面向智慧城市的檔案信息化

摘 要：智慧城市建設(shè)為當(dāng)前的檔案信息化創(chuàng)造了新的契機(jī)。本文在對(duì)國內(nèi)的相關(guān)研究進(jìn)行綜述的基礎(chǔ)上，提出在智慧城市框架下，檔案信息化應(yīng)綜合運(yùn)用新一代信息技術(shù)，建設(shè)基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案感知系統(tǒng)、基于云計(jì)算的檔案數(shù)據(jù)處理平臺(tái)、基于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和手機(jī)閱讀的檔案信息服務(wù)平臺(tái)，創(chuàng)新檔案服務(wù)模式與機(jī)制，融入智慧城市建設(shè)的大平臺(tái)之中。

關(guān)鍵詞：智慧城市；檔案信息化

1 引言

所謂“智慧城市”（“Smart City”），是新一代信息技術(shù)支撐、知識(shí)社會(huì)下一代創(chuàng)新（“創(chuàng)新2.0”）環(huán)境下的城市形態(tài)。[1]我國的城市發(fā)展經(jīng)歷了工業(yè)型、經(jīng)濟(jì)型到數(shù)字城市的逐步演進(jìn)，正以城市的可持續(xù)發(fā)展為主題朝著智慧化的方向發(fā)展。目前，我國幾乎所有的一線城市、50%的二線城市已提出了建設(shè)智慧城市的構(gòu)想，部分三、四線城市也喊出了創(chuàng)建智慧城市的口號(hào)。迄今為止，全國開展智慧城市建設(shè)的城市總數(shù)已超過150個(gè)，投資規(guī)模超過1.1萬億元。2013年1月29日，住建部確定首批國家智慧城市試點(diǎn)共計(jì)90個(gè)，其中地級(jí)市37個(gè)、區(qū)（縣）50個(gè)、鎮(zhèn)3個(gè)。[2]筆者認(rèn)為，檔案信息化建設(shè)能否搭上智慧城市建設(shè)的順風(fēng)車，在智慧城市建設(shè)中占有一席之地，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展具有重要影響。

2 智慧城市特征及對(duì)檔案信息化的影響

2.1 智慧城市特征[3]

2.1.1 全面感知。智慧城市利用各類感知設(shè)備和智能化系統(tǒng)，智能識(shí)別、立體感知城市環(huán)境、狀態(tài)、位置等信息的全方位變化，對(duì)感知數(shù)據(jù)進(jìn)行融合、分析和處理，并能與業(yè)務(wù)流程智能化集成，繼而主動(dòng)做出響應(yīng)，促進(jìn)城市各個(gè)關(guān)鍵系統(tǒng)和諧高效地運(yùn)行。

2.1.2 泛在互聯(lián)。寬帶泛在網(wǎng)絡(luò)作為智慧城市的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)，極大地增強(qiáng)了智慧城市作為自適應(yīng)系統(tǒng)的信息獲取、實(shí)時(shí)反饋、隨時(shí)隨地智能服務(wù)的能力。

2.1.3 智能應(yīng)用。基于云計(jì)算，通過智能融合技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)對(duì)海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、計(jì)算與分析，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)智能融合、隨時(shí)、隨地、隨需、隨意的應(yīng)用，進(jìn)一步彰顯個(gè)人的參與和用戶的力量。

2.1.4 持續(xù)創(chuàng)新。智慧城市建設(shè)尤其注重以人為本、市民參與、社會(huì)協(xié)同的開放創(chuàng)新空間的塑造以及公共價(jià)值與獨(dú)特價(jià)值的創(chuàng)造。注重從市民需求出發(fā)，并通過維基、微博等工具和方法強(qiáng)化用戶的參與，匯聚公眾智慧，不斷推動(dòng)用戶創(chuàng)新、開放創(chuàng)新、大眾創(chuàng)新、協(xié)同創(chuàng)新，以人為本實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、環(huán)境的可持續(xù)發(fā)展。

2.2 智慧城市對(duì)檔案信息化的影響。智慧城市是在以物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新一代信息技術(shù)取得突破性進(jìn)展的背景下應(yīng)運(yùn)而生，并被認(rèn)為是解決城市發(fā)展問題的有效途徑和未來城市的發(fā)展方向。有兩種驅(qū)動(dòng)力推動(dòng)智慧城市的逐步形成，一是以物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)為代表的新一代信息技術(shù)，二是知識(shí)社會(huì)環(huán)境下逐步孕育的開放的城市創(chuàng)新生態(tài)。前者是技術(shù)創(chuàng)新層面的技術(shù)因素，后者是社會(huì)創(chuàng)新層面的社會(huì)經(jīng)濟(jì)因素。[4]

