建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式的探索

摘 要：對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行研究，分析了項(xiàng)目檔案管理工作中存在的突出問題，提出項(xiàng)目檔案合同化管理模式，并在實(shí)踐中總結(jié)了項(xiàng)目檔案合同化管理的具體做法，以及應(yīng)注意的幾個(gè)問題，為建設(shè)項(xiàng)目檔案的科學(xué)、有效管理提供了一種新的思路。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；管理模式；合同化

近年來，隨著建設(shè)領(lǐng)域的市場(chǎng)化和投資主體的多元化發(fā)展，項(xiàng)目管理變得急功近利，建設(shè)領(lǐng)域的“三重三輕”現(xiàn)象日益凸現(xiàn)，即重項(xiàng)目投資、進(jìn)度和質(zhì)量管理輕項(xiàng)目檔案管理；重檔案驗(yàn)收前突擊整理輕項(xiàng)目建設(shè)中對(duì)檔案的過程管理；重項(xiàng)目檔案的齊全完整輕對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行規(guī)范化整理。上述現(xiàn)象導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理中通常采取的“源頭控制”、“全過程管理”等措施因缺乏約束力而收效甚微。因此，亟須創(chuàng)新建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式，提升檔案部門“話語(yǔ)權(quán)”，加大對(duì)項(xiàng)目檔案管控力度，補(bǔ)上建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的“短板”。筆者經(jīng)過多年的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐和探索，認(rèn)為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式有利于實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的科學(xué)、有效管理，下面，從三個(gè)方面進(jìn)行分析探討。

1 建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式的可行性分析

建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式即在合同條款中明確項(xiàng)目檔案的質(zhì)量要求、管理職責(zé)、違約責(zé)任，通過履行合同條款實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的工作機(jī)制。筆者認(rèn)為，合同化管理模式具有可行性和可操作性，原因如下：

1.1 從法定依據(jù)分析。《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）第4.2款明確規(guī)定“在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任”。[1]另外，由于合同是聯(lián)系業(yè)主和參建單位的橋梁和紐帶，項(xiàng)目實(shí)施的過程也是合同履行的過程，項(xiàng)目檔案管理作為項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，理應(yīng)通過合同的訂立和履行來實(shí)現(xiàn)。因此，通過強(qiáng)化合同管理來實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理具有法定依據(jù)。[2]

1.2 從業(yè)務(wù)需求分析。項(xiàng)目檔案作為項(xiàng)目建設(shè)的歷史見證，業(yè)主和參建單位都期望進(jìn)行規(guī)范化管理，便于日后查考利用。但由于一些參建人員的專業(yè)技能不能滿足項(xiàng)目檔案科學(xué)管理的需要，需要建設(shè)單位檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。而建設(shè)單位檔案部門由于工作千頭萬緒，不可能在項(xiàng)目檔案管理中事必躬親，需要參建單位擔(dān)負(fù)起項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔責(zé)任，雙方互補(bǔ)性強(qiáng)，容易對(duì)合同中的檔案管理?xiàng)l款達(dá)成共識(shí)。

1.3 從預(yù)期效果分析。建設(shè)項(xiàng)目的合同涵蓋設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、采購(gòu)、環(huán)保、地質(zhì)勘測(cè)等種類，涉及所有參建單位，覆蓋所有建設(shè)環(huán)節(jié)，項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的每一份檔案資料均可以通過合同條款的履行實(shí)現(xiàn)無縫管理。不會(huì)導(dǎo)致無主檔案或責(zé)任缺失的情況發(fā)生，有利于項(xiàng)目檔案的齊全、完整和有效管理。同時(shí)，因合同具有法律約束力，可以有效規(guī)避傳統(tǒng)管理模式缺乏管控手段的弊端，預(yù)期效果明顯。

2 建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式的基本框架

2.1 規(guī)范招標(biāo)文件，為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理打好基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)管理模式下，因多數(shù)招標(biāo)文件很少涉及檔案管理的具體內(nèi)容，導(dǎo)致在合同中增加檔案管理?xiàng)l款時(shí)，遭到合同乙方的抵制。為此，經(jīng)與相關(guān)部門充分溝通和協(xié)調(diào)，在項(xiàng)目招標(biāo)書中增加了檔案管理的具體要求，投標(biāo)方需對(duì)檔案管理?xiàng)l款進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)應(yīng)答，作為中標(biāo)單位簽訂合同的依據(jù)，避免了在合同簽訂和履行中出現(xiàn)推諉“扯皮”現(xiàn)象，為項(xiàng)目檔案合同化管理提供了依據(jù)，奠定了基礎(chǔ)。

