高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作探析

摘 要： 檔案管理工作是學(xué)校管理中的一支動(dòng)脈，在高職院校日常管理工作當(dāng)中占據(jù)十分重要的位置。文章概述了高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作的現(xiàn)狀，明確了檔案管理工作中教學(xué)檔案管理的重要性，并就高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)作了分析，旨在推進(jìn)高職院校檔案管理工作進(jìn)一步完善。

關(guān)鍵詞： 高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院 教學(xué)檔案管理 規(guī)范化建設(shè)

檔案管理工作是整個(gè)院校發(fā)展的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，其工作水平一定程度地影響學(xué)院的未來(lái)發(fā)展。隨著我國(guó)職業(yè)教育事業(yè)的發(fā)展，高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作也邁入高速發(fā)展的階段，其中有波折、有困難、有成績(jī)，也有提高。為使檔案管理工作更好地服務(wù)于高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院的發(fā)展，需要通過(guò)合理化手段進(jìn)一步完善。

一、高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)狀概述

自1999年中共中央作出“大力發(fā)展高等職業(yè)教育”的決定之后，我國(guó)的高等職業(yè)教育迅速發(fā)展起來(lái)，根據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，當(dāng)前我國(guó)已有超過(guò)1200余所的高職院校，在校生規(guī)模近千萬(wàn)。雖然高職院校的作用和地位在不斷提升，但其檔案管理工作存在一些問(wèn)題，如領(lǐng)導(dǎo)重視不足，管理人員專業(yè)知識(shí)缺乏，管理手段落后，管理制度缺乏合理性等，很大程度地制約著高職院校檔案管理工作應(yīng)有作用的發(fā)揮[1]。而對(duì)于這些問(wèn)題的解決，如何使檔案管理工作更好地服務(wù)于高職院校建設(shè)，就是當(dāng)前檔案管理者們應(yīng)當(dāng)思考的重要課題。

二、檔案管理工作中教學(xué)檔案管理的重要性

教學(xué)檔案是學(xué)院在教學(xué)管理、教學(xué)研究及教學(xué)活動(dòng)中直接形成的具有保留與考察價(jià)值的資料，是反映教學(xué)管理、教學(xué)運(yùn)行、教學(xué)建設(shè)的重要標(biāo)志材料，是學(xué)院檔案的主體之一。教學(xué)檔案能為學(xué)院的改革發(fā)展提供依據(jù)。通過(guò)分析研究具有系統(tǒng)性、原始性、完整性的教學(xué)檔案，能夠?qū)W(xué)院現(xiàn)狀及師生具體特點(diǎn)加以了解，為決策者合理師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃和學(xué)院發(fā)展規(guī)劃的制訂提供理論支撐，并從中汲取成果和經(jīng)驗(yàn)，來(lái)促進(jìn)辦學(xué)質(zhì)量的不斷提高；教學(xué)檔案能為師資水平和教學(xué)質(zhì)量的提高提供依據(jù)。教學(xué)檔案是真實(shí)記錄與歷史憑證，是對(duì)學(xué)院教研水平、教學(xué)管理的反映，是實(shí)施教研活動(dòng)和教學(xué)改革的重要參考資料；教學(xué)檔案為全面分析學(xué)生、客觀評(píng)價(jià)教學(xué)提供了具體翔實(shí)的資料，通過(guò)其可以了解師生特點(diǎn)，做好學(xué)生管理工作，針對(duì)性地提升學(xué)院師資水平；教學(xué)檔案源于一線教學(xué)，通過(guò)查閱教學(xué)檔案，能夠?qū)υ合到虒W(xué)水平作出客觀反映，且教學(xué)檔案是否規(guī)范、齊全，教學(xué)管理工作好壞也是對(duì)院系教學(xué)管理水平的直接反映；教學(xué)檔案是校內(nèi)、校外交流的重要內(nèi)容，其在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐當(dāng)中不斷產(chǎn)生與更新，且于新時(shí)期，教學(xué)檔案的借鑒、交流功能將得到更好的發(fā)揮[2]。

