商業性檔案寄存行業的規范管理之我見

摘 要：文章通過對我國商業性檔案寄存行業的現狀分析，論述了它的產生原因、目前自身發展的特點。隨后在對其發展趨勢作出分析的基礎上，著重從納入本地區檔案行政管理部門的監督與指導、符合科學規范的檔案保管硬件、符合法律規范的運作機制等三個方面，對商業性檔案寄存行業的規范管理提出了建議。

關鍵詞：商業；檔案寄存；規范管理

商業性檔案寄存行業是指各類依法登記，通過為客戶提供檔案管理服務而獲取贏利的企業。近年來，這個行業發展很快，在我國檔案管理尤其是企業檔案管理中發揮了一定的作用。但回觀其現狀，也出現了一些不協調的現象。如，作為一項檔案保管的特殊行業，還沒有納入當地檔案行政管理部門的管理視野之內，還沒有一套行之有效的創辦規范，還沒有建立行業協會，等等。本文試就通過對其現狀的分析，對商業性檔案寄存行業如何依法規范管理提出一些粗淺的設想。

1 商業性檔案寄存行業的產生

1.1 我國檔案工作實際情況的需要。隨著改革不斷深化，市場經濟逐步建立，經濟成分由單一性向多元化發展。一些國有企業在改制、聯合、兼并、破產過程中，企業檔案存在亂堆亂放，無人管理，沒有單位接收，甚至出現隨意銷毀的現象；很多外資企業、私營和民營企業不愿意在企業內部投入較多的人、財、物力，設置專門的檔案保管部門或專職人員；一些企業即使設立了檔案室，但檔案保管條件差，檔案隨意銷毀現象也時有發生。

事實上，隨著檔案信息數量的爆炸式增長以及政府機構改革和企業降低成本的需要，對于一些每年都會產生大量業務類憑證的企業來講，原先那種“小而全”的檔案管理方式，顯然已經難以適應企業發展的需要。

1.2 國外商業性檔案寄存理念的影響。國外商業性檔案寄存行業的名稱多為商業性的“文件中心”，最早起源于20世紀40年代的美國。它經歷了半個多世紀的發展，在歐美等發達國家，現在已經成為一個比較成熟的文件管理機構。進入20世紀80年代后，商業性文件中心在數量、規模和技術水平上更是得到了迅猛發展，出現了以美國“鐵山”（Iron Mountain Incorporated）為代表的數千家檔案數據管理機構。同時，這種促進和提升我國檔案信息領域服務外包的理念對我國檔案工作發展實際的需要也產生了影響。

1.3 外資商業性檔案寄存企業的登陸。上世紀90年代末期，一些跨國跨地區檔案管理機構，由于看好中國內地在檔案信息保護市場的巨大潛力，紛紛登陸。在上海、廣州、北京、沈陽等一線城市設立經營機構，拓展業務。如，“上海信安達檔案文件管理有限公司”作為第一家將檔案文件和信息專業管理的理念帶入中國的公司，于上世紀90年代首先在上海登陸，隨后又建立了廣東、青島、大連、成都等多家分公司。

但是，由于受到國情、理念和我國有關檔案管理的法律、法規的影響，他們在拓展內資機構市場時，會遇到諸多困難，在短期內很難占據國內市場的主導地位。

1.4 內資商業性檔案寄存企業的興起。據查詢，建立較早的北京世紀鼎立電子科技服務有限公司于1993年建立。

從上海地區來看，內資的檔案寄存企業集中于2009年前后建立，目前已經發展到有仁通、華信、固銓等10多家，而且各家的發展速度都很快。如“上海固銓檔案管理技術有限公司”于2009年建立至今，在短短的4年時間里，已經發展到擁有庫房建筑面積2萬平方米，可拓展建筑面積6萬平方米；寄存檔案已從2010年的2793標準箱發展到2013年3月的130107標準箱（標準箱規格：長45cm、寬33cm、高26cm）；客戶也已經發展到擁有中國太平洋保險集團有限公司、中國銀行上海市分行、上海市第九人民醫院等40多家。

