城市圖書館新館建設檔案管理

進入新世紀，我國圖書館事業的發展也進入了一個新的階段。在城市化進程不斷加快，城市公共文化服務體系不斷完善的大背景下，城市圖書館的新館建設尤其引人注目。從特大城市、大城市到中小城市，大規模的新館建設工程方興未艾，新館建設蓬勃興起。可以說，圖書館正面臨著歷史上最好的發展機遇，在城市文化建設中的標志地位日益得到凸顯和加強。2012年，濮陽市委、市政府決定作為重點項目在濮陽新區建設濮陽圖書館新館，新館位于濮陽新區教育園區內，五所學校呈半圓形環聚在四周，中間七個綜合性場館呈七星分布，圖書館是七星之四——“文曲星”，新館建成后也是濮陽新區十大標志性建筑之一。在新館建設前期準備工作中、建設期間和建好驗收評估的時候，有大量的文字材料，圖紙圖片文件等，需要對這些資料進行建檔管理。

1 新館建設檔案的意義和作用

在新館建設過程中會有大量的文件材料，諸如工程準備階段的立項文件，建設用地、征地、拆遷文件，勘測、設計文件，招投標文件等；監理文件；施工文件；竣工圖；竣工驗收文件和新館運營檔案等六大類文件需要建檔保存。在建設過程中我們深刻地感覺到，建立新館建設檔案意義和作用十分重大，第一，建立新館建設檔案是國家法律、法規的強制性要求。根據《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局、國家計委頒布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》第十六條規定：“建設單位應根據工程規模和工程全過程中產生的文件材料規定詳細的歸檔范圍和內容，以確保歸檔文件材料的完整性。”圖書館有責任和義務建立和管理新館建設檔案。第二，新館建設檔案是圖書館整體檔案的重要組成部分。圖書館建設歷史是圖書館歷史的重要組成部分，而新館建設檔案全面真實地保存并再現了城市圖書館新館建設的全部歷程，既有成功的經驗留存又有失敗的教訓總結，既有參與新館建設各個方面機構及人員的資料，又有新館建設過程中所發生時間的資料等。第三，新館建設檔案對于圖書館建筑用后評估，圖書館建筑的調整、改進、修繕、將來的改造都具有很大的幫助。圖書館建筑的用后評估越來越受到人們的重視，用后評估的一個目的就是看建筑是否實現了當初的設計目標并分析出現問題的原因，圖書館建設檔案對于用后評估的作用不言而喻。城市圖書館新館建設完成后，隨著時間的推移，不可避免地要對其空間、結構等作出一定的調整、改進、修繕以至改造，館建檔案中的勘察、設計、施工等資料是保證上述工作成功的重要資料。第四，新館建設檔案對于其他城市圖書館建設具有很好的參考借鑒作用。隨著我國經濟社會的不斷發展，城市圖書館新館建設也會持續發展。圖書館建設檔案對其他城市圖書館的新館建設工作也具有很大的參考作用，有助于他們豐富思路、少走彎路、提高效率、降低成本。

2 新館建設檔案的范圍和要求

新館建設檔案的范圍包括圖書館建筑工程檔案、新館開業業務準備、新館慶典等資料。新館建設檔案是全面收錄與城市圖書館建設相關的一切形式的文獻資料，包括紙質資料、照片、錄像、電子文件、手稿等，時間范圍上包括從新館建設規劃一直到用后評估各個階段的有關資料，是圖書館檔案的有機組成部分。

《建設項目（工程）檔案驗收辦法》規定，歸檔的文件，檔案必須達到完整、準確、系統，保障生產（使用）、管理、維護、改擴建的需要。檔案的完整指按國家檔案局和國家計委、國檔發[1988]4號文件所確定的內容，將項目建設全過程中應該歸檔的文件、資料歸檔，各種文件原件齊全。檔案的準確指檔案的內容真實反映項目（工程）竣工時的實際情況和建設過程，做到圖物相符，技術數據準確可靠，簽字手續完備。檔案的系統指按其形成規律，保持各部分之間的有機聯系，分類科學，組卷合理。

3 新館建設檔案的管理

根據檔案資料管理的有關規定，新館建設檔案的管理顯得尤為重要。要管理好新館建設檔案，筆者認為，必須做到如下幾點：

第一，要指定專人負責圖書館新館建設檔案的建立與管理。檔案建設應貫穿城市圖書館建設的始終，從城市圖書館建設規劃起就要安排專人進行檔案的建設和管理，務求全面、系統不遺漏。

第二，根據國家有關法規和本館建設的實際情況制定新館建設檔案管理工作細則，并確立建檔分類標準。可以按照如下分類管理：新館建設組織機構文件、可行性研究與任務書、設計基礎材料、設計文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、工藝設備、涉外文件、財務器材管理、新館慶典資料以及其他資料等。

