高校檔案數(shù)字化“黑洞”現(xiàn)象研究

摘 要：高校檔案數(shù)字化的“黑洞”現(xiàn)象是一種客觀存在，嚴重制約著高校檔案數(shù)字化乃至高校數(shù)字檔案館建設(shè)的開展。本文從界定高校檔案數(shù)字化“黑洞”現(xiàn)象的概念入手，分析了高校檔案數(shù)字化“黑洞”現(xiàn)象產(chǎn)生的根源，并最終提出了通過實施具體的頂層設(shè)計和前端控制措施減緩這一問題。以期引起高校和高校檔案館負責(zé)人的重視，為高校檔案數(shù)字化工作的開展提供有益的借鑒。

關(guān)鍵詞：高校檔案數(shù)字化；“黑洞”現(xiàn)象；頂層設(shè)計；前端控制

1 概念界定

1.1 黑洞。“黑洞”是天文學(xué)的一個概念，是指“演變到最后階段的恒星。由中子星進一步收縮而成，有巨大的引力場，使得它所發(fā)射的任何電磁波都無法向外傳播，變成看不見的孤立天體，人們只能通過引力作用確定它的存在，所以叫做‘黑洞’。也叫‘坍縮星’”。[1]說它“黑”，是因為它就像宇宙中的無底洞，任何物質(zhì)包括光線一旦掉進去，“似乎”就再不能逃逸出來。由于其“黑”的特性，人們賦予了“黑洞”許多引申的意義，如可以指無法擺脫的境遇、無底洞等。

1.2 高校檔案數(shù)字化過程中的“黑洞”現(xiàn)象。高校檔案數(shù)字化過程中的“黑洞”現(xiàn)象是指高校檔案館在開展檔案數(shù)字化的過程中投入巨大，但產(chǎn)出很少，形成了投入與產(chǎn)出的巨大反差。從經(jīng)濟學(xué)的角度講，投入與產(chǎn)出的比值稱之為效益。由于高校檔案館檔案的利用率很低，產(chǎn)出極小，相對于巨大的投入而言簡直微不足道。這與天文學(xué)中的“黑洞”極其相似，只有物質(zhì)投入，幾乎沒有物質(zhì)逸出。長此以往就成了投入的無底洞。

2 高校檔案數(shù)字化“黑洞”現(xiàn)象產(chǎn)生的根源

2.1 一筆簡單的經(jīng)濟賬——高校檔案數(shù)字化無法走出的“泥潭”。高校檔案數(shù)字化最基礎(chǔ)、最主要的工作就是將紙質(zhì)檔案掃描、掛接，目前可采取的方式有兩種，一種是高校檔案館利用自己的力量數(shù)字化，另一種是外包，即檔案部門支付一定的報酬，將檔案數(shù)字化任務(wù)委托給外包公司，由外包公司完成檔案的掃描、處理、掛接等工作。由于外包公司在技術(shù)設(shè)備方面具有優(yōu)勢，且檔案部門因為庫存檔案數(shù)量巨大，人手有限等原因，許多高校檔案館都選擇外包這種方式。

筆者曾經(jīng)咨詢過一家檔案外包公司，關(guān)于檔案數(shù)字化的價格，一般是以張為單位計算的。年代較為久遠、紙張保存不好的檔案，經(jīng)過掃描、處理、掛接等一系列程序后的價格是一張0.5元～0.6元，對于大部分高校檔案館來說，這種高齡檔案所占比重很??；紙張保存良好、可以一次性、大批量掃描的檔案是一張0.3元。按一頁0.4元計算，平均100頁一卷的檔案即需40元，陜西師范大學(xué)檔案館截至2011年底庫存檔案是10萬余卷，所需費用竟為400萬元，而且，該館的檔案以每年6000卷左右的速度在增加，那么，在2011年度的基礎(chǔ)上搞fRCSlWpPds3/0SOFoDxuYw==檔案數(shù)字化，保守估計就需要投入“400萬+24萬×n（年）”這么多資金，這對于以教學(xué)科研為主的西北地區(qū)的高校來說是一筆巨大的開支。

高校檔案館數(shù)字化工作所需的費用是需要每年向?qū)W校申請專項經(jīng)費的，由于高校均是以教學(xué)科研為主，且又要統(tǒng)籌規(guī)劃，每年能否審批還是個未知數(shù)，即便能夠?qū)徟?，資金數(shù)額也不會很大，一般也就幾萬元，對于身處經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)的高校檔案館來說就更少了。因此，要想將所有館藏檔案數(shù)字化，僅就資金而言，單靠高校本身的支持根本就是一項無法完成的任務(wù)。

