整理的檔案要方便基層利用

2012年，我市檔案局為了迎接全國(guó)新農(nóng)村檔案工作示范市驗(yàn)收，局機(jī)關(guān)工作人員分成幾組到農(nóng)村、社區(qū)對(duì)村級(jí)檔案整理工作進(jìn)行指導(dǎo)。我在指導(dǎo)整理的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)村級(jí)檔案整理工作確實(shí)存在一些問(wèn)題，這些問(wèn)題如果不能很好地解決，會(huì)給村級(jí)檔案保存和利用工作帶來(lái)諸多不便。

案例1：在指導(dǎo)某村立卷過(guò)程中，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員和村干部把該村全部文件材料收集后運(yùn)到檔案局，由業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員幫助整理編目后，又全部運(yùn)到村里入柜排列。村干部在給環(huán)衛(wèi)工人發(fā)工資時(shí)欲尋一張?jiān)摯宓沫h(huán)衛(wèi)工人出勤表，找遍所有檔案也未發(fā)現(xiàn)，就讓業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員再找，還是沒(méi)找著。而村里的環(huán)衛(wèi)工人參加工作時(shí)間不一、出勤天數(shù)不同，村里負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的干部也記不清楚具體情況。為了避免矛盾糾紛，村里就按環(huán)衛(wèi)工人自己說(shuō)的時(shí)間和出勤發(fā)放此項(xiàng)工資。后來(lái)，村干部埋怨業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員把環(huán)衛(wèi)工人情況表整理丟了，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員也覺(jué)得委屈，認(rèn)為你們本應(yīng)該自己整理或者至少派人學(xué)著整理，而竟然一個(gè)人都不去，收集的文件材料里也不知到底有沒(méi)有這份材料……

案例2：在指導(dǎo)某社區(qū)建檔過(guò)程中，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員和社區(qū)干部共同把文件材料收集后，連同以往整理過(guò)的檔案全部運(yùn)到檔案局重新整。當(dāng)時(shí)我認(rèn)為以往整理過(guò)的檔案就不要再動(dòng)了，一位參與收集的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員說(shuō)：“社區(qū)干部說(shuō)了，以前整理過(guò)的檔案用著不方便得重新加以整理。”之后，我就開(kāi)始逐卷查看已整理過(guò)的檔案，發(fā)現(xiàn)檔案里面果然存在一些問(wèn)題：期限與上級(jí)制定的有出入，分類也不合理，擬寫(xiě)的標(biāo)題也不確切，拆過(guò)的案卷也沒(méi)再裝訂，借出的文件也未歸檔，等等?？春螅瑢?duì)于這些檔案，我也認(rèn)為應(yīng)該重新整理?？墒?，重新整理整過(guò)的檔案比整理剛收集的文件材料更加困難，一是檔案頁(yè)碼全得涂改、目錄封面全部作廢；二是浪費(fèi)了人力、財(cái)力。如果不重新整理，查找利用檔案十分困難。

針對(duì)上述情況，我們業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員仔細(xì)研究對(duì)策，把那些專業(yè)性強(qiáng)不宜分開(kāi)的如計(jì)劃生育、居民醫(yī)保、黨員、戶籍、“三資”管理等文件材料作為專業(yè)檔案整理，不再按文書(shū)檔案的七大類去分。整理后把屬于一種專業(yè)的檔案放在一起，先排永久，再排長(zhǎng)期，最后排短期，所裝柜節(jié)上標(biāo)出專業(yè)檔案的名稱，如“計(jì)劃生育檔案”，其中一種排完后，依照上述方法再排另外一種，這樣，村干部到檔案室就可以直觀地看到每種檔案，便于查找。

感悟：在指導(dǎo)建檔過(guò)程中，責(zé)任心要強(qiáng)，該歸檔的文件材料全部按保管期限各歸其類，同時(shí)，在整理過(guò)程中村里應(yīng)指派一人監(jiān)管或?qū)W著整理。無(wú)論難度多大，都應(yīng)按有關(guān)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)所收集的資料、對(duì)整理過(guò)的檔案進(jìn)行分類、再整理，形成不同門(mén)類的檔案，便于檔案的保存和利用。

（作者單位：新鄭市檔案局 摘自《檔案界》）