在建工程項目在線文檔管理研究與應用

為使檔案資產為企業發展發揮更大的作用，工程項目管理部門和科研部門在日常業務工作中迫切地希望能夠將工程項目中各階段的成果性文件永久、規范地保存，并且能夠方便各個部門對其利用。作為工程項目的成果性文件，如設備圖紙、設計方案等是工程項目的重要產出，也是企業重要的無形資產。要能夠有效、安全、規范地管理在建工程中產出的無形資產——文檔資料，并使其能夠在各業務部門間方便利用，河南油田檔案館應用現代信息技術結合項目檔案管理制度開發了在建工程項目文檔管理系統，對在建工程項目所產生的大量文件材料實現了同步歸檔，解決了以往項目檔案歸檔難、后端性、不齊全等問題。

1 規范工程項目管理

在建工程文檔管理系統的建立，是工程管理部門業務流程梳理的一個過程。在梳理完畢之后，建立完整、嚴格的工作流程、規范、制度以規范業務工作。在建工程文檔管理系統，嚴格依照制定的工作流程、規范、制度開發，待系統上線之后，由計算機系統的嚴謹性保證項目文檔管理工作嚴格地按照規范的業務流程進行，以此來保證在建工程文檔管理工作的質量。

2 提高項目過程文檔管理水平

在建工程文檔管理系統的建立，改變以往項目過程文檔線下收集方式，提倡采用線上收集。以項目階段、階段任務為單元制定文件需求模板；項目人員（如各專業工程師）以模板為標準上傳需要提交的文件；信息管理員以模板為標準檢測文件收集成果；系統同時以預警、通知等方式提醒項目工作人員何時提交什么文件。

3 提高工程成果資源利用水平

在建工程文檔管理系統的建立，改變以往人工管理方式下，文檔借閱、查閱不便的情況。利用計算機系統可以大幅提高文檔的檢索速度，并且能夠以電子文件的形式下發，改變了以往一份文檔只能同時借出一次的不便，也能防止原始文件的丟失。另外，在建工程文檔管理系統基于電子文LVewm67AyE97+f7Jg0hmyGyOMFcPNH2j8J7vZ6gXiUM=件管理平臺，可以靈活地控制用戶訪問電子文檔的權限，避免發生越權訪問、文件丟失的情況。系統運行時，可提供每份文檔使用的痕跡，便于管理員追蹤使用痕跡，明確責任。

4 逐步積累工程建設中的電子資產

在建工程文件管理系統基于專業的電子文件管理平臺，能夠有效地存儲、管理、維護在建工程項目中產生的大量電子文件。系統平臺提供文件分類、標簽、文件夾結構等功能可以使文件得到很好的分類存儲。另外，全文檢索功能可以使用戶在海量的文件中快速地找到需要的文件。基于ACL（訪問控制列表）的權限控制機制能夠保證大量的電子文件按照權限策略分配控制權限，使用戶有效、安全地管理文件。依托系統平臺，可以有效地將在建工程中大量的電子文件作為電子資產累積、保存下來，為以后查閱、利用提供基礎。

5 方便項目審計和文件的歸檔

在建工程文件管理系統采用統一的文檔存儲結構，將文件按階段、單位、文件類型、專業，層層劃分，結構清晰明了。同時，文檔收集模板是參照國家審計規定和行業標準制定，保證了項目過程文件的完整性、準確性。該系統還提供歸檔文件對照表，方便項目文件的歸檔移交。

（作者單位：河南南陽油田檔案館 來稿日期：2013-04-15）