數字檔案館“文件處置協議”功能研究

摘 要：從自動化數字檔案館文件處置流程、提高數字檔案館進館質量和實現文件的可靠性出發，提出數字檔案館系統中應使用“文件處置協議”功能的觀點，明確數字檔案館文件處置協議的基本格式、功能意義、流程和具體功能需求，促進我國數字檔案館文件處置協議功能的開發和實踐。

關鍵詞：數字檔案館；文件處置協議；系統功能

文件處置協議功能是國際數字檔案館普遍采用的，進行業務流程控制的核心方法，而在我國卻缺乏相關功能應用。2010年6月我國頒布的《數字檔案館建設指南》中，也未引入文件處置協議相關功能需求。本文通過探索文件處置協議功能的流程和應用等問題，以期在我國數字檔案館建設實踐中引入文件處置協議的功能理念并推動其實踐開發，進一步提升我國數字檔案館運行效率和質量。

1文件處置協議的基本概念

文件處置協議（“Disposition Agreement”）一詞來源于美國電子文件檔案館（“Electronic Records Archive”）（以下簡稱“ERA”）的需求文檔，該文檔將其定義為“控制文件處置，并包含文件集具體處理說明的文檔”[1]。從定義上看，文件處置協議類似于我國的保管期限表，可被視為適合于計算機應用的保管期限表。傳統的文件保管期限表僅適合于人讀，而文件處置協議主要用于機讀，適用于數字檔案館。數字檔案館使用的基本文件處置協議格式如圖1所示。

如圖1所示，文件處置協議一般由一個基本信息和多個處置項說明組成，基本信息說明文件處置協議的適用機構、全宗或部門等概況性信息，而處置項說明明確每一類文件集的詳細處置方法。從格式上看，與傳統文件保管期限表相比，文件處置協議特點主要體現在：①內容精確化：傳統文件保kjk27HxGc7lYfizvvKvXNKslNWTVqptJOrH3nu1yMyg=管期限表只定義定期和永久兩種處置方式，而文件處置協議定義多種處置方式，例如，在“5.處置說明”下拉項可以選擇銷毀、移交、永久保管和重新鑒定四種處置方式，并且設置具體時間和周期；②內容結構化：文件處置協議中的字段采用控制值、系統驗證、聲明及強制性依賴、值列表等形式控制字段值；③內容豐富化：除傳統文件保管期限信息外，文件處置協議還提供每一個處置項詳細的文件數量、尺寸、移交頻率等信息，有助于數字檔案館對移交文件數量進行預測和對較長年限，例如一個長期項目的多次移交進行跟蹤和掌握。

圖1 數字檔案館文件處置協議格式實例（部分）

2數字檔案館文件處置協議功能的意義

國際領域對于文件處置協議功能給予充分的重視，例如著名文件管理系統需求標準MoReq2010[2]將其列為文件系統的九大核心功能之一。ERA在其需求建設指南[3]中將文件處置協議功能列為數字檔案館必選功能之一，并在系統中實踐開發了該功能，該功能意義在于：

2.1 自動化文件處置流程。美國長久保存環境研究組《數字檔案館長期需求》報告中特別指出：“數字檔案館需要積極地、盡可能地自動化其業務流程。長期經驗表明，人力成本是數字檔案館運行成本的最大部分”[4]。文件處置協議功能可以支持數字檔案館自動化鑒定、移交、銷毀等業務流程，例如，圖1中的“處置說明”項精確到年月，支持在預定時間發起移交、銷毀等業務流程，有效實現自動化。