檔案信息化是運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用服務(wù)的檔案管理提升過程和工作方式。智慧城市建設(shè)為當(dāng)前的檔案信息化創(chuàng)造了新的契機(jī)。面向智慧城市的檔案信息化應(yīng)在兩個(gè)領(lǐng)域有所突破：一是物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新一代信息技術(shù)在檔案工作中的融合應(yīng)用；二是在智慧城市框架下，檔案工作的創(chuàng)新機(jī)制。智慧城市的核心是最大限度地開發(fā)利用信息和知識(shí)資源。檔案部門作為政府信息服務(wù)的重要機(jī)構(gòu)，應(yīng)該抓住機(jī)遇，借助物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、決策分析優(yōu)化等信息技術(shù)，通過感知化、互聯(lián)化、智能化的方式，將區(qū)域內(nèi)的用戶、檔案部門、檔案信息資源連接起來，建設(shè)新型的智慧化檔案信息服務(wù)體系。在智慧城市的框架下，檔案部門通過將區(qū)域內(nèi)的各類檔案信息資源進(jìn)行廣泛采集、動(dòng)態(tài)監(jiān)控、充分統(tǒng)計(jì)、互聯(lián)和共享，并將這些檔案信息資源進(jìn)行智慧的感知、分析、集成和應(yīng)對(duì)，從而最大限度地滿足公眾及城市管理對(duì)檔案信息的需求。

3 相關(guān)研究現(xiàn)狀

當(dāng)前，檔案界對(duì)智慧城市與檔案工作關(guān)系的研究開展得非常少，雖然，也有部分學(xué)者提出了“智慧檔案”的說法，但由于缺少實(shí)踐基礎(chǔ)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼撟C，還沒有得到學(xué)術(shù)界的關(guān)注和熱議。目前，能夠獲悉的相關(guān)研究和工作有：2011年，南京市檔案局館的《南京市“智慧檔案”建設(shè)規(guī)劃》通過了專家驗(yàn)收。該規(guī)劃通過分析國內(nèi)外檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，研究南京市檔案管理的現(xiàn)狀及需求，提出基于“智慧南京”頂層規(guī)劃設(shè)計(jì)下的“智慧檔案”建設(shè)的總體思路。該《規(guī)劃》從數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案室和智慧檔案服務(wù)平臺(tái)三個(gè)重點(diǎn)工程出發(fā)，引入了云計(jì)算、RFID、縮微品數(shù)字化等先進(jìn)技術(shù)，提出搭建基于物聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算技術(shù)的“智慧檔案”體系架構(gòu)，構(gòu)筑“智慧檔案服務(wù)平臺(tái)”并與“智慧南京”公共服務(wù)平臺(tái)對(duì)接，形成南京市“智慧檔案”建設(shè)的實(shí)施方案。[5]這是國內(nèi)率先提出“智慧檔案”并在智慧城市框架下探索檔案信息化發(fā)展趨勢的相關(guān)研究。

2011年，中國移動(dòng)廣東公司《“五全”實(shí)時(shí)智慧檔案管理系統(tǒng)（“FIRST-AMS”）研究與實(shí)踐》項(xiàng)目榮獲“國家檔案優(yōu)秀科技成果二等獎(jiǎng)”。“智慧檔案”是中國移動(dòng)廣東公司近年來針對(duì)信息化企業(yè)檔案管理的一種全新模式，全稱為“五全實(shí)時(shí)智慧檔案管理體系”。“五全”是指全數(shù)字生成內(nèi)容、全流程實(shí)施控制、全系統(tǒng)提供支撐、全覆蓋保證范圍、全智能創(chuàng)新服務(wù)。“實(shí)時(shí)”指對(duì)企業(yè)各類電子文件進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔，電子文件形成“一秒鐘”后即可實(shí)現(xiàn)歸檔。“智慧管理”指通過企業(yè)檔案資源的友好展示、專題分析為企業(yè)中心工作提供檔案信息服務(wù)，支撐企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。[6]2012年，北京量子偉業(yè)信息技術(shù)有限公司對(duì)外宣傳其研發(fā)了國內(nèi)首款智慧檔案管理軟件——“PDE”數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。據(jù)稱，該系統(tǒng)基于智慧檔案管理理念，依托新科技、新技術(shù)為檔案事業(yè)服務(wù)，不斷提升檔案管理實(shí)效化、檔案保管科學(xué)化、檔案利用簡便化，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的收集、管理、保存和利用進(jìn)行全過程信息化管理，推動(dòng)企業(yè)跨入智慧檔案時(shí)代。[7]國內(nèi)檔案學(xué)者周珺認(rèn)為，城市各級(jí)各類檔案館，只有重視檔案信息資源建設(shè)，創(chuàng)新檔案信息管理的方式，運(yùn)用最優(yōu)化管理模式、最優(yōu)化的服務(wù)思想，綜合各種不同的方法、先進(jìn)的服務(wù)手段，整合各種資源，實(shí)現(xiàn)各個(gè)系統(tǒng)目標(biāo)的縱向整合管理和用戶滿意的橫向聯(lián)合，提高管理活動(dòng)成效和服務(wù)質(zhì)量，才能真正融入“智慧城市”系統(tǒng)中，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息的內(nèi)在價(jià)值。[8]

