科技檔案管理中文件版本控制設(shè)想

摘 要：版本更換頻繁是由技術(shù)文件性質(zhì)決定的，如何在版本頻繁更換情況下，既可以一目了然了解到文件換頁(yè)（版）的全部過(guò)程，又隨時(shí)可以進(jìn)行不同版本的綜合分析，由此掌握技術(shù)改進(jìn)過(guò)程，這是對(duì)科技文件管理者提出的新要求。本文闡述了科技檔案工作中版本多重化現(xiàn)象、產(chǎn)生原因及帶來(lái)的管理問(wèn)題。為解決多版本文件混淆問(wèn)題，提高科技文件管理水平，促進(jìn)科技文件利用率而提出了管理改進(jìn)方法并在實(shí)踐工作中收到良好的應(yīng)用效果。

關(guān)鍵詞：科技檔案管理；版本；控制

1 版本更換原因

科技檔案與行政命令、通知、指示等文書(shū)檔案形式不同，它由科技文件歸檔形成，與參加任務(wù)的類型、參試單位、參試設(shè)備、具體技術(shù)指標(biāo)要求等密不可分，反映了一個(gè)不斷更新、修改和完善的技術(shù)活動(dòng)過(guò)程。造成科技文件變更的原因復(fù)雜，從任務(wù)立項(xiàng)開(kāi)始，需要經(jīng)過(guò)各單位、分系統(tǒng)和靶場(chǎng)陣地間協(xié)調(diào)聯(lián)試，不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并對(duì)相應(yīng)技術(shù)文件進(jìn)行或小幅改動(dòng)，或整體變動(dòng)；也有因?yàn)槿蝿?wù)型號(hào)變動(dòng)需要作出適應(yīng)性調(diào)整或升級(jí)改動(dòng)。

2 版本更換形式

對(duì)于僅作局部文字修改或更動(dòng)內(nèi)容量較小的文件，或從文件擬制初稿至審查定型期間改動(dòng)次數(shù)較少的技術(shù)文件，一般采取換頁(yè)形式。由制文單位發(fā)出更改通知單，標(biāo)明需更換的頁(yè)碼和改動(dòng)內(nèi)容。

對(duì)于文件內(nèi)容改動(dòng)量較大，或定型期間更改次數(shù)頻繁，容易引起歧義的技術(shù)文件，則使用全版本更新方式。由制文單位下發(fā)文件換版通知單，標(biāo)明作廢版本的制文日期和發(fā)文編號(hào)，明確新版本批準(zhǔn)和使用日期，附著新版本文件重新下發(fā)使用。

3 目前版本控制處理及存在問(wèn)題

對(duì)換頁(yè)文件的處理：一般是找出對(duì)應(yīng)文件，按照更換通知要求，直接剔除原文件中換頁(yè)部分，更換成新文件頁(yè)，并將換頁(yè)通知單附著在文件末尾，續(xù)排文件頁(yè)數(shù)，同時(shí)修改文件管理數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)，被替換的部分作銷毀處理。

對(duì)換版文件的處理：按照換版通知單要求，直接使用最新版本文件，同時(shí)修改數(shù)據(jù)庫(kù)，標(biāo)明換版時(shí)間，舊版本文件作銷毀處理。

兩種換文方式均使用該文最初登記的文件流水編號(hào)和分類檔案號(hào)。其優(yōu)點(diǎn)是操作簡(jiǎn)單，文件查新一目了然。但此種簡(jiǎn)單的處理方式也帶來(lái)一些問(wèn)題。

3.1 從文件使用角度看，不利于科研單位探索研發(fā)。對(duì)專業(yè)技術(shù)干部來(lái)說(shuō)，文件查詢目的并非僅限于追求最新版本內(nèi)容。從科技檔案查詢、借閱內(nèi)容分析，有相當(dāng)一部分技術(shù)干部查詢科技文件是為了進(jìn)行專項(xiàng)課題研究或撰寫(xiě)科技論文或收集成果研究素材。基于此，他們更加關(guān)注的是一項(xiàng)科技活動(dòng)的整體性、連續(xù)性和延展性，僅依靠最新版本數(shù)據(jù)是無(wú)法恢復(fù)出完整科技活動(dòng)全貌的，往往需要進(jìn)行多個(gè)版本的數(shù)據(jù)進(jìn)行橫向比對(duì)、驗(yàn)證，從中探尋存在的問(wèn)題和技術(shù)變更點(diǎn)，理清技術(shù)升級(jí)或新技術(shù)支持的思路，摸索問(wèn)題解決的線索，驗(yàn)證改動(dòng)后對(duì)任務(wù)實(shí)施產(chǎn)生的影響和效果，提高后續(xù)同型號(hào)任務(wù)執(zhí)行效率。因此，僅存檔最新版本的科技文件資料無(wú)法完全滿足科研需要。

3.2 從檔案管理角度看，不利于有效反映科技文件管理全程性和完整性。無(wú)論換頁(yè)還是換版文件，由于一直采用最初的文件編號(hào)，導(dǎo)致一份文件即便是更換多次，在系統(tǒng)中也只能查詢到一個(gè)最新版本的文件。而且，目前使用的科技文件管理系統(tǒng)存在標(biāo)注字?jǐn)?shù)受限問(wèn)題，當(dāng)版本更換頻繁時(shí)也不可能實(shí)現(xiàn)全部記錄在案，更導(dǎo)致文件變更記錄時(shí)有時(shí)無(wú)，不但無(wú)法了解文件更換全過(guò)程，而且抹殺了文件管理工作量。