2.2 固化參建單位職責(zé)，為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理提供法律保障。合同作為固化簽約方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的載體，合同約定的內(nèi)容直接影響項(xiàng)目檔案管理的效果，因此，合同內(nèi)容既要全面，又要突出重點(diǎn)，既要措施有力，又要具有可操作性，既要權(quán)責(zé)明晰，又要賞罰分明，大體包括以下三個(gè)方面：

2.2.1 質(zhì)量要求。為確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，合同條款應(yīng)對(duì)項(xiàng)目檔案的形成、積累、整理、驗(yàn)收、歸檔工作提出具體的質(zhì)量要求：①項(xiàng)目檔案載體及字跡材料要求；②項(xiàng)目檔案的歸檔范圍；③項(xiàng)目檔案的整理規(guī)范；④項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收內(nèi)容及評(píng)分細(xì)則；⑤項(xiàng)目檔案的歸檔要求。

2.2.2 管理職責(zé)。合同條款在確定參建單位的管理職責(zé)時(shí)，應(yīng)總分結(jié)合，職責(zé)明晰，形成橫向到底、縱向到邊的項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，便于參建單位各司其職，各負(fù)其責(zé)，共同做好項(xiàng)目檔案管理工作。由于監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行投資、進(jìn)度和質(zhì)量控制，在監(jiān)理合同中明確并落實(shí)監(jiān)理單位在項(xiàng)目檔案工作中的監(jiān)管職責(zé)，是實(shí)現(xiàn)對(duì)文件材料實(shí)時(shí)監(jiān)控和全過程管理的關(guān)鍵所在。[3]具體來講，建設(shè)單位負(fù)責(zé)前期依據(jù)性文件及竣工驗(yàn)收后形成的各類文件的收集和整理，勘察設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)勘察設(shè)計(jì)文件的收集整理，施工單位負(fù)責(zé)竣工技術(shù)文件的收集和整理，供貨單位負(fù)責(zé)設(shè)備隨機(jī)資料、安裝調(diào)試、軟件研發(fā)、功能測(cè)試等文件的收集和整理，監(jiān)理單位除負(fù)責(zé)監(jiān)理文件的收集整理外，負(fù)責(zé)匯總各單位移交的歸檔文件，并編制移交清冊(cè)。

2.2.3 違約責(zé)任。為提高參建單位對(duì)項(xiàng)目檔案的重視程度，合同應(yīng)設(shè)立檔案質(zhì)量保證金條款。根據(jù)投資規(guī)模，保證金的比例一般占合同額的0.5%～3%，如果驗(yàn)收時(shí)檔案綜合評(píng)定分?jǐn)?shù)在90分以上（含90分），竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)全額退還檔案質(zhì)保金；如果檔案評(píng)定分?jǐn)?shù)在60分～90分之間（含60分），則扣除檔案質(zhì)量保證金的30%并要求限期整改；若檔案評(píng)定分?jǐn)?shù)在60分以下，則沒收全部檔案質(zhì)保金，將其中一部分作為聘請(qǐng)專業(yè)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行整理的經(jīng)費(fèi)。

2.3 強(qiáng)化項(xiàng)目法人管理義務(wù)，為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理提供組織保障。建設(shè)單位作為項(xiàng)目建設(shè)的法人代表，是項(xiàng)目檔案管理工作的組織核心，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目檔案工作負(fù)有組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)的總體責(zé)任。除做好本身的檔案收集、整理工作外，還要對(duì)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、環(huán)保、供貨等單位進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、培訓(xùn)、檢查等，合同條款應(yīng)明確項(xiàng)目法人的權(quán)利義務(wù)：

①審閱監(jiān)理周報(bào)，建設(shè)單位檔案部門應(yīng)通過監(jiān)理周報(bào)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。②編制項(xiàng)目檔案管理手冊(cè)，將有關(guān)項(xiàng)目檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范編制成冊(cè)，通過多種形式對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高項(xiàng)目專兼職檔案人員業(yè)務(wù)技能。③邀請(qǐng)行業(yè)主管機(jī)關(guān)檔案部門或檔案行政管理機(jī)關(guān)對(duì)項(xiàng)目檔案的管理情況進(jìn)行檢查指導(dǎo)，加強(qiáng)過程管控，消除隱患，防患于未然。④組織項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收。根據(jù)合同條款中檔案驗(yàn)收評(píng)分細(xì)則，對(duì)項(xiàng)目檔案的組織管理情況、齊全完整性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、編目整理情況、安全保管情況逐項(xiàng)打分，確定檔案驗(yàn)收等級(jí)。