2.2 提高數字檔案館進館質量。據中國人民大學信息資源管理學院課題組對我國檔案館電子文件移交進館情況的一項調研表明[5]：半數調研檔案館存在接收的電子文件未經鑒定和劃分保管期限的問題，這意味著大量電子文件缺乏規范的鑒定便倉促進館，進館電子文件價值缺乏控制。在數字檔案館系統中加入文件處置協議功能可以強制性要求進館單位移交前進行鑒定，劃分保管期限，制定完善的文件處置方案。例如，ERA要求文件形成部門采用數字檔案館系統平臺制定文件處置協議，移交的文件集必須鏈接到系統中對應的文件處置協議，而缺乏相關文件處置協議的文件集不予接收。這樣就可以從源頭上把關，提高數字檔案館進館質量。

2.3 證明數字檔案館的可靠性。只有數字檔案館系統能夠證實其保管的文件是在恰當的處置協議控制下實施處置的，才能證明系統的可靠性。舉例來說，假如一份文件從系統中銷毀了，數字檔案館應當能夠證明這份文件銷毀是在一定的處置協議授權下合法進行的，而不是隨意被刪除的。因此，數字檔案館系統中必須具備處置協議功能，并且鏈接至其所管轄的所有文件或文件集，而每一份文件或文件集都必須具備對應的處置協議。

3數字檔案館文件處置協議功能分析

3.1 數字檔案館文件處置協議功能基本流程。數字檔案館文件處置協議功能基本流程分為四步，如圖2所示：

圖2 數字檔案館文件處置協議功能的基本流程

如圖2所示，該功能具體步驟為：

（1）立檔單位采用數字檔案館平臺創建處置協議，通常是由業務部門的檔案管理人員完成，處置協議初始狀態為“草案”；

（2）立檔機構文件管理責任人員采用數字檔案館平臺對處置協議進行審查和更新，完成后提交至檔案館審核，處置協議狀態從“草案”變為“已審查，提交至檔案館批準”；

（3）檔案館相關人員對機構提交的處置協議進行接收，并復核，對其中不合理的處置項提出修改意見后返回，處置協議狀態從“已審查，提交至檔案館批準”變為“復核后返回修訂”；如果無需修改返回，則處置協議狀態從“已審查，提交至檔案館批準”變為“提案”；

（4）檔案館檔案管理責任人員對處置協議提案正式批準，處置協議狀態從“提案”變為“正式批準”，文件處置協議進入數字檔案館系統，賦予其正式的唯一標識符后不能再被修改。

3.2 數字檔案館文件處置協議功能需求。從圖2流程圖可以看出，數字檔案館系統至少應為用戶提供創建、批準處置協議等系列功能，具體包括：

3.2.1 創建處置協議。該功能包括：①創建處置協議模板；②基于模板、現有處置協議、根據一系列提問用戶回答來創建新處置協議功能。

3.2.2 存儲處置協議。該功能包括：賦予處置協議唯一標識符和存儲文件處置協議功能。

3.2.3 賦予處置協議狀態。該功能包括：為用戶提供賦予處置協議狀態和根據需求報告處置協議狀態的功能。

3.2.4 修改處置協議。該功能包括：為用戶提供刪除和修改處置協議的功能。

3.2.5 管理處置協議多版本。該功能包括：①管理文件處置協議的多個版本；②管理在業務規則中定義的文件處置協議的各種版本的功能。

3.2.6 批準處置協議。該功能包括：①為用戶提供提交待批準的處置協議的功能；②為用戶提供批準文件處置協議的功能，包括錄入文件處置協議批示、批準相關人員，提供利用文件處置協議定義案卷、管理文件處置協議相關審查人員，合法用戶、錄入責任人員審查、錄入有關文件處置方案涉及的案卷內容審查人、鑒定報告審查人信息等功能。

3.2.7 定義處置協議中的處置說明。該功能具體包括：①定義系統能夠實施的處置說明的功能；②檢查處置協議中包含的處置說明確保其能夠被系統實施的功能。

3.2.8 自動化電子文件處置說明實施。該功能具體包括：①為用戶提供暫停任何處置說明自動化實施的功能；②為用戶提供對任何暫停的處置說明繼續自動化實施的功能；③提供實施變更的處置說明的功能；④在處置說明變更時進行確認；⑤識別變更的處置說明影響的所有文件；⑥對所有受處置說明變更影響的文件執行變更后的處置說明功能。

