農機監理電子檔案在管理利用中安全問題的探討

隨著信息數字化的快速發展和辦公自動化的實現，農機監理電子檔案的廣泛應用，大大提高了農機監理電子檔案的管理水平。但同時由于電子檔案的出現和發展時間短，暴露的問題較多，網絡環境下電子文件檔案管理正面臨非授權訪問、信息泄漏或丟失、數據完整性被破壞、利用網絡傳播病毒的威脅等，因此，筆者就農機監理電子檔案在管理利用中的安全問題進行幾點探討。

一、農機監理電子檔案所包括的主要內容

農機監理電子檔案主要包括全市拖拉機及駕駛員電子檔案、外省籍駕駛證及拖拉機登記電子檔案。采用的是浙江省農機監理業務系統軟件，整個軟件分為牌證受理崗、牌證管理崗、考試崗和檔案管理崗四個崗位。在一崗中主要進行拖拉機注冊登記、轉入登記、變更登記、轉移登記、抵押登記、注銷登記、拖拉機變更備案、補換牌證、換發牌證等牌證受理業務。同時還進行拖拉機駕駛證初次受理、增駕受理、轉入受理、其他業務受理、管理崗、違法行為記分、駕駛證注銷等業務。在二崗中，主要對一崗中受理的拖拉機及駕駛員檔案業務進行管理送審，屬于牌證管理崗的范疇。在三崗中，主要為考試崗，對于在二崗中拖拉機駕駛員初次受理和增駕受理的人員進行科目一、二、三、四的考試，并給予考試評分，只有通過科目一、二、三、四的拖拉機駕駛員才可在二崗里核發拖拉機駕駛證。在四崗中，主要是檔案管理崗，主要為拖拉機及駕駛員檔案歸案、檔案查詢、檔案更正、檔案增補及對已被注銷的拖拉機及駕駛員檔案的高級查詢。農機監理電子檔案的應用，可以迅速和準確地計算出全市拖拉機及駕駛員在冊的擁有量、年檢年審的情況、農機事故的統計數據和外省籍駕駛證及拖拉機的登記情況，給農機監理工作帶來了很多便利，大大提高了工作效率。

二、影響農機監理電子檔案安生性的不利因素

1.檔案安全保護意識薄弱

檔案安全保護教育不普遍，檔案安全意識淡薄，缺乏安全風險意識，突出表現在檔案網絡工作“安全第一、預防為主”的意識不強。檔案服務及利用人員由于網絡安全防護技術較低和安全防護意識不高，造成的無意侵權或電子檔案光盤存儲的選擇等問題，都給農機監理電子檔案的安全保管帶來威脅。

2.計算機軟硬件的設備故障

由于農機監理的電子檔案一般不能直接利用，它的形成和處理與利用均需借助計算機軟硬件設備的支持才能實現。而計算機系統是由許多部分組成，每個部分的薄弱環節都極易遭到破壞。如：數據易被誤輸；應用軟件易被篡改或盜用；硬件設備中的芯片和電子線路易被損壞等。這些故障的發生都有可能導致農機監理電子檔案的丟失或破壞，從而對農機監理造成不可挽回的損失。

3.電子檔案存儲載體的保護技術問題

農機監理電子檔案的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體，它具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。并且磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素，它極易受外磁場的影響而導致退磁、消磁等。目前光盤常用的介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料，這些材料不穩定，易氧化，易與堿溶液發生反應。因此，電子檔案載體材料的這些特點，決定了農機監理電子檔案容易受外部環境的影響。

4.計算機病毒與黑客的攻擊

計算機病毒已成為當今破壞計算機操作系統的頭號殺手，它是一種特殊的具有破壞力的計算機程序，具有自我復制能力，會以各種方式和途徑攻擊計算機系統的應用軟件和數據庫以及硬件設備，并可通過非授權入侵在可執行程序或數據文件中，從而造成電子文檔的破壞或系統的癱瘓。此外，有些計算機黑客也利用電腦網絡進行犯罪活動，他們伺機尋找系統和軟件方面的某些缺陷來攻擊，通過破譯口令與密碼而獲取使用權限。非法訪問、刪除或修改某些重要電子文檔，使文件所有者和利用者均遭受巨大損失。

三、加強農機監理電子檔案安全管理的相應對策

1.加強電子檔案安全管理的宣傳教育，增強責任意識

要大力普及農機監理電子檔案信息安全知識及網絡竊密知識，使廣大農機監理檔案人員了解電子文檔的特性，防范農機監理電子文檔無意丟失或泄密，提高對各種攻擊手段的認識和警惕性，如不隨意下載或安裝不明軟件，不隨意打開陌生電子文件等。對農機監理電子檔案保護意識融入到檔案的價值論中，從而營造農機監理電子檔案安全保護新環境。

2.充分采用信息備份技術

信息備份是信息安全保障最重要的輔助措施，它可以為受損或崩潰的信息系統提供良好、有效的恢復手段。一旦原文件遭到破壞，還有相同的備份文件可以取而代之，為了防止存檔載體物理性能變化或設備故障而丟失信息，農機監理電子檔案的備份系統可以從硬件級備份、軟件級備份、人工級備份三個層次入手。每年應對備份磁帶或光盤進行抽檢，并對農機監理電子檔案的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記，這種多層次的綜合應用才能達到理想的備份目的，做到萬無一失。

3.加強電子文件的載體保護

電子文件載體使用的是磁性、光學材料等精密型載體，對保存環境提出了很高的要求。因此對電子文件載體的保護可以參照《電子文件歸檔與管理規范》的要求，改進電子檔案的存放環境，保持適應的溫濕度，采用去濕機，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調調節系統等措施調節檔案庫內溫濕度。并將農機監理電子檔案避光保存，避免光線尤其是紫外線直接照射光盤，最大限度地減少電子檔案曝光時間和曝光強度。同時，農機監理電子檔案在整理、保管、利用時應避開電動機、發電機、變壓器、電視機、消磁器、無線電裝置等具體退滋或消磁設備的干擾。

4.多渠道防治計算機病毒和各種攻擊

在病毒防治方面，要主動防毒，樹立“預防為主，防治結合”的觀念，從病毒的寄生對象、內存駐留方式、傳染途徑等病毒行為入手進行防范，防止病毒向機內和機外傳染。運用防火墻技術防止其它系統的網上用戶對農機監理信息資源的非法訪問，從而使農機監理電子檔案的信息、結構不受侵犯，實現網絡的安全。同時采用身份驗證和文檔加密手段進行保護，為了防止無關人員進入農機監理系統對電子文件或數據進行訪問或修改，在進入農機監理檔案管理系統時需要對用戶進行身份驗證，即給每個合法用戶一個通行口令，代表該用戶身份。通行口令可由數字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統知道。當合法用戶要求對農機監理系統進行訪問時，必須輸入自己的通行口令，系統將對其身份進行安全認證，并根據事先的設置決定是否許可其通行。另外，還可在信息存儲和傳輸過程中，采用公共密鑰和私人密鑰相結合的加密方法，防止非法用戶截獲農機監理電子檔案資料，從而確保農機監理電子檔案的完整和安全。

（作者單位：浙江省余姚市機械化管理局）