2 我國商業性檔案寄存服務行業的現狀

2.1 商業性檔案寄存是對國家檔案館檔案寄存的有效補充。根據《檔案法》第十六條的規定，不少國家綜合檔案館通過設立檔案寄存中心來為各類企業、社會團體以及個人提供檔案寄存等有償服務。這種形式雖然有設施、人員、聲譽和各種有形和無形資源等特定優勢，也解決了部分單位檔案無處存儲的窘境，但由于國家綜合檔案館依據《檔案法》第八條的規定，其主要職責“是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案”。加上其儲能的相對有限，不能滿足為不具備充分保管條件以及配備檔案保管條件成本過高的企業、破產企業、社會團體的檔案寄存提供有償服務，更難以滿足社會接受檔案寄存觀念后的更大需求。

于是，我國內資的商業性檔案寄存服務行業就應運而生，主要承擔了除依法應當進入國家檔案館永久、長期保存，能夠維護黨和國家歷史面貌的檔案以外的各類社會組織需要在一定時間內給予有效保管的檔案。盡管這些單位在其檔案流向中可能會有交叉，即一部分黨政管理檔案可能要向綜合檔案館移交，但其大量的憑證卻并不屬于國家檔案館需要接收的對象。所以，這種商業性的檔案寄存服務是對檔案部門的有益補充，它滿足了當前我國對檔案多元化管理的需求，與檔案部門并不沖突，更不存在代替或取代的問題。

2.2 商業性檔案寄存行業的特點

2.2.1 運作機制靈活。由于是商業性檔案寄存企業，所以只要在不違背相關法律、法規的前提下，可以靈活運用各種機制，從企業自身管理和寄存業務運作兩個方面來調動積極性，搞活檔案寄存活動，獲得很好的生存環境。

2.2.2 服務對象面廣。可以為各種所有制、各種規模、各種業務類型的機構提供服務。從機構來看，除國家檔案部門接收的黨政機關、事業單位以外，破產企業、國有企業、外資企業、民營和私營企業等都可以納入其服務的范疇。當然，主要還是醫療保健行業、法律行業、金融服務業等在主要業務中會產生大量憑證的單位。如中國銀行上海市分行，目前的憑證量已經達到每年產生5000萬張～6000萬張，并且保持每年10%的遞增率。

2.2.3 服務內容專指。首先，從檔案實體來看，進入商業性檔案寄存企業的檔案，主要是各單位形成的既具有查考利用價值，又并非需要永久保存，只在相當一個時間段里不能銷毀的檔案。其次，從檔案內容來看，主要是一些雖然信息化程度較高，原始憑證都已經有了電子文本，但在特定情況下還需要提供原始憑證作為法律依據的這部分憑證。最后，從服務項目來看，主要是檔案保管、檔案檢索及遞送、檔案數字化、檔案和數據信息的安全銷毀等。

2.2.4 服務措施到位。商業性檔案寄存企業為了達到在服務社會的同時獲得贏利的目的，可以為各單位提供上門預約、整理指導、安全保管、提供利用等全方位的優質服務。為了最大限度為客戶節約成本，最大化為客戶調閱提供便捷，往往會自主研發一系列配套軟件，只要是在該企業接收范圍內的任何單位或個人有需求，都可以通過電話或者網絡的方式與企業聯系，客戶足不出戶即可調閱檔案。

