中國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)與國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)必著項(xiàng)比較

摘 要：必著項(xiàng)是檔案著錄的核心，是檔案著錄實(shí)踐的強(qiáng)制性依據(jù)。我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)與國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的必著項(xiàng)結(jié)構(gòu)與功能存在著一些差異。本文對兩者進(jìn)行了系統(tǒng)比較，客觀分析各自的優(yōu)缺點(diǎn)，進(jìn)而提出我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)必著項(xiàng)優(yōu)化建議。

關(guān)鍵詞：檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)；必著項(xiàng)；比較研究

著錄是檔案管理工作的重要內(nèi)容，是對檔案實(shí)施智力控制的關(guān)鍵過程?，F(xiàn)代檔案著錄的目標(biāo)是：確認(rèn)和說明檔案背景和內(nèi)容信息以便利用，建立準(zhǔn)確而恰當(dāng)?shù)闹洍l目并根據(jù)既定模式將著錄條目加以組織，進(jìn)而自始至終地保證所著錄對象的可靠性、真實(shí)性、完整性、可理解性和可利用性。現(xiàn)代檔案著錄工作貫穿于檔案文件整個生命周期。必著項(xiàng)則是檔案著錄的核心，它的定位與設(shè)計(jì)勢必對著錄結(jié)果產(chǎn)生重要影響。國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)——《國際檔案著錄規(guī)則（總則）》（英文名：General International Standard Archival Description），由國際檔案學(xué)會于1994年正式發(fā)布，經(jīng)修訂之后于2000年發(fā)布第二版。中國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)——《GB/T3792.5-85檔案著錄規(guī)則》于1985年正式發(fā)布，經(jīng)修訂后于1999年發(fā)布行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《DA/T18—1999檔案著錄規(guī)則》。系統(tǒng)地比較兩者的必著項(xiàng)，找準(zhǔn)各自的優(yōu)缺點(diǎn)，對于當(dāng)代社會背景和技術(shù)環(huán)境下，我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的完善和實(shí)施具有重要意義。

1 中國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)與國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)必著項(xiàng)結(jié)構(gòu)比較

國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)必著項(xiàng)為6項(xiàng)，分別為題名、著錄級別、時間、檔號、載體形態(tài)和形成者，分屬于特征說明項(xiàng)和背景信息項(xiàng)兩個大項(xiàng)（國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)共包含7個大項(xiàng)，即特征說明項(xiàng)、背景信息項(xiàng)、內(nèi)容與結(jié)構(gòu)項(xiàng)、檢索與利用條件項(xiàng)、相關(guān)檔案項(xiàng)、一般性附注項(xiàng)、著錄控制項(xiàng)）；我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)必著項(xiàng)為8項(xiàng)，分別為正題名、責(zé)任者、時間、檔號、分類號、電子文檔號、縮微號以及主題詞或關(guān)鍵詞，分屬于題名與責(zé)任說明項(xiàng)、時間項(xiàng)和排檢與編號項(xiàng)3個大項(xiàng)。如表1所示。

1.1 題名項(xiàng)結(jié)構(gòu)比較。國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的題名項(xiàng)規(guī)定，在較高著錄級別（如全宗級、類別級、案卷級），自擬題名要包括文件形成者名稱。在較低著錄級別，可包括文件形成者和文件種類，以及有關(guān)職能活動、專業(yè)、存址和主題等信息；我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的正題名項(xiàng)只是列舉了示例，沒有明確規(guī)定自擬題名結(jié)構(gòu)。

1.2 形成者項(xiàng)結(jié)構(gòu)比較。國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)要求形成者項(xiàng)不僅要著錄檔案形成者的名稱（包括對檔案形成、積累和管理負(fù)有責(zé)任的機(jī)構(gòu)或個人名稱），而且，明確應(yīng)按照《國際標(biāo)準(zhǔn)——團(tuán)體、個人和家族檔案規(guī)范記錄著錄規(guī)則》[1]進(jìn)行規(guī)范著錄，包括機(jī)構(gòu)行政管理沿革或個人生平傳記、檔案歷史沿革等；我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)中的責(zé)任者項(xiàng)只著錄責(zé)任者名稱，并指出責(zé)任者即作者，是指對檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個人，未采用規(guī)范記錄標(biāo)準(zhǔn)。

1.3 時間項(xiàng)結(jié)構(gòu)比較。國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的時間項(xiàng)可著錄文件形成時間或積累時間，以及時間類型。并建議在適當(dāng)之處，采用國際標(biāo)準(zhǔn)《ISO 8601：1988 日期元素及交換格式-信息交換-日期與時間表示法》對時間進(jìn)行著錄；我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的時間項(xiàng)則只能著錄文件形成時間，未明確采用何種時間表示標(biāo)準(zhǔn)。