另外，資料室管理人員交接頻繁，經(jīng)常處理類似換版文件的人員很清楚該類型文件的查找規(guī)律，能夠做到心中有數(shù)，但剛參加工作的新同志，往往因不清楚版本更換過(guò)程造成同名文件錄入或使用混亂。而這種經(jīng)驗(yàn)型的管理方式既不利于文件管理正規(guī)化和標(biāo)準(zhǔn)化，也不利于細(xì)致全面的良好工作作風(fēng)的循環(huán)和延續(xù)。因此，對(duì)換版文件進(jìn)行規(guī)范化管理勢(shì)在必行。

3.3 從質(zhì)量管理角度看，不利于文件質(zhì)量管理全程控制。中國(guó)國(guó)家質(zhì)檢總局、國(guó)標(biāo)委2008年12月30日頒布，2009年3月1日實(shí)施了《質(zhì)量管理體系要求》（GB/T19001-2008/ISO9001：2008），其中對(duì)文件和記錄控制進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，強(qiáng)調(diào)了全過(guò)程監(jiān)控。要求確保文件的更改和現(xiàn)行修改狀態(tài)得到標(biāo)識(shí)，并確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本。海上測(cè)控部也特別編制了《質(zhì)量管理手冊(cè)》，具體規(guī)范了文件、記錄、設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)、關(guān)鍵過(guò)程、糾正措施管理等質(zhì)量控制程序。在文件控制程序中明確規(guī)定：改動(dòng)內(nèi)容較少時(shí)采用換頁(yè)方式，多次修改（一般修改次數(shù)累計(jì)在三次以上）或改動(dòng)幅度較大時(shí)應(yīng)換版。明確資料室在質(zhì)量管理中職責(zé)為“完成更改文件的發(fā)放，及時(shí)更換、修改文件的查閱標(biāo)識(shí)（包括檢索數(shù)據(jù)庫(kù)信息），銷毀作廢頁(yè)和作廢文件。但文件銷毀必須經(jīng)過(guò)鑒定和核實(shí)，確定無(wú)利用價(jià)值后方能作銷毀處理，在未作出鑒定或該型號(hào)任務(wù)尚未完成前，不能作銷毀處理”。因此，簡(jiǎn)單地以文件最新版本作為銷毀依據(jù)是不符合質(zhì)量管理規(guī)定的，應(yīng)該從科技文件后續(xù)利用價(jià)值和研究需求、嚴(yán)格落實(shí)質(zhì)量管理的角度出發(fā)，進(jìn)行清晰標(biāo)識(shí)，抓好不同版本科技文件的存儲(chǔ)、檢索、鑒定和處置等控制過(guò)程，方便識(shí)別，提高科技檔案利用率。

4 解決方案設(shè)想

為解決科技文件版本更換帶來(lái)的諸多問(wèn)題，同時(shí)提高科技文件管理水平，促進(jìn)科技文件利用率，進(jìn)行了版本控制方法的改進(jìn)。

對(duì)于換頁(yè)文件，因?yàn)楦鼡Q頁(yè)數(shù)和內(nèi)容量較小，既可將更新文件頁(yè)及時(shí)替換原版相應(yīng)文件頁(yè)，將換頁(yè)通知單連同替換出的原版文件頁(yè)一起附在文件最后，文件頁(yè)碼續(xù)排；也可以直接將換頁(yè)通知單和新頁(yè)直接續(xù)排文件末尾。由于變動(dòng)小，這樣操作既保證了文件最新版本的查新，又方便隨時(shí)進(jìn)行新舊文件的比對(duì)，充分體現(xiàn)出不同版本的關(guān)聯(lián)性和創(chuàng)新點(diǎn)。

對(duì)于換版文件，保留最新版本，舊版本文件暫時(shí)不予注銷，作為相關(guān)歷史資料進(jìn)行累積。同時(shí)在該文件封面和文件管理系統(tǒng)中備注說(shuō)明換版通知、批準(zhǔn)更換時(shí)間等改動(dòng)情況。

需要注意的是，兩種換文方式在收文登記時(shí)均不再占用更新前的收文編號(hào)，而是按照正常收文流程進(jìn)行登記和錄入，保證收文時(shí)間和流水號(hào)對(duì)應(yīng)，不會(huì)因?yàn)樾掳姹疚募加美习姹疚募?hào)而產(chǎn)生了時(shí)間跨越，因此造成誤解。在文件檢索時(shí)也可以做到同名文件一次性全部檢索列出，查詢者可以清晰看到該文換（頁(yè)）版次數(shù)、批準(zhǔn)時(shí)間等變更情況。

隨著該型號(hào)任務(wù)結(jié)束，所有相關(guān)技術(shù)文件進(jìn)行歸檔時(shí)，資料管理人員檢索出所有換頁(yè)（版）文件，列出清單。由機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)處牽頭，組織專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行鑒定，從科技文件的連續(xù)性和繼承性、歷史價(jià)值等因素綜合評(píng)定，確定科技文件各種版本的后續(xù)利用價(jià)值，明確需要?dú)w檔的版本文件。資料室按照鑒定結(jié)果進(jìn)行全套版本或部分版本的文件歸檔工作，將明確不需要保留的版本文件列具清單，按照《質(zhì)量管理手冊(cè)》中文件注銷程序銷毀，并在歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)中注明。這樣既保證了任務(wù)資料完整齊套，版本連續(xù)、清晰，查詢方便，提高了科技文件利用率，也滿足了科技資料質(zhì)量管理要求，利于資料管理人員養(yǎng)成細(xì)致良好的工作習(xí)慣，不會(huì)因?yàn)榘姹靖鼡Q而迷惑，干擾正常文件管理工作。改進(jìn)后的管理模式在實(shí)際應(yīng)用中也取得了良好效果，得到了科研人員的認(rèn)可和好評(píng)。

（作者單位：中國(guó)衛(wèi)星海上測(cè)控部科技情報(bào)資料室 來(lái)稿日期：2013-03-29）