2.4 嚴(yán)格落實(shí)質(zhì)量保證金支付會(huì)簽制度，為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理提供管控手段。為增強(qiáng)檔案質(zhì)量保證金的管控效果，筆者所在單位采取了質(zhì)保金支付會(huì)簽制度，即向參建單位支付檔案質(zhì)量保證金，應(yīng)履行項(xiàng)目主管部門、財(cái)務(wù)部門、檔案部門三方會(huì)簽制度，只有三方全部簽字同意，方可進(jìn)行款項(xiàng)支付。[4]檔案質(zhì)量保證金是項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中摸索的行之有效的方法，對(duì)提高參建單位對(duì)檔案工作的重視程度，提高參建人員的檔案意識(shí)，提升檔案部門在項(xiàng)目建設(shè)中的話語(yǔ)權(quán)，提升項(xiàng)目檔案管理水平具有重要意義。

3 項(xiàng)目檔案合同化管理應(yīng)注意的幾個(gè)問題

為讓合同化管理模式切實(shí)取得成效，真正體現(xiàn)出傳統(tǒng)管理模式不具有的法律約束力、經(jīng)濟(jì)管控力等優(yōu)勢(shì)，在實(shí)施過程中應(yīng)處理好以下幾個(gè)問題：

3.1 加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式的順利實(shí)施，需要同很多部門進(jìn)行充分的溝通和協(xié)調(diào)，在取得理解和支持的基礎(chǔ)上，積極促進(jìn)建設(shè)流程的再造，例如：在項(xiàng)目招標(biāo)書的編制中增加檔案部門會(huì)審職責(zé)，在合同簽訂中增加檔案部門會(huì)簽環(huán)節(jié)，在竣工驗(yàn)收中強(qiáng)化檔案部門的組織管理職責(zé)，在檔案質(zhì)保金支付中賦予檔案部門“一票否決權(quán)”，提高檔案部門在項(xiàng)目管理中的話語(yǔ)權(quán)，以增強(qiáng)管控手段的有效性。

3.2 完善配套制度。單純采用合同控制建設(shè)工程檔案質(zhì)量，容易產(chǎn)生抵觸情緒，必須建立和完善一系列檔案管理制度、項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，[5]在項(xiàng)目檔案的形成、收集、積累、整理、驗(yàn)收、移交歸檔等工作中做到有據(jù)可依，減少管理的隨意性，增加管理的合法性，做到規(guī)范、有序，為合同化管理順利實(shí)施保駕護(hù)航。

3.3 量化考核指標(biāo)。在項(xiàng)目檔案合同化管理中應(yīng)改變“做多做少一個(gè)樣，做好做壞一個(gè)樣”的“大鍋飯”考評(píng)機(jī)制，完善正向激勵(lì)措施，量化考核指標(biāo)。例如：將項(xiàng)目檔案驗(yàn)收結(jié)果作為建設(shè)單位檔案部門年度績(jī)效考核的加（減）分項(xiàng)目，90分以上增加1分，60分以下扣除1分，有利于相關(guān)人員盡職盡責(zé)做好項(xiàng)目檔案管理工作。

3.4 推行項(xiàng)目檔案管理后評(píng)價(jià)。建設(shè)單位檔案部門應(yīng)積極推行項(xiàng)目檔案管理后評(píng)價(jià)制度，在竣工驗(yàn)收后審視各個(gè)工作環(huán)節(jié)和做法的利弊得失，汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，進(jìn)一步改進(jìn)工作方法，優(yōu)化工作流程，完善作業(yè)模式，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案管理機(jī)制的運(yùn)行活力。同時(shí)，將項(xiàng)目檔案管理后評(píng)價(jià)同合同爭(zhēng)議解決結(jié)合起來，在81fc6b85e633179acbc20340208e9a3e實(shí)踐中摸索管控分歧和解決爭(zhēng)議的有效途徑和方法，并逐步優(yōu)化、完善合同條款，促使項(xiàng)目檔案合同化管理模式日臻完善。

結(jié)論：實(shí)踐證明，建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式有利于提升檔案部門在項(xiàng)目檔案管理中的話語(yǔ)權(quán)，通過合同管理強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理，目標(biāo)明確、措施具體、管控有力，為項(xiàng)目檔案的科學(xué)、有效管理提供一種新的思路和模式。

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（作者單位：中國(guó)聯(lián)通河南省分公司檔案館 來稿日期：2013-04-18）