1.4 檔號項(xiàng)結(jié)構(gòu)比較。國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的檔號項(xiàng)，根據(jù)唯一性要求，明確了檔號的三個構(gòu)成部分，即國家代碼、收藏機(jī)構(gòu)代碼和當(dāng)?shù)貙Ｓ脵n號（或其他控制號、標(biāo)識符）[2]，并指出，如果用于國際信息交換，三個構(gòu)成項(xiàng)全部著錄。要求根據(jù)最新版的國際標(biāo)準(zhǔn)《ISO 3166國家名稱代碼》著錄國家代碼。根據(jù)各國收藏機(jī)構(gòu)代碼標(biāo)準(zhǔn)著錄收藏機(jī)構(gòu)代碼，或唯一的標(biāo)識符；我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)中的檔號項(xiàng)則只有當(dāng)?shù)貦n號，沒有明確其構(gòu)成，在著錄實(shí)踐中一般由全宗號、保管期限、類別號、案卷號和件號組成。

表1 國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)與中國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)必著項(xiàng)比較

必著項(xiàng)

名稱國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)中國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)

題名（或正題名）著錄正式題名或準(zhǔn)確的自擬題名，依據(jù)著錄級別對自擬題名構(gòu)成進(jìn)行了明確正題名照原文著錄，自擬題名未明確著錄規(guī)則（實(shí)際著錄中一般由概括內(nèi)容的文字加文種組成）

形成者（或責(zé)任者）著錄對所著錄對象的形成、積累和管理負(fù)有責(zé)任的組織機(jī)構(gòu)或個人名稱。遵循規(guī)范記錄標(biāo)準(zhǔn)著錄責(zé)任者名稱。機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者的全稱、簡稱和朝代規(guī)定；個人責(zé)任者的職務(wù)、職稱、筆名、譯名等

時間至少著錄下列兩個時間之一：一是文件在公務(wù)處理或個人事務(wù)處理中被積累的時間；二是文件形成的時間。著錄時間類型時間項(xiàng)視不同著錄對象，分為文件形成時間（文件級）、卷內(nèi)文件起止時間（案卷級）

檔號明確檔號的三個組成部分：國家代碼；收藏機(jī)構(gòu)代碼；當(dāng)?shù)貦n號檔號是以字符形式賦予檔案的一組代碼，按《檔號著錄規(guī)則》賦予（實(shí)際著錄中一般由全宗號、保管期限、類別號、案卷號和件號組成）

載體形態(tài)著錄所著錄對象的形態(tài)及邏輯數(shù)量、特有的載體介質(zhì)非必著項(xiàng)

著錄級別著錄所著錄對象的級別（文件級、案卷級、類別級和全宗級等）非必著項(xiàng)（但實(shí)踐中，我們對于案卷級與文件級的著錄有所區(qū)別）

分類號非必著項(xiàng)按《中國檔案分類詞表》著錄

電子文

檔號非必著項(xiàng)管理電子文件的一組符號代碼（一般由檔號、電子文件數(shù)位號和文件擴(kuò)展名組成）

縮微號非必著項(xiàng)賦予檔案縮微制品的編號（一般由膠片編號和影像編號組成）

主題詞或關(guān)鍵詞非必著項(xiàng)主題詞按照《中國檔案主題詞表》進(jìn)行著錄，關(guān)鍵詞可自由著錄

1.5 國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)之載體形態(tài)項(xiàng)和著錄級別項(xiàng)結(jié)構(gòu)。與國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)相比，我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)必著項(xiàng)缺少了載體形態(tài)和著錄級別兩項(xiàng)。國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，在載體形態(tài)項(xiàng)中，可以著錄當(dāng)前保管的物理數(shù)量、邏輯數(shù)量，或者截至將來某個時間計(jì)劃接收的數(shù)量。在著錄級別項(xiàng)中，可著錄全宗級、分全宗級、類別級、分類別級、案卷級、文件級等具體級別。

1.6 中國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)之排檢與編號項(xiàng)結(jié)構(gòu)。我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)必著項(xiàng)增加了分類號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關(guān)鍵詞四項(xiàng)。其中，分類號依據(jù)《中國檔案分類法》和《GB/T15418—1994》的有關(guān)規(guī)定著錄。電子文檔號、縮微號沒有明確結(jié)構(gòu)。主題詞按照《DA/T19—1999中國檔案主題詞表》及本專業(yè)、本單位的規(guī)范化詞表進(jìn)行標(biāo)引。關(guān)鍵詞取自文件題名或正文，用以表達(dá)檔案主題，著錄時比較自由。

