高校圖書館中文紙本期刊采購招標探析

吳海珍

(南京化工職業技術學院圖書館，江蘇 南京 210048)

1 期刊采購招標釋義

1.1 采購招標

招標是指買方就某種商品、技術和勞務向有關商家公開交易條件，以征詢賣方最佳報價的采購方式。

采購招標作為市場經濟體制下一種科學合理而又積極有效的交易模式，是指在興建工程或進行大宗商品交易時，招標人對貨物、工程和服務事先公布采購的條件和要求，以一定的方式邀請不特定或者一定數量的自然人、法人或者其他組織投標，而投標人按照公開規定的程序和條件確定中標人的行為［1］。

采購招標主要分為公開招標(即無限競爭性招標)、邀請招標(即有限競爭性招標)兩種方式。

公開招標是指招標人以招標公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標的采購方式。其特點是招標人有較大的選擇范圍，能更好地開展競爭，打破壟斷。其不足是投標單位多，審查(投標者資格和標書的)工作量大，刊登招標公告等各種費用多，招標過程需要時間長。

邀請招標是指招標人以投標邀請書的方式邀請特定的法人或者其他組織投標的采購方式。其特點是參加投標的企業數量有限，可以節省招標的費用，縮短招標的時間，增加投標人的中標概率，對招投標雙方都有一定好處。其不足是這種招標方式限制了競爭范圍，可能會把一些很有實力的競爭者排除在外。

目前，大部分招標人從節省招標費用、縮短招標時間等因素考慮，在保證對招投標工作實施有效監督的前提下，一般均采取邀請招標方式。

作為國際上通行的一種采購方式，采購招標本身具有提高資金的使用效率、增強采購透明度、保護采購當事人的合法權益、遏制貪污腐敗行為的發生等不可比擬的優勢。隨著《中華人民共和國招標投標法》(2000年1月1日實施)、《中華人民共和國政府采購法》(2003年1月1日實施)的頒布實施，采購招標在國內也正在被積極推廣。

1.2 期刊采購招標

期刊采購招標作為一種采訪機制的改革，是指圖書館事先提出采購期刊的基本條件和要求，向圖書期刊出版發行市場發布公告、通告或邀請函，吸引有資質條件的期刊發行供應商參加投標，經過招標、投標、開標、評標與定標等程序，進行公開、公平、公正的評議，從中選擇選定中標方，并與之簽訂期刊采購合同的一種交易行為［2］。期刊采購招標，使高校圖書館能夠廣泛而充分地了解不同期刊發行供應商的實力，在“陽光操作”中依法選擇資信優良、服務水平高、技術實力強、折扣合理的競標者，從而保證動輒幾十萬、幾百萬甚至上千萬元期刊采購的效率、質量、效益和一系列專業化、數字化配套服務。

2 期刊采購評標要項

一般而言，圖書館應從資質、服務、價格三個方面制定評標內容，并對評標主要項目制定相應的評價標準。但實踐證明，部分高校圖書館的評標人員對期刊采購工作不熟悉，往往想當然地將期刊采購視同為一般大宗商品(如政府采購中的辦公家具、儀器設備等)的采購，過于看重折扣優惠率，而對圖書館所需獲得的售后服務與技術支持考慮得較少，使得一些資信優良、服務水平高、技術實力強、折扣合理的競標者反而中不了標。

因此，有必要對中華人民共和國財政部2004年18 號令《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》規定的貨物服務招標采購的評標方法——最低價評標法、綜合評分法和性價比法三者加以取舍。毫無疑問，獲取較低的價格(折扣)是政府采購的初始動力之一，政府采購部門和招標代理機構往往以價格因素作為主要的評標依據因而傾向采取最低評標價法。而期刊采購評標不僅關系到評標工作是否真正做到公平、公正、透明、誠信，還關系到所采購的期刊是否能真正滿足讀者的需要，是否符合圖書館的采訪原則、采訪目標，因此有必要對期刊采購項目的評標指標體系進行深入研究。實踐證明，除了采購對象明確單一的數據庫和大型單套叢書以及以采購已出版舊書為主的臨時突擊采購，可以將價格因素作為主要評標標準外，期刊采購不宜采取最低評標價法而應選用綜合評分法。

關于期刊采購綜合評標法的具體運用，筆者在分析了李明珍《圖書館中文報刊采購招標評價體系研究》［3］和楊海玲《基于灰色關聯分析的圖書館中文圖書采購招標評價》［4］兩文基礎上，結合筆者所在圖書館2013年期刊采購招標實踐，提出了綜合評標體系并付諸期刊采購招標工作中(見表1)。