2.2 熱鬧背后的冷遇——高校檔案數(shù)字化無法邁過的門檻。高校檔案數(shù)字化最便捷最省力的途徑就是歸檔的時候就數(shù)字化歸檔，近年來興起的OA系統(tǒng)就是為解決高校行政公文電子化流轉(zhuǎn)和歸檔問題應(yīng)運而生的。但是，陜西師范大學(xué)檔案館每年通過OA系統(tǒng)歸檔的電子文件只有1000份左右，而且這些文件的利用率非常低，這與高額的系統(tǒng)購買和維修費用根本不成比例。更讓人心急如焚的是，由于計算機的普及，其實大部分文件材料都是由計算機系統(tǒng)生成的，尤其是利用率最高的學(xué)生成績單，但由于條塊分割的體制以及目前無法解決的系統(tǒng)無縫對接、數(shù)字簽名蓋章等技術(shù)因素，絕大部分的檔案在移交時都做不到雙套制歸檔，這些材料移交檔案館后，只能由檔案館投入人力、物力再一次數(shù)字化。

2.3 長期極低的利用率——高校檔案數(shù)字化無法避免的尷尬。由于各種因素的限制，目前我國高校檔案利用率長期處于極低的水平。以陜西師范大學(xué)檔案館為例，2011年的檔案利用率不到4.5%，前溯十年，即便是加上本科教育評估等特殊年份，檔案的平均利用率也沒有突破10%。

高校檔案數(shù)字化可以節(jié)約利用成本，提供快速檢索和異地查詢，還可以減少提供利用工作中的調(diào)卷、還卷等環(huán)節(jié)，大大減少提供利用的時間。但是，數(shù)字化只是改變了檔案信息的存在狀態(tài)，沒有從根本上解決阻礙檔案開放利用的主客觀因素，因此，其對于提高高校檔案利用率的功效極微。

在注重經(jīng)濟效益的今天，原本置身事外的檔案工作也不得不自覺或不自覺地被納入經(jīng)濟效益量化評價的范疇。也許，在許多檔案人看來，拿經(jīng)濟效益量化評價檔案工作是一件愚蠢可笑的事，因為檔案的價值是無法用金錢來衡量的。但是，檔案工作畢竟是一項管理性工作，而管理性工作的“至上”原則就是追求效益的最大化。高校檔案數(shù)字化的“黑洞”現(xiàn)象說到底就是一種經(jīng)濟效益量化的極端現(xiàn)象。一方面是巨額的投入和大量的重復(fù)建設(shè)，另一方面是極低的利用率，二者極端相反的對比，結(jié)果就是更大的極端。

3 頂層設(shè)計、前端控制——高校檔案數(shù)字化提高“免疫力”的良藥

3.1 頂層設(shè)計。“‘頂層設(shè)計’（TOP-DOWN）是針對某一具體的設(shè)計對象，運用系統(tǒng)論的方式，自高端開始進行總體構(gòu)想和設(shè)計。注重規(guī)劃設(shè)計與實際需求的緊密結(jié)合，是一種將復(fù)雜對象簡單化、具體化、程式化的設(shè)計方法。它不僅需要從系統(tǒng)和全局的高度，對設(shè)計對象的結(jié)構(gòu)、功能、層次、標準進行統(tǒng)籌考慮和明確界定，而且，十分強調(diào)從理想到現(xiàn)實的技術(shù)化、精確化建構(gòu)，是鋪展在意圖與實踐之間的‘藍圖’?！盵2]頂層設(shè)計實際上是一種理念，它要求將設(shè)計對象當做一個整體的系統(tǒng)來對待，通過統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)統(tǒng)一等手段，將整體理念具體化，從而保證設(shè)計對象的實現(xiàn)。頂層設(shè)計遵循的是系統(tǒng)論的方式方法，而作為一個系統(tǒng)來講，主次關(guān)系是系統(tǒng)內(nèi)各要素最基本的關(guān)系。因此，筆者認為，要將“兩點論”和“重點論”作為頂層設(shè)計所應(yīng)遵循的主要方法論原則。

高校檔案數(shù)字化的“黑洞”現(xiàn)象其基本表現(xiàn)之一就是巨額投入相對于極低利用率而產(chǎn)生的極低經(jīng)濟效益。在經(jīng)濟學(xué)中，追求效益最大化是最基本的理念，即對有限的資源進行最優(yōu)配置，以最小的資本投入獲得最大的效益產(chǎn)出。而在高校檔案數(shù)字化工作的過程中，將有限的資金投入到利用率較高的檔案的數(shù)字化上，將會最大限度地實現(xiàn)效益最大化。