2 中國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)與國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)必著項(xiàng)功能比較

從總體上來說，國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)必著項(xiàng)旨在有層次地為建立規(guī)范檢索點(diǎn)以及檔案信息共享發(fā)揮作用，十分注重規(guī)范性，我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)必著項(xiàng)的側(cè)重點(diǎn)是考慮建立多途徑檢索點(diǎn)。

2.1 題名項(xiàng)功能比較。國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)題名項(xiàng)，目的是為著錄對象命名。清晰地列舉了自擬題名的構(gòu)成要素，對于促進(jìn)檔案內(nèi)容的理解和建立高效檢索點(diǎn)具有重要意義；我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的正題名項(xiàng)，沒有明確自擬題名的構(gòu)成要素，在實(shí)踐中易受主觀影響，導(dǎo)致檢索點(diǎn)建設(shè)的不規(guī)范性。

2.2 形成者項(xiàng)功能比較。國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的形成者項(xiàng)，實(shí)質(zhì)上描述的是檔案的背景信息，不僅可以增進(jìn)對檔案內(nèi)容的理解，而且，可以為保障檔案的真實(shí)性、實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)查閱發(fā)揮作用，有助于形成一致、準(zhǔn)確和具有自我說明能力的著錄條目；我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的責(zé)任者項(xiàng)描述的則是內(nèi)容信息，由于沒有采用規(guī)范記錄標(biāo)準(zhǔn)，增加了誤檢和漏檢的可能性，未反映出負(fù)責(zé)形成、收集、保管和利用所著錄對象的機(jī)構(gòu)、人員和家族的相關(guān)信息，不能對檔案管理起保障作用。

2.3 時間項(xiàng)功能比較。國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的時間項(xiàng)，旨在確定和描述所著錄對象的時間。不僅可以反映文件形成時間以及所著錄對象建立時間，而且采用了國際標(biāo)準(zhǔn)的時間表示方法，是一個規(guī)范的檢索點(diǎn)；我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)則只能反映文件內(nèi)容中的時間信息，沒有明確時間表示的采用標(biāo)準(zhǔn)，容易出現(xiàn)信息共享時的障礙。

2.4 檔號項(xiàng)功能比較。國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的檔號項(xiàng)旨在唯一地確認(rèn)著錄對象，并提供著錄條目與所著錄對象之間的聯(lián)系。有助于將來源于不同保管機(jī)構(gòu)的著錄條目集成于一個統(tǒng)一的信息系統(tǒng)?？梢栽趪H共享層面上，實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確定位，有助于檔案信息的共享和交換；我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的檔號項(xiàng)，則只能在當(dāng)?shù)乇９軝C(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)唯一確認(rèn)，沒有考慮較高共享層面上的檔號唯一性，在國家及國際共享層面上，難以實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確定位。

2.5 國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)之載體形態(tài)項(xiàng)和著錄級別項(xiàng)功能。國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的載體形態(tài)項(xiàng)，旨在確定和描述所著錄對象的形態(tài)和邏輯數(shù)量、載體介質(zhì)，可以提高檔案管理的計(jì)劃性和利用工作的引導(dǎo)性。著錄級別項(xiàng)，可以確定著錄對象的整理級別，反映所著錄對象在檔案管理層級結(jié)構(gòu)中所處位置，是檔案管理尊重全宗原則和來源原則的直接體現(xiàn)。我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的必著項(xiàng)無此功能。

2.6 中國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)之排檢與編號項(xiàng)功能。我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)必著項(xiàng)增加的分類號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關(guān)鍵詞四項(xiàng)，增加了檢索點(diǎn)以及檔案與復(fù)制品之間的對應(yīng)關(guān)系，其中電子文檔號和縮微號還可用于檔案工作人員對于相應(yīng)原件或復(fù)制品的準(zhǔn)確定位。尤其是主題詞或關(guān)鍵詞項(xiàng)，對于用戶檢索具有重要意義，但在標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施中，易受主觀因素、專業(yè)知識水平等影響（如關(guān)鍵詞著錄），從而影響檢索效率。

3 中國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)必著項(xiàng)的優(yōu)化思考

從實(shí)際情況看，很多單位受人力、時間、經(jīng)費(fèi)等因素限制，僅僅著錄了必著項(xiàng)。從著錄標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施效益和檔案管理目標(biāo)考評來說，必著項(xiàng)起到了決定性作用。為推進(jìn)檔案“三個體系”建設(shè)，優(yōu)化我國檔案著錄的必著項(xiàng)具有重要意義，此舉不但可以增進(jìn)對檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息的理解，對于提高檔案信息檢索效率和保障檔案的管理更是具有長遠(yuǎn)意義。