2.2.5 服務結果雙贏。企業自身通過提供服務獲取利潤和發展壯大；服務對象可以節約檔案保管成本，更好地集中精力從事自身的專業工作。

3 商業性檔案寄存行業的發展趨勢分析

3.1 需要節約檔案保管成本的客戶源充足。從目前商業性檔案寄存行業明確的主要服務對象來看，潛在客戶面廣量大。分析產生潛在客戶的主要原因有四：一是隨著公民法律意識和維權意識的增強，一旦進入法律程序都需要以原始憑證作為依據。二是企業信息化水平的提高，大量的原始憑證都已經有電子版本保存，原始憑證可以集中異地保存。三是房地產投資成本的加大，使得自行建庫的“小而全”保存方式已經不再適宜。四是原始憑證由專門機構集中保存安全可靠，客戶將檔案寄存過去便會既省心又放心。

3.2 隨著商業性檔案寄存行業的發展，客戶必將大為拓展。隨著實踐的發展和宣傳的深入，人們將更多地接受這樣一種檔案管理模式。只要商業性檔案寄存企業在建立之初，即建立一套客戶所認可的、比較系統、可行的檔案管理服務制度，從而獲得客戶的信賴，就能讓潛在客戶從同類單位獲得的收益中得到啟發，從而不斷進入正式客戶的行列。

4 商業性檔案寄存行業的規范管理

4.1 納入本地區檔案行政管理部門的監督與指導。商業性檔案寄存行業在我國正處于起步階段，無論在規模和數量上，將會得到迅速發展。因此，檔案行政管理部門對這樣一個特殊行業，應當依據《檔案法》第六條和第二十四條的規定，正視其存在和發展，因勢利導，對其進行有效監管，使之成為國家檔案館的重要補充，同時也促進商業性檔案寄存行業的健康、科學發展。具體可從以下幾個方面入手：

4.1.1 要納入企業所在地行政區域檔案事業管理體系。既然社會上還有大量的業務檔案需要由檔案寄存企業來進行寄存服務，那么，檔案行政管理部門就要正視商業性檔案寄存服務企業的存在和發展，要將其作為本行政區域檔案事業的一個有機組成部分給予規范，納入本行政區域檔案事業管理體系之中。

4.1.2 對商業性檔案寄存企業實行全程監管。檔案行政管理部門要抓緊制定政策，規范適合我國國情需要的商業性檔案寄存行業的運行機制和業務標準。具體可通過四個環節來實行：

一是在企業設立時的把關。檔案行政管理部門要依據檔案保管的基本要求和企業開展寄存服務的具體對象，從檔案實體的安全保管、檔案信息的保密要求、檔案利用的安全便捷等方面提出各項要求，嚴格把關。企業對檔案行政管理部門提出的各項要求要作出履行承諾。二是定期執法檢查。將商業性檔案寄存企業納入執法檢查的范圍，檢查合格者頒發“檔案保管合格單位”牌匾。三是在企業運行過程中要給予專門業務的指導和監管。四是接受客戶有關檔案保管方面的投訴。檔案寄存行業中產生的有關問題自然屬于檔案法律行為的范疇，如觸犯了檔案法律法規的條文，勢必需要有當地的檔案行政管理部門出面給予依法解決。

4.1.3 指導商業性檔案寄存企業組建行業協會。行業協會是經依法批準成立，由同一行業經濟組織及相關單位和個人自愿組成、自律管理的非營利性社會團體，是企業與政府之間的橋梁和紐帶。行業協會對一個行業的健康發展有著舉足輕重的作用。所以早日組建商業性檔案寄存領域的行業協會，為商業性檔案寄存企業搭建服務平臺，營造公平的競爭環境，制定行業規范，降低運作成本，這對于行業內成員提升管理水平、創新技術和提高人員素質，乃至商業性檔案寄存行業的合法、科學發展都有十分積極的意義。

4.2 符合科學規范的檔案保管硬件

4.2.1 符合檔案保管的一般要求。

4.2.1.1 檔案庫房：包括選址、建筑質量等。選址應符合《檔案館建筑設計規范》關于選址的要求；建筑質量則要達到《檔案館建設標準》的相應要求。

4.2.1.2 安全保管設施：安全是商業性檔案寄存企業強調的首要經營理念，也是其立身之本。安全保管設施包括消防（包括社會的和本企業的）、檔案裝具、運輸工具等。在基礎設施配置時，盡量采取專業各系統設備“一步到位”的配置方法，圍護結構應滿足 “八防”的要求。