從相關(guān)研究來看，筆者認(rèn)為：一方面，檔案工作與智慧城市的融合研究必將成為未來檔案工作及檔案學(xué)研究的重點(diǎn)；另一方面，關(guān)于面向智慧城市的檔案信息化研究還處于起步探索階段，相關(guān)概念、理論基礎(chǔ)、關(guān)鍵技術(shù)、模式方法等還很不成熟，還沒有出現(xiàn)系統(tǒng)的研究成果，還需要檔案界進(jìn)一步開展相關(guān)研究。

4 智慧城市框架下，檔案信息化發(fā)展策略

在智慧城市框架下，檔案信息化建設(shè)應(yīng)能夠解決如下問題：（1）區(qū)域內(nèi)的公眾能使用任何設(shè)備隨時(shí)隨地獲取高質(zhì)量的數(shù)字檔案資源與服務(wù)；（2）檔案部門能通過智能、安全和低成本的方式獲取及管理硬件設(shè)施、軟件應(yīng)用與檔案數(shù)據(jù)；（3）檔案信息服務(wù)能融入智慧城市的大平臺(tái)。解決上述問題，可以采取如下策略：

4.1 新一代信息技術(shù)在檔案信息化中的綜合應(yīng)用

4.1.1 基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案感知系統(tǒng)。智慧城市是以物聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的，賦予各類物品感知功能，使之產(chǎn)生“智慧”為人所用，并依托與互聯(lián)網(wǎng)、電信網(wǎng)、電視網(wǎng)、無線寬帶網(wǎng)等多網(wǎng)融合，實(shí)現(xiàn)更全面的物與物、物與人、人與人的互聯(lián)互通和相互感知、更有效的數(shù)據(jù)整合、更好的業(yè)務(wù)協(xié)同和更強(qiáng)的創(chuàng)新發(fā)展能力的城市。

物聯(lián)網(wǎng)的目的是為了讓所有的物體都能被識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控、管理，形成一個(gè)全覆蓋的網(wǎng)絡(luò)體系，必須要求網(wǎng)絡(luò)中的物體具備一定的智能。在物體中植入某種芯片或者印制二維條碼，就可以使物體具備智能特征。智能化的物體可以實(shí)施監(jiān)控其他物體，遙控、感知周圍環(huán)境或事物，感知附近某些物體的某些本質(zhì)特征等功能。數(shù)據(jù)信息可快速傳遞到網(wǎng)絡(luò)彼端，智能化的網(wǎng)絡(luò)本身具備強(qiáng)大的計(jì)算和分析能力，可對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深入挖掘。基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案數(shù)據(jù)感知系統(tǒng)即通過傳感和執(zhí)行設(shè)備聯(lián)網(wǎng)，形成傳感/控制網(wǎng)，負(fù)責(zé)實(shí)體的感知和信息的采集，主要感知的對(duì)象分別是對(duì)用戶的感知、檔案的感知和建筑自動(dòng)化系統(tǒng)的感知。如檔案管理中，物聯(lián)網(wǎng)的物體包括檔案文件、檔案盒、人、地理環(huán)境等。可將RFID技術(shù)引入智能庫房管理等領(lǐng)域，引入二維條碼技術(shù)作為線上、線下聯(lián)系的橋梁。檔案感知系統(tǒng)其技術(shù)的具體表現(xiàn)就是對(duì)檔案館人和物的全面感知：在感知基礎(chǔ)上跨時(shí)空立體互聯(lián)；在信息共享基礎(chǔ)上深度協(xié)同。通過檔案感知系統(tǒng)的構(gòu)建，檔案館的建筑環(huán)境、設(shè)備資產(chǎn)、檔案資源以及用戶等主要構(gòu)成因素的關(guān)鍵數(shù)據(jù)能夠被及時(shí)即時(shí)感知：能夠?qū)@些感知數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的分析和處理，基于感知數(shù)據(jù)的分析處理結(jié)果，為檔案工作人員提供一個(gè)智能化的管理平臺(tái)，為用戶提供一個(gè)無處不在的智能化的服務(wù)環(huán)境。

