淺談高校檔案館的信息服務功能

檔案信息資源作為國家的基礎資源，是信息資源的重要組成部分。高校檔案館要積極爭取將檔案信息資源開發(fā)利用工作納入信息化建設相關規(guī)劃當中，使電子公文歸檔管理、檔案文獻數(shù)據(jù)庫建設、信息網絡查詢利用等工作與各級檔案系統(tǒng)電子政務建設緊密結合起來，編制各種必要的檢索工具、參考資料和統(tǒng)計資料，主動做好提供利用和服務工作。

一、高校檔案館的工作特點

高校在教學、科研管理工作和活動中直接形成了大量有保存和利用價值的文字、圖表、音像等原始記錄，對這些記錄的收集、整理、立卷、保管和開發(fā)利用是高校檔案工作的基本內容。為校內外單位和個人在教學、科研管理工作及編史修志、工作考察、個人資歷證明、出具資產憑證等方面發(fā)揮了重要作用。

1.特定的收集范圍

高校檔案館的收集范圍以國家有關部門文件、校發(fā)文件、大事記、教學管理、科研成果、學籍管理、學?；?、財務資料等為主，收集范圍明確，館藏結構多樣，除圖書外，還有音像制品、圖紙、卡片、票據(jù)等，具有信息的獨特性。

2.特定的使用對象

檔案資料的使用對象比較單一，一般為校領導、各部門負責人或特定的工作人員，使用的目的多為決策參考、政策研究、史料整理等。

3.特定的信息屬性

檔案的信息不同于一般圖書資料，使用具有一定的限制性，即信息具有不完全開放性。使用者在使用檔案信息時，一般需要經過申請、審批程序，使用時不得跨類別任意查閱，對特殊內容不得摘錄、復印、外借。

二、高校檔案館信息服務的意義

檔案工作的根本目的在于檔案利用。積極挖掘館藏檔案信息資源為教學、科研管理等各項工作服務，是檔案工作的重要任務。但是，由于檔案館的特殊性及目前高校檔案館普遍存在的檔案信息利用意識較弱，導致人們對其產生神秘感，認為檔案館的信息是很難利用的。因此，提高高校檔案館的信息服務功能有其重要的現(xiàn)實意義。

1.為學校決策提供信息支持

檔案館把相關方面的第一手資料經過去粗取精，分析歸納等處理，提供給決策者，不僅可以提高決策的準確性，還可以提高工作效率。

2.為學校教職工、教學科研管理提供專題咨詢服務

編制各種必要的檢索工具、參考資料和統(tǒng)計資料等，主動做好提供利用和服務工作，減少相關部門的工作難度和不必要的重復。

三、高校檔案館的信息服務功能

認識、完善和發(fā)掘檔案館的服務功能，搞好檔案信息的開發(fā)和利用是高校檔案館工作人員的首要任務。

1.綜合匯總功能

高校檔案館基礎工作中的一項重要任務就是進行信息資料的收集，從這個角度來說，高校檔案館是高校的信息中心。一方面檔案館要加強信息資料的主動收集，另一方面要在全校各個部門、全體教職工中樹立較強的檔案意識，注重文件材料的保存和存檔，最大程度地豐富檔案館的信息資源，從而達到充分占有信息資源的目的。我校B區(qū)舊圖書館樓建于上世紀70年代，現(xiàn)存基建檔案中，缺失工程結構部分圖紙檔案資料。在2011年7月暑期裝修過程中，基建處發(fā)現(xiàn)該樓二樓屋面預制板直接放置在承重墻磚砌體上，整體結構存在嚴重抗震安全隱患。對此，學校委托建筑設計研究院組織專家對該樓進行了抗震安全性鑒定。專家組鑒定認為該樓建筑結構已嚴重不符合國家現(xiàn)行抗震安全規(guī)范要求，如該建筑無極其重要歷史意義和文物價值，則沒有加固必要，建議拆除。學校開會強調，檔案館要認真搜集、整理、分類保存好學?，F(xiàn)有各類基建原有圖紙資料，以備查閱；全校各單位要提高檔案管理意識，確保我校各項工作檔案的完整性。這件事情告誡我們，檔案信息服務水平高低關系到決策的準確性，減少不必要的重復工作，對提高工作效率起至關重要的作用。

2.信息分析功能

充分占有信息資源，僅僅是做好服務工作的開始，更重要的是如何對這些文獻資料進行充分加工、整理、比較、歸納，形成具有參考借鑒功能的有效信息，根據(jù)政策研究、比較分析以及信息編碼等，提供形式多樣的信息服務。

3.咨詢服務功能

對用戶提出的某一特定主體或專題，在管理要求范圍內，查詢有關文件、記錄、圖紙、票據(jù)等資料，經過整理提供給用戶。

4.專題跟蹤服務功能

根據(jù)管理人員、教學科研人員或史料整理編寫人員的需要，檔案館可以通過專題資料的收集，為上述需要提供決策，實施情況跟蹤分析，提供專題文獻資料或索引。

四、高校檔案館信息服務功能的完善與提高

高校檔案館的信息服務工作要適應發(fā)展的需要，不僅要認識服務功能，還要進一步完善這一功能，發(fā)揮其應有的作用。為此，高校檔案館要從以下幾個方面加強自身建設。

1.深化認識，講求實效

黨和人民的需要是檔案服務工作的方向，檔案服務必須順民心、合民意。

2.不斷加強檔案工作人員隊伍建設，提高工作人員業(yè)務素質

樹立人力資源是第一生產力的思想，抓好檔案隊伍建設，培養(yǎng)和造就一大批適應檔案事業(yè)發(fā)展需要的高層次人才，要嚴格管理，大力弘揚開拓創(chuàng)新、求真務實、埋頭苦干、無私奉獻、艱苦拼搏的工作作風。加強檔案工作人員的政治思想教育、業(yè)務能力的培養(yǎng)是做好檔案工作的基本保證。

3.充分利用檔案網站的作用，提供更加快捷、方便的檔案信息服務

數(shù)量龐大的檔案數(shù)據(jù)資料不僅占用空間，更重要的是給資料的分析、檢索、傳播和保存帶來極大的困難，計算機的使用和網絡的發(fā)展將使信息的收集方式與途徑、儲存載體、檢索方式與速度等方面發(fā)生重大變化，并為廣泛信息交流提供可能。

4.完善檔案館管理，建立可行的信息服務途徑

高校檔案館不同于學校的圖書館、資料室，它在信息服務的方式途徑方面，必須首先遵從檔案管理中的有關要求。要實行統(tǒng)一領導，分級管理，建立校內檔案信息目錄中心，盡快采用高效、統(tǒng)一的計算機軟件進行管理。要真正發(fā)揮檔案館的信息服務功能，一定要建立健全一套適合檔案館信息服務的管理制度，為信息服務開辟可行、有效的途徑。

（作者單位：寧夏大學教務處）