3.2.9 其他。該功能包括：①定義處置協議之間關系；②提供包含處置協議中文件相關元數據的功能；③根據標準檢查處置協議功能；④提供在處置協議批準過程的所有階段獲取處置協議功能。

3.3 數字檔案館文件處置協議功能的應用實例。數字檔案館應實現以文件處置協議為核心的流程控制，例如處置協議控制數字檔案館文件的移交，支持鑒定流程確定文件價值，控制文件的銷毀等。以移交流程為例，數字檔案館處置協議對其控制原理如圖3所示。

圖3 數字檔案館文件處置協議控制文件移交

如圖3所示，數字檔案館文件移交過程分為三步：①定義文件處置協議：定義文件處置協議及其處置說明，每一個文件處置說明規定一個文件集合的具體處置方法；②移交計劃：根據文件處置說明生成特定文件集合的移交計劃，根據移交計劃提出一到多次的移交申請，移交申請是對每一個文件集合中的部分文件移交提出的；③執行移交：當正式移交時，采用封裝方法對需要移交的文件集進行封裝，并在傳輸、接收過程中采用認證方法進行認證，生成認證報告。可以看出，文件處置協議在移交中主要發揮三方面功能：①控制文件移交范圍：文件處置協議控制哪些文件集需要移交、哪些需要暫時保存和銷毀；②移交計劃形成的前提和基礎：文件處置協議中有關文件處置說明的內容會成為制定移交計劃的參考和依據，機構向數字檔案館的每一次移交都必須是在一定的處置協議批準下進行的，不能隨意發起移交；③啟動移交行為：文件處置協議中定義的處置說明將在預定時間啟動移交，或是發出系統提醒。

4 結語

數字檔案館文件處置協議功能的未來實施和完善需要：①更新我國現有的保管期限表，使之成為可以應用于計算機的文件處置協議，例如，人大學者李澤江提出的“對保管期限表應細化其保管期限，處置行為，包含預定處置狀態的文件保管期限等策略”[6]；②建立文件處置協議模板庫：數字檔案館系統應當建立各類文件處置協議的模板庫，供各類機構、各種類型文件使用。例如美國電子文件檔案館的文件處置協議模板庫形成級次結構。最頂層的處置協議模板適用于所有機構使用，只包含最基本元素，例如基本處置說明、機構名稱等；第二層處置協議模板劃分類別，例如捐獻檔案處置協議、聯邦文件處置協議等；第三層模板繼續細分，例如聯邦文件處置協議下劃分出圖像、音頻、文書類型處置協議等。除此之外，機構可以在遵循ERA標準模板的格式要求下，自行定義更為精確的處置協議模板，并且注冊登記在ERA系統中，豐富的模板庫也將統一規范各類型機構、各類文件的處置流程，避免文件處置隨意性。

注：本文系國家社會科學基金青年項目“中國數字檔案館的基本結構與運行機制研究”（項目編號：11CTQ033）的研究成果之一。

參考文獻：

[1][3]NARA.Electronic Records Archive Requirements Document（RD v4.0）[EB/OL].[2012-12-22].http：//www.archives.gov/era/about/requirements.pdf.

[2]MoReq2010.文件系統需求服務[S].歐盟標準，2012.

[4]Bruce Barkstrom.Long-Term Digital Archive Requirements[EB/OL].[2012-12-22].Long-Term Digital Archive Requirements.https：//forge.ogf.org/sf/docman/.

[5] 劉越男等.我國省級、副省級檔案館電子文件移交進館及管理情況調查分析[J].檔案學通訊，2011（4）.

[6] 李澤江等.基于ISO15489的文件處置研究[J].北京檔案，2010（3）.

（作者單位：南京政治學院上海校區軍事信息管理系 來稿日期：2013-04-10）