因此，在高校檔案數(shù)字化的頂層設(shè)計中，“利用之上”就成為實現(xiàn)這一“藍圖”的最優(yōu)選擇和所應(yīng)遵循的基本原則，進一步具體化就是高頻檔案要優(yōu)先處理?！案咝n案中，教學(xué)檔案的數(shù)量最多，利用頻率也是最高的，這與學(xué)校以教學(xué)工作為中心是相一致的。財會檔案次之，黨群、行政檔案第三。”[3]因此，在高校檔案數(shù)字化過程中，要優(yōu)先將利用頻率較高的教學(xué)檔案、財會檔案、黨群檔案、行政檔案等數(shù)字化，尤其是要按由近及遠的順序數(shù)字化，因為移交時間越近的檔案，利用頻率往往越高，而且，由于檔案本身的物理狀況較好，外包時的投入也會相應(yīng)降低。

3.2 前端控制?！八^‘前端控制’，是根據(jù)文件生命周期理論和全程控制原則，對電子文件從生成到歸檔的整個過程進行統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一要求，對文件、檔案工作的業(yè)務(wù)流程進行重組，并在文件形成和維護階段進行有效的監(jiān)督，從而實現(xiàn)對電子文件的超前控制和全程管理?！盵4]“前端控制”是在電子文件的管理過程中出現(xiàn)的一種方法和理念，如今，其應(yīng)用范圍已大為擴展。筆者認為，在高校檔案數(shù)字化工作的過程中實行前端控制的方法和理念，有助于緩解“黑洞”現(xiàn)象的擴展。

前文提到，由于各種因素的限制，目前，高校檔案尚未全面實現(xiàn)雙套制歸檔，其造成的結(jié)果就是檔案館只能將其二次數(shù)字化，重復(fù)建設(shè)，極大地增加了數(shù)字化的投入。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)是由很多原因造成的，對于高校檔案館來說，主動出擊，切實落實“前端控制”理念，最大限度地實現(xiàn)雙套制歸檔將是一種最省時省力、又能取得最大效益的途徑。

眾所周知，“已辦理完畢”是文件轉(zhuǎn)化為檔案的基本條件之一，而辦理完畢的標準之一就是文件最后的簽名蓋章。以利用率最高的學(xué)籍檔案之中的學(xué)生成績單為例，其正文部分由各學(xué)院從專用計算機系統(tǒng)中打印出來，然后再經(jīng)過學(xué)院、教務(wù)處或研究生院等部門的審核、整理后，統(tǒng)一移交到檔案館，而相關(guān)各部門審核的標志就是簽字蓋章。具有諷刺意味的是，利用者到檔案館后，無論是通過打印還是復(fù)印，出來的成績單上的簽字蓋章一律都是黑色字體，均需要加蓋檔案館的檔案證明章方可與原件有同等的效力，而用人單位或其他機構(gòu)最終認定成績單真?zhèn)魏陀行У囊罁?jù)恰恰是檔案館的檔案證明章，成績單上原有的簽字蓋章基本不發(fā)揮效力，其他檔案利用情況也是如此。

因此，筆者認為，在數(shù)字簽名蓋章技術(shù)較為成熟的今天，相關(guān)單位完全可以通過數(shù)字簽名蓋章技術(shù)完成文件的審核工作，然后集中統(tǒng)一以雙套制的形式移交檔案館即可。如此一來，檔案館就可以直接享受現(xiàn)有成果，而不用重復(fù)建設(shè)了。

注：本文系中國人民大學(xué)科學(xué)研究基金（中央高校基本科研業(yè)務(wù)費專項資金資助）項目13XNH221“高校檔案利用體系建設(shè)研究”階段性研究成果之一。

參考文獻：

[1]夏征農(nóng).辭海（第6版·縮印本）[M].上海：上海辭書出版社.2010.

[2]肖能德、李恩敬.“頂層設(shè)計”在電子政務(wù)建設(shè)中的應(yīng)用[J].福建建材，2010（3）：122～124.

[3]孫大東.基于用戶需求的高校檔案利用工作研究——以陜西師范大學(xué)檔案館為個案[J].檔案管理，2011（5）：23～25.

[4]任桂淑、趙志天.檔案管理中電子文件的前端控制理論[J].科學(xué)大眾，2010（4）：146.

（作者單位：孫大東，中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院；高旭，陜西師范大學(xué)檔案館 來稿日期：2013-03-28）