3.1 對必著項(xiàng)的功能目標(biāo)進(jìn)行科學(xué)定位。從建立規(guī)范檢索點(diǎn)與保障所著錄對象的可靠性、真實(shí)性、可理解性和可利用性出發(fā)，考慮各類文件的實(shí)際，對必著項(xiàng)應(yīng)該具有的功能和可能達(dá)到的功能目標(biāo)進(jìn)行認(rèn)真分析和充分調(diào)研，形成科學(xué)的必著項(xiàng)功能需求方案。同時，秉著兼顧效益的原則，處置好必著項(xiàng)功能要求與選著項(xiàng)功能要求的關(guān)系。必著項(xiàng)的功能目標(biāo)應(yīng)是可以滿足檔案信息的高效檢索需求、基本適應(yīng)對檔案管理的保障作用。

3.2 依據(jù)功能——結(jié)構(gòu)法合理構(gòu)建必著項(xiàng)結(jié)構(gòu)。對必著項(xiàng)的功能目標(biāo)進(jìn)行分類，即檢索利用目的和管理目的，并進(jìn)一步細(xì)化為背景信息、內(nèi)容信息、結(jié)構(gòu)信息以及控制信息的著錄功能需求，構(gòu)建必著項(xiàng)的微觀結(jié)構(gòu)。針對不同需求，斟酌必著項(xiàng)的構(gòu)成要素。在不同的信息共享層面上檢驗(yàn)必著項(xiàng)結(jié)構(gòu)的合理性。從不同層次的用戶出發(fā)，考察必著項(xiàng)的檢索效益和便捷性。通過多維思考，動態(tài)地對必著項(xiàng)結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整。比如，載體形態(tài)項(xiàng)和著錄級別項(xiàng)的增加。從圖1可看出，如果要達(dá)到智能檢索和知識服務(wù)的目標(biāo)，在內(nèi)容維度上僅僅著錄題名、時間與主題詞是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，應(yīng)進(jìn)一步加深內(nèi)容著錄。從方便利用的角度看，在背景維度上僅僅著錄形成者亦是不夠的，應(yīng)增加檢索利用條件、密級等的著錄。

圖1 檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)之必著項(xiàng)分布維度圖

3.3 提高必著項(xiàng)的可操作性。無論是必著項(xiàng)的選定，還是其微觀結(jié)構(gòu)設(shè)置都應(yīng)注重可操作性，應(yīng)符合絕大多數(shù)檔案的實(shí)際情況，即其背景、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)信息的可著錄性和可理解性。例如，分類號的著錄，無疑會增加檢索途徑，但是，對于普通用戶來說，很難準(zhǔn)確把握分類情況，往往會出現(xiàn)錯誤歸類，影響檢索效率。因此，分類號作為檢索點(diǎn)，應(yīng)增加易于接受的說明和引導(dǎo)功能。

3.4 提升相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)采用率，努力避免主觀因素的不利影響。主觀因素的影響往往來自構(gòu)成要素的不齊全或結(jié)構(gòu)的不明晰，或者是相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)采用率不高。解決主觀因素的不利影響，除了要細(xì)化結(jié)構(gòu)之外，還應(yīng)增加相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)采用率。例如，責(zé)任者項(xiàng)建議更改為形成者項(xiàng)，采用規(guī)范記錄標(biāo)準(zhǔn)，即對于檔案形成發(fā)揮重要作用的機(jī)構(gòu)、人員和家族，著錄描述機(jī)構(gòu)歷史、結(jié)構(gòu)、職能、與相關(guān)機(jī)構(gòu)之間關(guān)系的信息，著錄個人和家族的生平信息，同時確保所著錄實(shí)體名稱以規(guī)范形式出現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張文友，徐維.《國際標(biāo)準(zhǔn)——團(tuán)體、個人和家族檔案規(guī)范記錄著錄規(guī)則》的制定及其結(jié)構(gòu)特點(diǎn)[J].檔案與建設(shè)，2001（2）：55～56.

[2]王大青.中國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)與國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)微觀結(jié)構(gòu)及其功能比較研究[J].檔案管理，2012（5）：17～19.

（作者單位：張戰(zhàn)爭，新疆軍區(qū)檔案館；王大青，南京政治學(xué)院上海校區(qū)軍事信息管理系；趙愛萍，新疆軍區(qū)政治部 來稿日期：2013-04-18）