高校教務管理信息化建設發展研究

[摘要]本文從分析高校教務管理信息化的發展著手，詳細分析了高校教務管理信息化發展過程中所取得的成果及產生的問題，究其原因，并針對優化高校教務管理信息化建設中信息系統相關工作流程、管理制度及組織機構、教務管理效率等提出意見，為進一步深化高校教務管理信息化、提高教務管理水平出謀劃策。

[關鍵詞]高校；教務管理；信息化；研究

[中圖分類號]F275[文獻標識碼]A[文章編號]1005-6432（2013）22-0112-03

學校以教學為本，教學質量決定著學校的生存與發展，而學校教務管理工作的好壞直接決定著高校的教學秩序和教學質量。可見，教務管理是學校管理工作中的關鍵之一。隨著教務管理工作改革的深入和學分制教務管理模式的推廣普及，教務管理工作將面臨更大的挑戰，如何應用信息技術提高教務管理水平，推進教務管理信息化建設，為高校提高教學水平保駕護航，已經成為當今高校教務管理研究的重大課題。

1教務管理信息化建設成果及問題

近年來，為了實現高等教育大眾化，我國迅速擴大高等教育規模，連續幾年的擴大招生，使得許多高校辦學的規模不斷擴大，專業也不斷分化，學生人數也迅速增加。學校辦學模式也由一地辦學走向多地辦學，單一校區管理走向多校區管理。這些變化使學校教務管理部門的管理任務越來越重，不僅增加了工作量，更是增大了工作難度。這些變化的同時也對學校教務管理提出了更新的要求，為適應這些新的變化，改進高校現有的教務管理模式，提高日常教務管理工作效率，教務管理必須走規范化、信息化、網絡化的道路，即建立完善的教務管理信息系統是必然的選擇。因此高校教務管理信息化建設是改革和提高高校教務管理水平的有效途徑之一，是教務管理最為科學的、有效的管理工具。

1.1教務管理信息化建設成果

1.1.1促進了校內教學資源的共享和信息互動

教務管理信息系統的建設過程中，促進了教務教學的集中管理、分散操作、信息共享，使傳統的教務管理向數字化、無紙化、智能化、綜合化及現代化的方向發展。在現代信息技術的支持下，教學管理確立了開放的管理服務模式，而網絡的特點正好滿足了資源共享的要求，教學教務管理人員、教師、學生都可以通過網絡以授權身份登錄系統，進行相應權限的信息查詢與修改，改變了傳統教學管理模式下層層交換數據與信息的模式。利用教務管理信息系統，管理人員、教師與學生之間可以進行實時信息交流，極大地提高了信息的實效性，節省了大量的人力、物力、財力，同時也能方便快捷的查詢、提取歷史數據。

1.1.2促進了教務教學管理科學化、規范化建設

教學管理信息系統采用關系型數據模型，數據庫中主要包括教學計劃、排課、調停課、學生學籍信息、學生成績、學生獎懲、評教評學等數據信息，每個數據信息之間相互關聯，形成了龐大的、涵蓋整個教務管理過程的數據庫系統。各教師和學生都能以各自的身份登錄系統，一定程度上實現了信息公開、程序透明，管理進一步規范化，有效避免了人為因素引起的誤差，有效促進了教務教學管理工作的公開、公正和規范。同時，系統中在各個數據入庫接口處增加了數據的檢驗功能，極大地增強了教務教學管理數據的正確性。更重要的是，教務管理系統程序設計的依據是已經被大部分院校所接受的較科學和規范的操作規范，在一定程度上促進了我校教務教學管理的科學化、規范化。

到目前為止，教務管理信息化系統已經基本實現了學生學籍、教師檔案、課程設置、教學計劃、成績信息、評教評學、考勤系統、考試考務管理等常用教學管理功能。這是教務管理信息化建設中取得的最實用、最積極的成果，是教務管理信息化建設的偉大進步。

1.2教務管理信息化建設中存在的問題

高校教務管理信息化建設固然取得了不少的成果，但是由于現存高校教務管理體制的一些特點的制約，在教務管理信息化實施和應用過程中還存在效率低、功能難以實現、數據比較不準等若干問題，制約著教務管理信息化的發展。

