電子文件生命周期理論對檔案管理的啟示

1 電子文件生命周期理論對我國電子文件管理過程的啟示

電子文件生命周期管理理論對我國電子文件管理過程的指導體現在電子文件管理體制與模式的確定、管理系統的設計和運行、管理制度的內容和執行等方面，以保證電子文件在其整個生命周期受到嚴密的控制。即對電子文件進行全程管理，對電子文件生命周期中每個階段的管理，包括從電子文件的形成到其銷毀或永久保存這個完整的運動過程。要達到有效管理電子文件的目的，就要建立電子文件管理信息系統的準則，而建立相關準則，必須關注文件從孕育形成到銷毀或永久保存的每一個階段。其中，在文件的孕育階段，選擇適當的閱讀軟件是影響電子文件生命周期的關鍵因素，因為從軟件工程的角度來看，閱讀軟件的生命周期影響電子文件的品質。在文件的概念設計階段，按照“前端控制”思想的精髓把電子文件各個階段的管理放在概念階段予以考慮。例如，在概念階段要及時采集必要的“背景信息”和“元數據”， 以證實文件形成過程的真實可靠性；事先確定歸檔范圍，判定保存價值，確定采集時間和采集方式，以保證歸檔文件的完整性、準確性；事先設定某些方面的技術指標，如記錄載體、記錄格式等，以保證電子文件的長期可利用性。總之，對電子文件管理要從信息系統源頭做起，在概念階段即考慮作為檔案保管、利用的要求，把可能預先設定的管理功能納入系統之中，如果待系統應用后再作改動往往既費錢又復雜，而且有時不可能實現。在電子文件管理系統的設計階段，檔案部門人員應協助軟件開發人員進行設計，對電子文件管理的各個過程提出合理的設計要求，使電子文件生命周期內各個階段所有管理活動和管理要素統籌兼顧，強調各項管理內容和要求無縫連接、系統整合和總體效應。

2 電子文件生命周期理論對我國文檔一體化建設的啟示

首先，它為文檔一體化掃清了理論上和認識上的障礙。要實現文檔一體化管理就必須打破過去的那種狹隘文件觀，樹立宏觀與微觀、整體與局部相結合的一體化思想。在電子文件生命周期中，要求檔案意識和管理意識都要前移，從而實現前端控制。這促進了人們認清文件與檔案的關系，有利于人們認清文件（狹義文件）管理與檔案管理內在的有機聯系性。檔案是特殊的文件，這奠定了文檔同步管理的理論基礎。同時，它還為人們掃除一體化道路上的其他障礙提供了理論指導，如文書工作和檔案工作的分管機制是由中國的現實國情決定的，也是現實檔情。這種存在是不是合理還有待科學理論為其導航。筆者認為，文書工作和檔案工作既然都要遵循同一事物——文件的生命周期的客觀要求，就很有必要將其合而為一，實現管理體制的一體化，以便統一號令真正實現文檔規范化、標準化、一體化的管理。但這種體制改革并非一朝一夕之事，前途光明，道路卻充滿荊棘，不單是有理論指導便能成功的。只是科學理論已預示了這種改革的必然性。因為文檔一體化并不能只停留在一個機關文檔管理機構的統一控制下機關各部門密切配合的文件管理活動這個層面上，它必須逐步走向社會化。即最終要借助網絡實現“文檔管理系統”成為機關辦公自動化網絡的一個子系統。而這正是文件生命周期理論中“文檔不分家”，文件運動過程是一個完整的生命過程的客觀要求。前端控制和過程管理是文檔一體化管理實現的有效途徑。傳統文件的文檔一體化管理經過多年的討論，大多停留在單方面的理論層面上，實踐過程中困難重重，從管理體制到工作流程都有問題。現階段，電子文件生命周期管理理論對文檔一體化建設的指導為文檔一體化管理創造了條件，密切了檔案人員、文件承辦人員和技術人員的相互關系，真正意義上的文檔一體化管理就自然水到渠成。

3 電子文件生命周期理論對數字檔案館建設啟示

電子文件生命周期管理理論的指導作用不僅在于便于文件、檔案機構管理電子文件，而且，更重要的是，可以為數字檔案館建設奠定科學的理論基礎。從目前國際檔案管理趨勢看，數字檔案館是解決電子文件管理的理想方案，數字檔案館是所有管理系統的有機組成部分、是各項管理系統有價值信息數據的最終出口與歸宿、是電子文件流程管理與利用的集成系統、是電子文件管理的高級階段。數字檔案館能夠根據電子文件的生命周期對電子文件進行全過程的系統管理和控制。數字檔案館建設要有科學的理論作指導，這種指導作用就是要明確電子文件的生命周期流程，而電子文件生命周期管理理論正是從文件、檔案的角度提出了電子文件管理所需生命周期的全部流程，由此，也就為明確數字檔案建設的基本思路奠定了基礎，為數字檔案館建設提供了科學的理論指導。

（作者單位：河南省信息管理學校 來稿日期：2013-03-30）