第三，新館建設過程中會產生大量的文件資料，一定要注意隨時整理歸檔，不要等到最后再處理，如果等到最后再整理，既容易造成資料的丟失，也不便于建設過程中的查閱。關于新館建設的規劃、立項報告、可行性研究報告、工作計劃、會議資料、各種合同、調研資料、財務資料、宣傳活動資料、驗收資料、用后評估資料等都要注意收集和組織，照相和錄音、錄像更是需要及時攝錄和收集，文字資料若當時沒有收集，以后還可以補充或追記，而音像資料如果當時沒有攝錄，以后則無法彌補。

第四，利用計算機輔助新館建設檔案管理。積極運用現代化的技術手段，對新館建設檔案信息進行存儲、管理，提高工作效率，便于科學管理。傳統的檔案管理有一定的規范性，由于手工立卷操作較麻煩，效率低，易出錯，因此，傳統的管理方式已遠遠不能適應現代檔案管理的要求。要改變這種傳統管理方式，實現以電子檔案為主要管理對象，以計算機操作為主要方法，以實現共享為工作內容的現代檔案管理方式。為此，首先要更新觀念，掌握現代化技術；其次要有現代化的設備。當前計算機已應用到社會的各個領域，檔案計算機管理是發展的必然趨勢。利用計算機、掃描儀等現代化設備可以大大提高立卷、歸檔工作的效率，變手工操作為高質量的計算機輔助立卷、歸檔管理，既做到了省時、省力，又做到了方便快捷。根據檔案工作與圖書館新館建設檔案業務相結合的原則，有些檔案可以利用圖書館計算機的數據進行存檔，有些可以單獨編制應用軟件，實行檔案工作的計算機管理。在收集整理資料的同時，將其隨時掃描存儲并按照一定的規則建立圖書館新館建設檔案資料數據庫，一則作為檔案的電子備份，二則便于建設過程中的查詢和調閱。

第五，歸檔時必須有竣工圖。竣工圖應逐張加蓋竣工圖章，竣工圖章內容包括：“×××工程竣工圖”、“施工單位名稱”、“編制人”、“審核人”、“技術負責人”和“編制日期”。圖章規格尺寸為“70mm×50mm”。

第六，檔案行政管理部門要派員參加初步驗收和竣工驗收。檔案驗收應與工程驗收的初步驗收和竣工驗收兩個階段同步進行，重點應放在初步驗收階段。初步驗收時，在驗收主管單位組織下，檔案部門著重抽查項目檔案的歸檔情況。工程規模大、檔案案卷數量超過1000卷的，抽查15%的項目檔案；工程規模小，檔案案卷數量在1000卷以下的，抽查30%的項目檔案，評價檔案資料的完整、準確、系統性情況以后寫出初驗意見，對存在的問題提出改進要求，限期解決。竣工驗收時，項目規模較大、較復雜的，應有檔案的專題驗收報告。工程規模較小的，則應在驗收報告中寫明檔案的情況。在竣工驗收鑒定書中要有關于檔案情況的評價。

第七，提高新館建設檔案管理工作人員的素質。檔案工作人員的素質是影響檔案開發利用工作的重要因素之一。作為檔案工作者，不但要有較強的政治素質，還要有較高的業務水平，也就是說，負責這項業務檔案的人員必須具有摒棄名利觀念，甘當無名英雄，具備“長作綠葉扶紅花，甘為蠟燭明他人”的職業道德，也要具備全面、系統的知識素質，不斷地充實自己，不斷地學習專業知識，才能做好這項工作。因此，要加強對檔案工作人員的政治思想和職業道德教育，同時還要加強對他們的業務培訓和業務指導，幫助他們全面系統地了解檔案工作的基礎常識和工作方法，盡快掌握有關的新知識和新技能，以適應新館建設檔案工作的需要。

第八，爭取圖書館領導對檔案工作的重視和支持。圖書館新館建設檔案管理人員應主動地向館領導提供所需的檔案資料，讓領導在實際工作中進一步了解檔案的作用，體會檔案的重要性，從而爭取在人、財、物等方面給予足夠的重視和支持，進一步促進圖書館新館建設檔案的開發與利用。

第九，館領導和每個參與新館建設工作人員都要有存檔意識和習慣。可以通過舉辦檔案業務培訓班、開展咨詢服務等多種形式，培養工作人員的檔案意識，無論是有關部門下發的文件，還是在新館建設工程中所形成的文件和活動資料，領導和每個工作人員都要及時加以收集，交給專職管理人員。各部門要將各部門的檔案資料收集齊全，經整理核對后，除辦手續需要交給有關部門的外，另備一份交給本館的專職新館建設檔案管理人員，不能隨便丟棄和私自占有數據和資料，防止和杜絕有價值的材料遺漏或丟失，確保檔案材料的真實性和完整性。

（作者單位：河南省濮陽市圖書館 來稿日期：2013-04-16）