1.2.1教務管理軟件系統與高校實際管理體制不相符，影響著教學改革由于各高校的教學管理模式各不相同，軟件公司開發的教務管理系統是根據大多數學校的要求修改，在促進本校向科學的、現代的、先進的教學管理體制邁進的同時，又與具有每個學校特色的管理體制產生了矛盾，在實際工作中，出現了很多不相符的地方。隨著教學改革需求的動態變化，教務管理信息系統也需要不斷更新功能模塊，需要有強大的后期技術投入和支持，但由于某些學校領導重視程度、技術人員能力、學校資金投入等因素的約束，教務系統的后續開發往往難于跟上教學改革的步伐，阻礙了教學改革的順利推進，影響了教務管理信息化的發展。

1.2.2組織機構在職能上與教務管理系統流程不相符，影響系統的效能發揮高校教務管理系統建設的目的，大多是為了適應高校的教學改革和教學管理信息化，提高教務教學管理的效率，通常是在原有組織職能基礎上構建教務管理信息系統。往往在信息化建設初期，領導給予了高度重視，在人力、物力上也給予了一定的保障，對系統的基礎數據庫也做了較充分的準備。但是，對于學校的教學管理流程是否與教學信息管理相適應、組織機構是否適應的有效考慮相對較少。管理工作在一定程度上仍然停留在職能化管理的模式上，存在各部門之間各自為政，缺乏對業務全局的考慮與關注，沒有形成系統的有效管理體系。于是，管理制度和系統操作流程相矛盾，人為干擾系統流程、隨意性情況嚴重等問題。教務管理系統投入使用后，缺少了相應后繼的保障，沒有建立與之相適應的工作流程、業務規則、管理制度。學校教學管理組織職能結構的封閉性，管理規則混亂強烈地制約了現代教務管理系統的應用。隨著信息化的不斷深入，這些問題必然會更加突出。最終將導致系統應用不配套，嚴重影響了教務管理信息系統效能的充分發揮。

1.2.3在實施中執行力缺乏

基本上，學校教務管理信息化建設是由教務處（部）具體負責的，但由于部門領導對信息技術知識的認知程度不一，因而信息化建設缺少有力的技術保證，技術應用與管理目標不明確，技術創新意識淡薄。教務教學管理作為一個管理系統，不斷地與外界環境之間進行著信息和能量交換，經系統各要素間活動有序性加工和有序性轉化所構成的不間斷過程，向用戶提供有價值的各類教學信息服務。教學管理活動在時間上和空間上表現為一種動態，具有從信息輸入到加工再到輸出的整個過程的流程性。因此，教務管理系統在使用過程中必然存在新的信息維護、數據更新、系統開發。而目前教務管理部門作為教務管理系統的使用者和管理者，還需承擔系統后期建設與數據維護與挖掘，部門的平級部門很難推動流程優化與持續改進，造成系統建設中多部門協調的困難，降低了信息化建設的執行力。

1.2.4教務管理系統中數據控制不規范，影響教務管理的效率在教務管理系統中，存在著學生、教師、課程、教室、實驗室等各種信息數據，且在使用的過程中需要不斷的維護與更新。如課程是最重要的基礎數據，其貫穿教學計劃、排課、選課、考試、成績、教材，畢業審核等過程，幾乎與教務管理系統中所有的子系統都存在著密切關系，所以，課程數據管理是否科學、規范，直接影響著教務管理系統的運行效率，決定著系統應用的成敗。社會的發展需要教學改革同步進行，人才培養目標的革新，都會要求對原有教學計劃進行重新調整。在這個過程中，由于課程建設與課程管理制度的缺失或不到位，出現了不規范的課程名稱，致使相同內容一門課程，出現幾個名稱，幾個課號，或者由于教學計劃的修訂，出現同專業同門課程不同學分，致使出現一個專業的一門課程，不同的課號，不同的學分，而這些都會影響到教學組織實施、學生的選課、學生的成績認定，影響了教務管理工作效率。

2教務管理信息化建設對策研究

教務管理信息化建設是一項綜合性、系統性、創新性的系統工程，整個工程涉及的內容很廣泛，不僅指教務管理信息系統的建設和應用，構建一個在教務管理各項活動中利用信息技術進行信息化管理的應用平臺，還涉及技術應用以及組織機構、管理制度、人力資源等方面的革新，昆明醫學院在教務管理信息化建設過程中的問題主要體現了重微觀輕宏觀，沒有將技術與組織、流程、規則、人力資源等方面進行綜合考慮。