4.1.2 基于云計(jì)算的檔案數(shù)據(jù)處理平臺(tái)。智慧城市是以多應(yīng)用、多行業(yè)、復(fù)雜系統(tǒng)組成的綜合體。多個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)之間存在信息共享、交互的需求。各不同的應(yīng)用系統(tǒng)需要共同抽取數(shù)據(jù)綜合計(jì)算和呈現(xiàn)綜合結(jié)果。如此眾多繁復(fù)的系統(tǒng)需要多個(gè)強(qiáng)大的信息處理中心進(jìn)行各種信息的處理。借助于云計(jì)算平臺(tái)的虛擬化基礎(chǔ)架構(gòu)，可以有效地進(jìn)行資源切割、資源調(diào)配和資源整合，按照應(yīng)用需求來合理分配計(jì)算、存儲(chǔ)資源，最優(yōu)化效能比例。2010年，國家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，其中明確“鼓勵(lì)具備條件的檔案館探索采用云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)為各立檔單位提供軟件服務(wù)和存儲(chǔ)服務(wù)”。檔案館采用云計(jì)算主要體現(xiàn)在兩方面：一是檔案館利用云計(jì)算開展自身業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的云存儲(chǔ)和云利用；二是檔案館利用云計(jì)算向檔案形成者提供“云歸檔”服務(wù)。檔案形成者、檔案管理者和檔案利用者的所有活動(dòng)都通過“云”來完成。

4.1.3 基于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和手機(jī)閱讀的檔案信息服務(wù)平臺(tái)。隨著3G時(shí)代的到來，手機(jī)越來越成為人們的媒體終端和閱讀終端。與此同時(shí)，諸如蘋果、漢王電紙書等新的媒介載體不斷涌現(xiàn)，不僅對(duì)傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)信息的生產(chǎn)和獲取方式產(chǎn)生了影響， 而且對(duì)人類的閱讀習(xí)慣形成了巨大沖擊。基于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息服務(wù)平臺(tái)將研究采用內(nèi)容智能過濾技術(shù)，智能地分析目標(biāo)內(nèi)容，抽取文章標(biāo)題、正文和相關(guān)的圖片通過規(guī)劃和整理；采用無縫連接微博API接口，通過與微博的綁定，實(shí)現(xiàn)向微博的信息推送以及檔案部門與用戶的信息交互；使用云計(jì)算技術(shù)實(shí)現(xiàn)頁面格式轉(zhuǎn)換算法，圖片縮放和低成本海量存儲(chǔ)，完成對(duì)海量信息資源的高效計(jì)算和冗余備份；開發(fā)應(yīng)面向iPhone、iPad、Android等各類手機(jī)終端的平臺(tái)，同時(shí)支持3G門戶的構(gòu)建，支持各類主流瀏覽器訪問，開發(fā)檔案館App，把電子化的公共檔案服務(wù)打包成App供人們下載、使用。建立以用戶為中心，多元化手段相結(jié)合、多平臺(tái)的完整豐富的檔案服務(wù)體系。

4.2 與智慧城市建設(shè)理念相融合的檔案服務(wù)模式與機(jī)制創(chuàng)新。智慧城市的建設(shè)不僅需要物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等技術(shù)工具的應(yīng)用，也需要微博、維基等社會(huì)工具的應(yīng)用，更需要Living Lab等用戶參與的方法論及實(shí)踐來推動(dòng)以人為本的可持續(xù)創(chuàng)新。面向知識(shí)社會(huì)的下一代創(chuàng)新重塑了現(xiàn)代科技以人為本的內(nèi)涵，也重新定義了創(chuàng)新中用戶的角色、應(yīng)用的價(jià)值、協(xié)同的內(nèi)涵和大眾的力量。智慧城市的建設(shè)尤其注重以人為本、市民參與、社會(huì)協(xié)同的開放創(chuàng)新空間的塑造以及公共價(jià)值與獨(dú)特價(jià)值的創(chuàng)造。智慧城市框架下的檔案服務(wù)機(jī)制與模式注重從用戶需求出發(fā)，并通過維基、微博、Living Lab等工具和方法強(qiáng)化用戶的參與，匯聚公眾智慧，不斷推動(dòng)用戶創(chuàng)新、開放創(chuàng)新、大眾創(chuàng)新、協(xié)同創(chuàng)新，以人為本實(shí)現(xiàn)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。[9]