表1 中文期刊采購招標評價指標體系細分表

3 期刊采購履約管理

期刊作為一種連續出版的特殊商品，具有種類多、復本少、信息含量大、內容新穎、時效性強、連續完整、讀者需求多元等特點。其采購合同實質上是一次采購多次配送的期貨合同，標的物履約持續時間長、次數多，標的物在周期內還存在著無法預期的若干變化，而且在圖書館信息數字化時代，期刊采購還含有數據加工等附加服務，這無疑對期刊采購中標的供應商提出了諸多要求，需要精細化的合同履約管理，以保證較高的期刊訂到率、到貨率，以便所采購的期刊能夠及時到館、上架，充分發揮其閱覽價值。

在期刊采購履約管理精細化過程中，筆者結合2013年的期刊采購實踐，認為有必要在明確甲乙雙方責任的基礎上，加大以下方面的管理力度。

3.1 訂購要求

①及時提供國內公開發行和非公開發行期刊的征訂目錄(包括書本式和電子版)以供訂閱，目錄應詳實列出期刊的刊名、征訂號、刊期、單價、年價、ISSN 號、發行時間等項目;并能根據需要通過自有網站或E－mail 等方式向中文期刊采訪工作人員提供各類相關業務信息。②保證100%的訂到率并保證期刊的及時投遞(遇期刊停刊、休刊、合刊、改刊或延遲出版等特殊情況除外)。③期刊按目錄訂購，發生停刊、轉刊、價格變化等情況應在一周內做出書面說明送達，否則視為未訂到。

3.2 送刊要求

①乙方負責甲方所訂期刊的投遞工作，原則上自期刊發行時間起，周刊5 天內送達，旬刊7 天內送達，月刊12 天內送達，且一種期刊不得兩期或兩期以上并期投遞。②乙方按照甲方要求免費將期刊送至指定接收地。每周至少送刊兩次，同時提供發貨清單。清單包括:包號、征訂號、刊名、刊期、份數。如發現與包裝內期刊清單不符、期刊破損、污損等情況，應無條件給予退換。③乙方應保證送刊差錯率低于1‰。

3.3 服務要求

①對圖書館所訂的全部期刊應能免費提供標準MARC 數據，MARC 數據必須符合CALIS 中文期刊著錄規則，同時應為匯文文獻信息服務系統所兼容。②每季度以書面或電子郵件形式通報供刊情況;對于缺刊、停刊等具體情況需在出版發行30 天至60天內向圖書館說明原因;對于停刊與休刊的期刊款應及時與采訪人員進行清賬退款，并提供對賬清單。③乙方應能及時處理甲方的查缺請求，能提供查詢所訂期刊到刊、停刊、休刊和其他變更情況信息的電子版說明。④保證到刊的完整性，無缺漏刊情況，如發現缺刊少期乙方應無條件及時補充，缺刊應在兩個月內補到。對于無法補到的期刊，若為核心刊、學術刊，必須提供復印本，并退還復制期刊與印刷期刊的款項差額;若為文藝、體育等刊則實行全額退款。⑤對于倒裝、缺頁的期刊須保證無條件更換。⑥有固定的業務聯系人并保持聯系溝通對甲方提出的建議、要求能及時回復解決。

3.4 加工要求

乙方應根據甲方的要求提供期刊加工服務，所有加工服務均為免費，若發現加工后的期刊非本館訂購，責任由乙方承擔。具體加工要求為:①免費為所采購的每冊期刊的目錄頁面加蓋館藏章，所蓋章印要求端正、字跡清晰、無溢油;不得覆蓋在文字或圖像上，如有文字、圖像的，應盡量避開，蓋在恰當的位置。②根據圖書館提供的排架號，為所采購的每冊期刊貼排架標簽。所有標簽要求貼在期刊封面的左上角。所貼標簽應符合圖書館具體規定。

3.5 其他要求

①乙方必須嚴格保證期刊質量，絕對不允許盜版期刊的出現，如一經發現是盜版、盜印期刊，無論加工與否投標單位均應保證無條件接受退刊，并且支付違約金。如到館期刊有嚴重破損、污損情況時，投標單位應能提供換刊服務。②若乙方的到刊和服務沒有達到甲方規定的要求，每出現一次就按合同約定支付違約金。③乙方必須明確本次招標總額可優惠的折扣率。所有承諾事項請加蓋公司印章。④甲方可能對正式訂購的中文期刊作適當調整，對調整中的中文期刊品種，乙方應能及時提供期刊目錄和MARC 數據。

總之，隨著高校圖書館采購招標工作的規范化和科學化，必然會使期刊采購招標在期刊文獻資源建設中發揮更大的作用。

［1］吳錦榮.高校圖書采購招標新論［J］. 圖書館，2006(4):92－94.

［2］王放虎.中文期刊采購招投標工作質量問題探索［J］.情報雜志，2007(7):136－138.

［3］李明珍.圖書館中文報刊采購招標評價體系研究［J］.情報雜志，2007(9):159－160，94.

［4］楊海玲.基于灰色關聯分析的圖書館中文圖書采購招標評價［J］. 現代情報，2010(4):148－150.