關于國土業務檔案數字化建設的思考

數字與信息技術的高速發展以及數字檔案館理論和實踐的不斷進步，為檔案的信息化管理工作提供了基礎性的技術支撐。電子檔案作為一種新的檔案存在形態，憑借其實時性、方便性等諸多優點，越來越受到檔案部門的青睞，各級部門對檔案數字化建設也越來越重視。隨著國土部門在辦理業務過程中形成的電子文件日益增多，加強國土業務檔案數字化建設愈發重要與迫切。

一、國土業務檔案現狀

國土資源檔案是在國土管理業務工作中形成的有永久保存價值的真實歷史記錄。國土資源管理對社會、經濟發展具有舉足輕重的作用。隨著國民經濟的不斷發展，土地、礦產等國土資源市場十分活躍，國土檔案為經濟服務的重要性日益顯現，國土資源檔案信息已成為一種極具重要價值的信息載體。而國土檔案管理不規范，軟硬件建設基礎薄弱，面對信息內容復雜，檔案數量日益增多的情況，原本的檔案紙質管理模式已無法滿足新形勢下國土工作發展的需求。

二、推行檔案電子化管理、實現國土檔案數字化的可行性

1.電子檔案的優勢明顯

（1）電子檔案較之紙質檔案優勢明顯

電子檔案利用十分方便，可突破時間、空間限制隨時隨地進行查找，通過關鍵字搜索等可快速定位所需查閱的檔案全文；存儲方式多樣化，只要是電子存儲介質均可存放電子檔案；國土業務檔案附件多，內容復雜，如同一宗用地如若辦理次數多，重復件也多，電子文件一次采集歸檔，許多文件便可多次重復利用，避免因重復件過多出現“越裝越厚”的現象，減少了庫存壓力；電子檔案的出現摒棄了對紙質檔案的依賴，對保護實體檔案起到了積極作用。

（2）電子檔案在國土業務管理中的優勢

國土業務檔案是國土資源管理工作的真實反映。在實際工作中，今天業務的辦理要依據之前年度形成的檔案。依托電子檔案數字化的管理，增強行政效率，提高檔案信息挖掘的能力，為領導決策提供實時的參考。例如歷史征地檔案數字化后，對不同行政村、不同年度的征地面積、次數、補償、征地項目非常明白，改變了過去“糊涂賬”的局面。同時大幅度地減少人工找檔、查檔的工作量，使檔案管理人員的工作重心得以從過去單一的紙質管理轉到如何高效利用國土檔案上來。

2.國土檔案實現數字化管理的條件與基礎

（1）數字和通信技術使電子檔案成為可能

電子檔案的出現打破紙質檔案的局限，將文字、圖像、視頻、照片等都通過數字化加工轉換、整合，充分發揮數字化的優勢，通過接口將檔案管理系統集成到業務系統，電子數據可以隨時在業務網內通過多種形式瀏覽、在線查獲，以實現跨平臺使用，滿足各種的利用需求。

（2）檔案數字化建設是“金土工程”信息系統的組成部分，“金土工程”的實施帶動了國土檔案數字化建設

“金土工程”是以信息化建設助推國土各項基礎業務的規范化管理。目前，國土業務如用地報批、用地預審、耕地保護、礦產資源和土地開發整理等具體工作已逐步在“金土工程”平臺上進行系統搭建，網上審批、信息傳遞，使國土管理制度方式2e768f71a1ff7985bfb042e48c0b6ff1780dc990964e9985f7aae94f5bcd59b1發生重大變化，業務工作在電子政務平臺上開展，國土檔案電子化管理自然成為今后國土檔案管理的必然選擇。“金土工程”信息化建設與國土檔案信息化管理相得益彰，必將有力推動國土業務工作的開展。

三、對國土電子檔案優化發展的幾點建議

在依托功能日益強大的電子政務平臺的情況下，電子數據的虛擬性、非直讀性和對軟、硬件環境的依賴性及結構復雜等特點，對電子檔案的發展提出了更高要求。國土業務錯綜復雜，從電子文件產生、歸檔到維護，全過程如何優化發展，對技術、人員、政策等多方面提出了更高要求。

1.業務檔案管理系統需“量身定做”，并與業務系統集成，相互聯系相互作用

電子檔案具有信息資源管理的特點，決定了在系統設計時均需結合不同的業務。如用地業務中可能涉及到用地檔案的調閱和測繪圖件的比對、地籍檔案的參考。根據“金土工程”的“統一平臺”要求，結合實際進行系統設計。使未來信息系統歸檔同紙質歸檔一樣制度化、科學化、標準化，電子檔案管理由內部封閉走向開放兼容，檔案管理系統貫穿業務平臺始終，按照“前端控制和全過程控制”的原則，清晰再現業務辦理的整個流程，以保證歸檔的完整性、真實性。因此檔案信息系統的研發和實施需要“量身定做”，這是實現檔案信息化管理的前提條件。

2.誰建檔、誰歸檔，明確各部門分工

國土業務錯綜復雜，各業務環節內容和表現形式不一，檔案信息系統可以按不同業務訂制歸檔流程。業務部門負責執行辦理過程中產生的電子文件收集，在系統的配合下分門別類、在線歸檔交換數據，歸檔的內容可在系統中自定義，為今后的利用服務，這是國土檔案有別于一般檔案之處。業務檔案需要不間斷的利用，堅持實時收集、部門立卷、及時移交的原則，保證電子檔案的完整性和有效性。

3.加強國土電子檔案安全保密工作

電子檔案的易變性、可分性、虛擬性，使安全保密工作難度加大。國土電子檔案的安全管理主要有采集過程的安全，可以憑借檔案系統來實現，檔案系統在安全設置、傳輸方式、權限設定、操作日志、角色分工上需要考慮周詳，引入風險管理，用技術和制度有效控制，保證不失密、不泄密。其次是利用的安全，提供電子檔案的范圍應該嚴格控制，電子數據不以任何形式對外提供，只能提供復印件并注明用途和有效時間。再次就是電子檔案保管的安全，電子文件存儲、備份不低于三份，系統有數據自我恢復的工具。

4.改變管理模式，提升人員技能素質，適應發展需要

傳統的檔案管理部門一般只能被動地接收檔案，而電子檔案的特殊性，讓檔案管理重心前移，界限變得模糊，檔案管理工作要求參與者有大局意識，把國土電子檔案建設工作放在整個國土工作中把握。積極創新檔案管理制度，通過技術上的可操作性帶動檔案規范管理，加強不同層面、不同部門協同合作，更好地為國土工作服務。

人是信息化中最積極、最活躍的因素，是信息化能否成功的重要因素。國土檔案信息化的開展和管理，要求檔案管理人員具備一定的信息技術處理能力，對國土多項業務精通了解，在信息化框架下重點進行檔案利用方面的研究，積極應對挑戰，努力提高技術和操作水平。

（作者單位：珠海市國土資源信息中心）