要配置全系統聯動的消防系統，實現火災自動報警和全系統消防聯動；配置先進的攝像監控系統、紅外報警系統、巡更系統相組合的安全保衛設施；設置門禁、報警、監視監控等安防系統。

以上各項可分不同的檔次，需要永久保存的檔案要給予更好的保管條件；只是短期內保存的，條件可以相對簡便一些。當然也可根據客戶的不同要求等級，提出不同的保管要求并計算對應的寄存費用。

4.2.2 專業工作人員。一是具有管理專業素質的管理人才。法人代表同時應當接受檔案法律、法規和檔案專業知識的培訓，以利于檔案保管業務的開展。二是具有檔案管理專業知識的業務人才。具體設置比例可以由當地檔案行政管理部門根據實際確定。專業知識的業務人才要通過檔案專業的系統培訓，并取得檔案管理上崗證。三是消防、安全等專業人才。這類人才均需要經過相關部門組織的專業培訓，并取得上崗證。

4.3 符合法律規范的運作機制

4.3.1 建立一套完整、規范的規章制度。從人員管理、客戶拓展、安全保管、檔案管理、提供利用等各個環節都能有章可循。其中尤為重要的是檔案保密制度，這是商業性檔案寄存企業的生存之基，保密工作做得好壞，既關系到客戶的切身利益，也關系到企業的信譽。因此，必須高度重視對客戶檔案的安全保密工作，尤其是對涉及企業商業機密、公民個人隱私的檔案，管理中絕對不能出現半點差錯。要嚴格遵守不經所有者同意不得提供檔案給第三者借閱的服務原則。

4.3.2 明確收費標準。服務收費標準，是商業性檔案寄存企業向客戶收取檔案管理費用的依據。在檔案寄存服務中，對不同的客戶對象、不同的寄存內容可以適用不同的收費標準，但一定要符合我國有關部門關于服務行業收費的有關規定和合理的價格，避免惡性競爭。

服務費用的收取應充分考慮以下幾方面因素：首先是檔案的自身狀況。它包括兩個方面：一是指檔案的外形特征，如，文件的類型、載體狀況、版本狀況、是否有名人手跡等；二是指檔案的內在特征，主要是根據檔案的來源和內容來判斷其重要程度、秘密等級、可利用性等。其次是檔案的管理費用。包括三個方面：一是對檔案實體的管理費用，如，對文件的整理、分類、編目、補缺、復制等費用；二是對檔案的處置費用，包括對檔案的消毒、殺蟲、保護、鑒定及經過允許的銷毀等費用。三是檔案的貯存費用，指檔案作為實體占據庫房面積所需的費用。

4.3.3 明確寄存雙方的權利和義務。其中，檔案寄存企業的義務和權利：一是負責提供寄存檔案存放的場地、技術設備、管理人員；二是負責寄存檔案的保管、保護，確保檔案安全；三是負責寄存檔案的管理、統計、查尋、檢索；四是擁有寄存檔案的管理權，有權查驗利用者的身份證明；五是對寄存期滿不取走的檔案有權進行處置。寄存方的權利和義務：一是寄存檔案應具有保存價值，經過整理，編目，也可委托提供有償整理編目服務；二是應按收費標準向寄存企業繳納費用；三是查閱利用寄存的檔案應出示寄存者有效證明（單位介紹信、身份證、工作證） ；四是對寄存的檔案擁有所有權，寄存期滿，如不繼續寄存須在期滿后60天內取走所寄存的檔案；五是享有優先利用權，并可以對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見；六是對因企業管理不善造成蟲蛀、霉變、遺失等問題，有權要求賠償。

（作者單位：上海市奉賢區檔案館 來稿日期：2013-04-09）