三、高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)

（一）強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)的參與，提升檔案管理工作地位。

從管理體系和領(lǐng)導(dǎo)決策的角度來(lái)看，學(xué)院應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案管理工作，成立專門的領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)施崗位責(zé)任制，對(duì)各位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行具體工作的劃分，使他們對(duì)自身職責(zé)加以明確。如組長(zhǎng)可由院長(zhǎng)擔(dān)任，副組長(zhǎng)由副院長(zhǎng)擔(dān)任，小組成員則為各院系、處系負(fù)責(zé)人等。這一小組形式的建立，強(qiáng)調(diào)了領(lǐng)導(dǎo)的參與，不但使其對(duì)檔案管理工作高度重視起來(lái)，且能夠在人、物、財(cái)力上給予足夠的支持，保障檔案管理工作的有效開(kāi)展。

（二）完善教學(xué)檔案預(yù)立卷制度。

預(yù)立卷制度指的是教學(xué)檔案管理人員以相關(guān)內(nèi)容和要求為依據(jù)，進(jìn)行相關(guān)文件盒的預(yù)先設(shè)定，再專門從系部教職工手中收集教學(xué)材料，將其存放于相應(yīng)文件盒中，以便于年終整理[3]。各項(xiàng)學(xué)院教學(xué)活動(dòng)中具有保存價(jià)值的資料和文件，均應(yīng)納入到教學(xué)檔案范圍來(lái)進(jìn)行歸檔，并由專人負(fù)責(zé)操作，以保障教學(xué)檔案的完整性、系統(tǒng)性與準(zhǔn)確性。

（三）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。

著眼于未來(lái)發(fā)展，建設(shè)一支兼具教學(xué)管理、檔案知識(shí)、現(xiàn)代化手段運(yùn)用能力的教學(xué)檔案管理隊(duì)伍，是教學(xué)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)足發(fā)展的關(guān)鍵所在。學(xué)院應(yīng)配備專職、兼職教學(xué)檔案管理人員，明確其具體責(zé)任，并進(jìn)行專業(yè)化的系統(tǒng)培訓(xùn)，使其對(duì)檔案工作的專業(yè)技能與基本知識(shí)加以掌握。同時(shí)對(duì)于現(xiàn)有檔案管理人員，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)的相關(guān)培訓(xùn)也十分必要。

（四）將信息化引入教學(xué)檔案管理工作當(dāng)中。

教學(xué)檔案管理的信息化是促進(jìn)教學(xué)檔案管理效率提高的必經(jīng)之路，其指的是通過(guò)對(duì)信息處理自動(dòng)化的利用，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文字、檔案的一體化管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同載體檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)。如以一些典型教案、教學(xué)課件、專業(yè)課程試題庫(kù)、備課筆記、優(yōu)秀教研成果、學(xué)生相關(guān)信息等來(lái)組成教學(xué)檔案的信息資源庫(kù)，于校園內(nèi)部共享資源，并于條件成熟時(shí)，進(jìn)行網(wǎng)上教學(xué)檔案館的建立，以最大限度地延長(zhǎng)其壽命，擴(kuò)大其作用[4]。且在檔案管理信息化的過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)給予檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全性管理足夠的重視。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是高職院校的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，在學(xué)院管理工作當(dāng)中不可或缺。而要做好學(xué)院檔案管理工作，使其更好地服務(wù)于學(xué)校發(fā)展建設(shè)，不但需要檔案管理人員的努力，還需要相關(guān)部門和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)給予足夠的重視與支持。

參考文獻(xiàn)：

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[3]區(qū)茵.試談職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)檔案的規(guī)范化管理[J].玉林師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2012（2）.

[4]王忠.扎實(shí)做好高等職業(yè)院校檔案工作的實(shí)踐研究[J].濰坊高等職業(yè)教育，2011（6）.