2.1引用新技術，做好軟件的開發與利用

技術革新是軟件開發利用的前提，而“工作流”技術是當前計算機應用領域和計算機信息技術領域迅速發展的一項新技術，基于工作流的管理系統已成為一種趨勢。工作流技術不但應用到銀行、醫院、保險、制造各個行業之中，而且逐漸成為軟件開發的一個基礎平臺，特別是信息管理系統，工作流是其開發科學性、規范性、先進性的重要標志。“工作流”是用活動及活動之間變化的過程表示的業務流程，教務管理系統即是由一系列的業務流程組成，很適合將工作流技術引進到教務管理系統，以靈活設置教務管理的業務流程，為過程重組提供支持，并能提高教學管理的規范化程度，縮短業務處理周期，通過更好的規劃工作流程，并行執行相互獨立的活動，減少文檔的傳遞時間。目前就教務管理系統的應用而言，一般高校均采取購買現成的管理軟件，解決開發周期長、技術難的問題，快速實現流程管理的原型。要做到教務管理系統的應用高效，必須采取“引進與二次開發”相結合的工作方式，二次開發才可以有效實現學校管理的個性化和持續發展的需要。

2.2完善教務管理運行規則與管理制度

教務管理的客觀性，涉及學校的方方面面，數據來源全校各個部門，因此建立和遵守一套規范的教務管理運行規則和管理制度，才能有效確保教務管理信息系統的高效性。

首先，必須建立教務管理運行規則與管理制度，做到“有章可依”。信息系統要強化數據庫定義、程序控制和業務規則，建立、完善教務管理運行規則與管理制度，約束用戶操作行為，由于系統不能做到或不能完全做到對教務管理系統的完全定義，這就需要用戶自定義規則與管理制度來實現。比如，課程數據庫必須實現課程號的唯一性，但無法控制用戶用兩個課程號表示同一門課程，需要用課程號管理規則來避免課程的重復設置。

其次，要遵守教務管理運行規則與管理制度，做到“有章必依”。管理人員、教師、學生等使用人員必須強化信息化方面相關管理理論知識的學習，增強風險識別能力和強化風險責任意識，全面提高自身的信息素養和流程管理理念，自覺遵守業務規則，避免發生隨意性、盲目性的人為錯誤。

2.3加強組織建設，加大教務管理的執行力

由于教務管理信息化建設是一項非常復雜、非常困難的系統工程，領導的重視和組織執行力在很大程度上影響著信息化的程度。目前高校的教務管理流程在一定程度上仍停留在職能化管理的傳統模式上，為了保證信息系統通暢、高效地運行，學校應以流程任務為出發點，對原有的組織結構，人員設置，工作任務進行必要的重新劃分，綜合考慮各方面因素，如人員規模、任務進度安排、成員專業能力、技術能力、管理能力等，在保證能按時完成任務的同時，盡量考慮成員的專長和優勢。

2.4加強人員培訓和系統的管理，增強工作責任心

教務管理信息建設離不開教務管理人員的應用，因此，高校教務管理人員除了需要有良好的思想品德素質和業務能力，還必須熟練掌握必要的專業知識和現代教育理念，掌握現代教育管理的方法和手段，不停的加強學習和提高，制定有效的激勵措施，鼓勵教務管理人員多思考，建立相應的培訓計劃，給他們提供培訓機會，高校間可以定期組織教務管理人員進行參觀學習、工作交流，拓寬教務管理人員工作視野，提高教務管理人員的積極性和主動性，除了日常的教務管理，也可以參與到教務管理信息化建設的工作中來。

高校教務管理信息化建設對高校教務管理工作的效率提高有積極的推動作用，但如何實現從有到優的過程還有很長的一段路要走。領導的重視、管理者的能力、管理的規范化都是高校教務管理信息化建設不可或缺的條件，而教務管理信息化建設的發展還有很多方面值得我們去思考與探索。

參考文獻：

[1]閆麗.基于UML的高校開放性實驗教學管理系統的開發[J].實驗室科學，2010（2）.

[2]王蕓.高校教務管理系統的分析與設計[J].福建電腦，2010（6）.

[3]閆寶華.高校Web教務管理系統應用設計研究[J].軟件開發，2011（7）.

[4]薛樂.高校教務管理現存問題及對策研究[J].產業與科技論壇，2012（18）.