數、消防指數、防雷設施等基本建設達不到建筑標準。2000年后新建設的40%的檔案館門禁、自動報警、監視監控等安防系統設置不完善。同時，為網絡布線、雙路供電還達不到信息化建設標準。珍貴檔案和聲像、光盤等特殊載體檔案保管、保護因建設滯后不能滿足保溫、隔熱、溫濕度控制、防潮、防水、防日光、防紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物和防盜等防護要求。

2.1.3 設備環境風險因素。70%以上的檔案館在檔案新裝具、信息資源安全屏蔽、檔案安全防盜、庫房溫濕度監控、自動報警、滅火設施和設備方面不符合國家綜合檔案館有關標準，需要更新、完善，滿足發展需要。

2.1.4 工作環境風險因素。僅30%的檔案館工作環境單獨成區，庫區或庫房入口處設有過渡間、密封門，檔案館庫房內部溫濕度達到相應規定要求，但是，初步調查多數檔案館工作環境存在較多風險因素。

2.1.5 網絡環境風險因素。三級綜合檔案館，網絡環境差異較大，80%的數字檔案館中心機房建設所需檔案信息化硬件系統、軟件系統、海量化存儲設備、輸入輸出設備、網絡通訊設備、電磁屏蔽設備、防靜電設備不足，網絡環境風險隱患較多。

2.2 管理風險因素分析。 檔案館的管理調查了六個方面風險因素，縣級檔案館管理問題集中，主要是傳統紙質檔案管理方法、手段與檔案工作信息化發展中，檔案的載體和檔案的形式特征發生的根本性變化不適應。統計顯示，三級綜合檔案館50%管理存在較多風險因素。見表2：

2.2.1 管理機構。大多數檔案館安全管理機構不健全，沒有行之有效專門的檔案安全管理機構和組織網絡，檔案實體庫房、文件中心專兼職檔案安全工作人員配備不全。

2.2.2 管理規范。多數檔案館庫房管理標準和規范執行不力存在潛在風險較大。檔案館檔案鑒定、銷毀、修復、保護標準和規范執行力不足。

2.2.3 規章制度風險因素。檔案館檔案安全責任制、檔案安全緊急事故處理預案落實不到位、難落實、存在潛在風險。

2.2.4 工作流程。多數檔案館在檔案接收、庫房管理、利用接待、數據庫操作人員工作流程執行中不符合安全管理要求。

2.2.5 管理措施。多數安全狀況普查工作欠缺。檔案館檔案出入庫記錄、庫房管理、信息處理、安全管理工作記錄、日常管理考核記錄工作欠缺。

2.2.6 業務技能。多數檔案鑒定、保護、信息加工、開發人員業務技能不強，特別是文件中心、數據庫管理、維護技術力量不足。

2.3 技術風險因素分析

檔案館的技術調查了保護和網絡兩大技術風險因素，計算機軟件、網絡設備投入少，使縣級檔案館技術普遍較低，統計顯示，三級綜合檔案館70%技術存在較多風險，見表3：

類目

單位檔案安全技術風險因素自評情況（小項：16每項：滿分：32分）

保護技術

8項得分網絡技術

8項得分技術風險因素得分

省級B館9817

市級A館131326

市級B館131427

市級C館358

縣級A館538

縣級B館437

縣級C館123

2.3.1 保護技術。檔案館檔案除塵、去污、去酸、殺菌、消毒、除霉以及字跡再現加固、修復破損褪變檔案技術不能滿足有關要求；計算機處理錄音錄像、檔案信息數字化轉換技術不能滿足有關要求；防災備災同質、異質、異地備份技術力量弱，檔案保護技術風險較多。

2.3.2 網絡技術。檔案館服務器與網絡設備、重要通訊線路及通訊控制裝置等技術及設備沒有備份；鏡像、防病毒技術、數字檔案館加密、訪問控制技術、系統監控技術力量弱，數字檔案網絡技術風險較多。

3 檔案館安全風險管理措施

國家檔案局提出“建設與文化強國地位相匹配的檔案強國”新戰略目標，檔案工作大力實施“安全第一”戰略，確保檔案安全與保密。在河南省三級國家綜合檔案館安全風險因素調查中發現，檔案館安全保障的環境風險、管理風險、技術風險普遍存在。安全保障體系建設不平衡，發展相對滯后，庫房經費投入少，管理人員缺乏，技術薄弱，存在較多風險。

國家綜合檔案館安全要得到充分保障。包括要有適合檔案安全的保管環境，即檔案館庫；要有保證檔案安全的各方面管理設施；破損的檔案及時得到修復、搶救；有檔案的容災備份，如異地備份、異質備份等技術保障。

綜合檔案館安全要實現前瞻性風險管理，要求檔案館工作列入領導日程、列入發展規劃和計劃、列入工作報告、列入投資概算、列入財政預算、列入立法計劃、列入執法檢查、列入考核體系；檔案館工作各方面條件滿足需要，檔案工作機構、編制、人員、經費、館室面積、設備技術等應有盡有，滿足需要。檔案館安全保障體系應包括法規標準保障體系、管理保障體系、技術保障體系、基礎設施體系、產業支撐體系、人才培養體系和安全評估體系等。

4 結語

對各級檔案館安全風險因素調查分析，研究角度和切入點各有不同，觀點紛呈，但還是缺乏深入、系統的研究，有待于我們進一步思考、探討。

注：本論文是河南省檔案局科技項目《檔案館安全保障體系建設問題研究》（項目編號：2012-R-01）階段性成果之一。

（作者單位：新鄉市檔案局 來稿日期：2013-04-20）