4.3 檔案應(yīng)用系統(tǒng)融入智慧城市公共信息服務(wù)平臺(tái)。近年來，我國檔案信息化得到了較大發(fā)展，各級(jí)各類檔案部門普遍使用了檔案應(yīng)用系統(tǒng)，有的地方還建成了數(shù)字檔案館。但大部分檔案應(yīng)用系統(tǒng)是基于局域網(wǎng)或政務(wù)內(nèi)網(wǎng)的，很少有面向公眾的互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用。智慧城市是基于互聯(lián)網(wǎng)的開放的生態(tài)系統(tǒng)，其核心內(nèi)容就是要構(gòu)建區(qū)域內(nèi)統(tǒng)一權(quán)威的公共信息服務(wù)體系和平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)一站式信息服務(wù)。智慧城市公共信息服務(wù)平臺(tái)有兩大功能，一是對(duì)分散在各個(gè)專業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的原始信息資源進(jìn)行集中整合，形成統(tǒng)一的信息資源體系；二是對(duì)各種信息資源進(jìn)行適當(dāng)封裝，以組件化的模式，向包括決策層領(lǐng)導(dǎo)、各部門管理人員和廣大社會(huì)公眾在內(nèi)的不同層次用戶，提供內(nèi)容豐富、形式多樣的綜合信息服務(wù)。[10]為此檔案信息化過程中就必須考慮檔案應(yīng)用系統(tǒng)融入智慧城市公共信息服務(wù)平臺(tái)。具體策略：一是檔案部門根據(jù)智慧城市公共信息服務(wù)平臺(tái)的要求，設(shè)計(jì)相關(guān)功能模塊；二是檔案部門將那些非保密的、對(duì)社會(huì)有高利用價(jià)值的數(shù)據(jù)，以開放的、結(jié)構(gòu)化的、可重復(fù)利用的、機(jī)器可讀的形式，放在有開放接口的服務(wù)平臺(tái)上。這樣不僅提供一些數(shù)據(jù)，還提供一些工具，供社會(huì)各方面開發(fā)應(yīng)用。智慧城市公共信息服務(wù)平臺(tái)用戶可直接通過公布的API接口調(diào)用應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，就像使用自己的數(shù)據(jù)庫一樣。這樣不僅能提高檔案資源的社會(huì)化利用效率，滿足公眾對(duì)檔案數(shù)據(jù)的不同層次需求，也同時(shí)大大地減少檔案部門提供公共服務(wù)的成本。

5 結(jié)語

智慧城市建設(shè)是一個(gè)漸進(jìn)的過程，建立在城市信息化、數(shù)字化發(fā)展的基礎(chǔ)上，可以看做是數(shù)字城市發(fā)展的高級(jí)階段和更好模式。在數(shù)字城市建設(shè)階段，檔案部門建設(shè)了數(shù)字檔案館，檔案信息化建設(shè)取得了較大的發(fā)展。各地的數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目都是單列的，還沒看到與數(shù)字城市項(xiàng)目融合和銜接的案例，這也是造成數(shù)字檔案館社會(huì)效益不高的重要因素。在智慧城市建設(shè)階段，能否提出“智慧檔案館”的設(shè)想，構(gòu)筑“智慧檔案服務(wù)平臺(tái)”并與智慧城市公共服務(wù)平臺(tái)對(duì)接，將是當(dāng)前檔案部門和檔案學(xué)者應(yīng)該認(rèn)真研究的課題。面向智慧城市的檔案信息化建設(shè)，將使檔案部門不再是獨(dú)立于公眾視野的一個(gè)單純的館藏機(jī)構(gòu)，而是公眾與政府之間的橋梁，通過這座橋梁，可以為用戶帶來全新的體驗(yàn)和收獲。

注：本文為國家社科基金項(xiàng)目“檔案網(wǎng)站信息資源開發(fā)與利用研究” （09BTQ029）及國家檔案局科技項(xiàng)目“基于網(wǎng)絡(luò)的區(qū)域性檔案信息資源共享與機(jī)制研究”的階段性成果。

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（作者單位：鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院 來稿日期：2013-04-20）